淺析保密檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

胡淑英

【摘要】保守國(guó)家秘密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，在檔案管理工作中，保密工作同樣是檔案管理工作人員應(yīng)有的職責(zé)使命。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，許多牽涉到國(guó)家、企業(yè)以及個(gè)人的檔案資料都是彌足珍貴的。如果出現(xiàn)檔案秘密泄露的情形，勢(shì)必會(huì)給國(guó)家、企業(yè)以及個(gè)人帶來(lái)無(wú)法挽回的損失，所以，檔案保密工作是一項(xiàng)極其重要的工作，值得我們高度重視。

【關(guān)鍵詞】保密檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案資料的價(jià)值隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，漸漸為人們所認(rèn)知，其重要性也愈發(fā)突顯。無(wú)論是從國(guó)家層面、社會(huì)層面還是公民個(gè)人層面，檔案的變動(dòng)和遺失會(huì)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失，關(guān)系重大。作為檔案管理人員，應(yīng)該切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，誠(chéng)實(shí)敬業(yè)，敬畏工作的神圣性，做到規(guī)范管理檔案資料，做好檔案資料的保密工作，杜絕檔案保密工作給國(guó)家、單位、個(gè)人的安全和利益造成的損失。然而，現(xiàn)實(shí)工作中，也存在著亟須解決的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。

一、檔案保密工作存在的問(wèn)題

（一）檔案保密意識(shí)淡薄。隨著人們民主與法治觀念的增強(qiáng)，對(duì)于個(gè)人隱私保護(hù)，防止有效信息的泄露達(dá)到了前所未有的高度。在網(wǎng)絡(luò)信息爆發(fā)時(shí)代，檔案資料保密工作所承擔(dān)的保密事項(xiàng)和需要保密的范圍慢慢縮小，似乎需要保密的信息少了，人們的保密意識(shí)似乎變得越來(lái)越淡薄，保密工作似乎已得不到重視了，事實(shí)上，檔案資料保密工作的重要性變得越發(fā)嚴(yán)峻，需要承擔(dān)和完成的任務(wù)更艱巨了。

（二）涉密事件及載體管理較混亂。隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會(huì)需要，在實(shí)際的檔案資料的保管過(guò)程中，管理不規(guī)范問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。對(duì)于一些涉密的文件資料，未能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，由于管理不規(guī)范，不嚴(yán)格，存在安全隱患；對(duì)于那些電子版形式的涉密檔案資料，比如：U盤，移動(dòng)硬盤、軟盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案資料，也存在隨意亂存放的情況，沒(méi)有規(guī)范的管理方式和方法，對(duì)于電子類的檔案資料也沒(méi)有做好資料的備份工作，一旦出現(xiàn)特殊情況，導(dǎo)致電子版資料損壞，若沒(méi)有實(shí)行檔案數(shù)據(jù)定期備份，將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。一些涉密的電腦及電子設(shè)備應(yīng)該在處理前，經(jīng)過(guò)專業(yè)人士的有效處理，否則有可能造成秘密信息的無(wú)意識(shí)泄露，造成不可預(yù)估的嚴(yán)重后果。所以，檔案工作資料的管理責(zé)任重大，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)管理工作。

（三）檔案管理部門管理不嚴(yán)格，制度不健全。檔案管理部門是關(guān)鍵，是關(guān)系到檔案資料信息安全的重要關(guān)口，如果管理不規(guī)范，制度執(zhí)行不嚴(yán)格，那么檔案資料信息的安全就是紙上談兵。對(duì)于檔案管理工作人員，如果工作疏忽，責(zé)任心不強(qiáng)，就很可能會(huì)給國(guó)家、集體及個(gè)人造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失；如果因?yàn)闄n案管理制度不完善，未及時(shí)制訂檔案實(shí)體和電子數(shù)據(jù)審查制度、文件檔案信息上網(wǎng)審查制，缺少工作流程，審批手續(xù)不夠完備，也同樣會(huì)引發(fā)檔案管理的一系列問(wèn)題。

（四）檔案庫(kù)房安全管理未達(dá)標(biāo)。檔案庫(kù)房作為檔案資料存放的重點(diǎn)區(qū)域，需要安排在相對(duì)封閉、便于安全管理的地方。檔案資料往往是不可再生的事實(shí)依據(jù)憑證，重要性和安全性毋庸置疑。許多單位由于缺乏庫(kù)房檔案管理的安全意識(shí)和相關(guān)的制度規(guī)范，不注重對(duì)于檔案庫(kù)房的嚴(yán)格管理，檔案庫(kù)房設(shè)置不符合要求，如設(shè)在一樓，或與辦公室、借閱室共用，未實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱覽、辦公三室分開(kāi)，人員可以隨意出入翻閱查看檔案資料，對(duì)于庫(kù)房管理也沒(méi)有必要的門禁管理制度約束，使得庫(kù)房管理存在不安全隱患。

二、檔案管理工作的保密措施

面對(duì)檔案管理工作中可能會(huì)出現(xiàn)的種種問(wèn)題，筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)保密檔案的具體管理工作，提出一些認(rèn)為有價(jià)值的必要措施，從而可以更好地做好保密檔案的管理。

（一）加強(qiáng)檔案保密工作的宣傳，增強(qiáng)保密意識(shí)。大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給保密工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)是顯而易見(jiàn)的，增強(qiáng)保密意識(shí)是必然的，隨著自媒體的廣泛普及和應(yīng)用，相伴而生的泄密事件時(shí)有發(fā)生。那么，增強(qiáng)檔案保密法制觀念，加強(qiáng)檔案保密工作的宣傳力度等工作刻不容緩。建議各級(jí)政府多渠道廣泛宣傳保密工作，進(jìn)一步加強(qiáng)保密法規(guī)教育、常識(shí)教育和警示教育，強(qiáng)化保密意識(shí)，通過(guò)宣傳，引導(dǎo)檔案管理工作人員，切實(shí)認(rèn)識(shí)到保密在檔案管理工作的嚴(yán)肅性和神圣性。

（二）規(guī)范涉密文件及載體的管理。對(duì)于涉密文件及載體的管理，要有明確規(guī)范的制度規(guī)章，將涉密檔案按照秘密等級(jí)施行分類管理，規(guī)范管理的流程和方式，對(duì)應(yīng)歸檔的涉密文件必須按照國(guó)家、省、市有關(guān)要求進(jìn)行歸檔，別盒存放，并使用專用保密設(shè)施保存涉密文件檔案資料。

（三）嚴(yán)格對(duì)檔案管理部門進(jìn)行管理。制定檔案管理要害部門嚴(yán)格的規(guī)章制度，規(guī)范查閱、借閱檔案資料的流程手續(xù)，落實(shí)手續(xù)責(zé)任人。對(duì)于不符合規(guī)定的人員，堅(jiān)決杜絕接觸檔案資料，保證檔案的安全性。

（四）嚴(yán)格做好檔案庫(kù)房管理工作。制定嚴(yán)格的檔案庫(kù)房管理制度，合理選擇存放檔案的庫(kù)房區(qū)域，選用責(zé)任性、原則性強(qiáng)的人員擔(dān)任管理工作，專人專管；日常情況下，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)莊嚴(yán)、神圣的工作。由于其保密的特殊性，需要引起高度重視，現(xiàn)實(shí)管理工作中，可能會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的問(wèn)題，給檔案管理帶來(lái)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。做好檔案管理工作，除了要有明確的規(guī)章制度作為工作的指南，更重要的是要提高從事檔案管理工作人員的素質(zhì)，切實(shí)提高對(duì)于檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵循制度規(guī)定，嚴(yán)格按照制度辦事，相信檔案保密工作一定能夠越做越好。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭佳琪.高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用[J].中國(guó)管理信息化，2017（19）.