關(guān)于信息時(shí)代辦公室保密工作的思考

張慶華

【摘要】保密工作始終是辦公室管理工作中的重要環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期以來(lái)，得到了管理人員的重視。然而，信息時(shí)代的到來(lái)卻給這一工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的對(duì)于紙質(zhì)材料、工作人員等開(kāi)展的保密管理目前已無(wú)法完全滿足辦公室保密的要求，加強(qiáng)對(duì)于信息設(shè)備、相關(guān)數(shù)據(jù)的保護(hù)，才是信息時(shí)代辦公室保密工作的核心和難點(diǎn)。因此，本文針對(duì)信息時(shí)代辦公室保密工作的重要性、危害性以及提升保密工作質(zhì)量的重要途徑展開(kāi)具體分析。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；辦公室保密工作；泄密；計(jì)算機(jī)設(shè)備

辦公室是國(guó)家政府機(jī)關(guān)、科研院所、企事業(yè)單位等開(kāi)展各項(xiàng)工作的核心場(chǎng)所，其中所產(chǎn)生、涉及到的各類(lèi)數(shù)據(jù)、信息等，很多都關(guān)乎所在單位的重要技術(shù)、利益，甚至關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與存亡。因此，加強(qiáng)辦公室保密工作是單位管理中必不可少的重要環(huán)節(jié)。然而，這一工作的有效開(kāi)展卻并非易事。一方面，辦公室人員密集，工作人員保密意識(shí)及保密能力參差不齊；另一方面，信息技術(shù)快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)盜取核心數(shù)據(jù)導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失的事件屢見(jiàn)不鮮。因此，信息時(shí)代，為更好地保護(hù)單位的合法利益，避免發(fā)生辦公室泄密事件的發(fā)生，有必要加強(qiáng)對(duì)于信息時(shí)代辦公室保密工作的研究，提出行之有效的應(yīng)對(duì)措施。

一、信息時(shí)代辦公室保密工作的重要性

信息時(shí)代，辦公室保密工作對(duì)于單位的管理及運(yùn)營(yíng)而言有著十分重要的意義。辦公室保密工作的實(shí)施有利于保障各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。對(duì)于科研院所、企業(yè)而言，辦公室的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)涉及單位的核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等，只有確保單位獨(dú)家掌握這些信息，才能確保圍繞其設(shè)置的相關(guān)發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目計(jì)劃按部就班地實(shí)施。倘若發(fā)生了機(jī)密泄露，則可能導(dǎo)致其他同類(lèi)單位進(jìn)行技術(shù)抄襲、復(fù)制，可能使得原有的工作規(guī)劃方寸大亂，各項(xiàng)工作難以順利實(shí)施。而對(duì)于政府機(jī)關(guān)而言，雖然應(yīng)確保各項(xiàng)工作的透明性，但這并不意味著全部信息的公開(kāi)，一旦重要信息外流或被不法分子竊取并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等渠道迅速散布，則可能導(dǎo)致社會(huì)秩序混亂甚至傷及國(guó)家安全。由此可見(jiàn)，辦公室保密工作無(wú)論是對(duì)于一家單位工作秩序的維持還是對(duì)于其效益、安全等方面，都相當(dāng)重要。

二、信息時(shí)代辦公室泄密的危害性

所謂辦公室保密工作，其核心是指對(duì)于單位辦公過(guò)程中產(chǎn)生的包含信息、數(shù)據(jù)、技術(shù)等的紙質(zhì)、電子信息進(jìn)行的保護(hù)，并確保其不外流、不被竊取。雖然管理人員通常能夠意識(shí)到辦公室保密工作的必要性，但是在實(shí)際開(kāi)展管理工作時(shí)，卻可能發(fā)生種種疏忽，加之部分工作人員重視程度不足，信息系統(tǒng)保護(hù)技術(shù)水平有限，因而使得辦公室泄密事件頻頻發(fā)生，嚴(yán)重危害到各事發(fā)單位的利益及安全。

信息時(shí)代，私密信息被泄露司空見(jiàn)慣，對(duì)于個(gè)人而言，手機(jī)信息、身份證信息、個(gè)人工作信息等泄露現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，給人們的生活造成不同程度的困擾和不便。而對(duì)于企事業(yè)單位而言，信息的泄露同樣時(shí)有發(fā)生，并且會(huì)造成更加嚴(yán)重的后果。2017年5月12日，名為“Wanacry”的蠕蟲(chóng)病毒在全球大范圍內(nèi)爆發(fā)并迅速蔓延，全世界有上百個(gè)國(guó)家的數(shù)十萬(wàn)辦公用戶(hù)遭到入侵并盜取、鎖定計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，只有在支付高額費(fèi)用后方能得到解禁。此次網(wǎng)絡(luò)入侵事件涉及政府、醫(yī)療、教育、石油等眾多行業(yè)，造成多家單位工作陷入困境，并導(dǎo)致了巨額的經(jīng)濟(jì)損失。除此之外，對(duì)于政府機(jī)關(guān)、國(guó)家核心科研院所等單位而言，辦公室信息的泄露非但會(huì)造成經(jīng)濟(jì)、效益的損失，還有可能導(dǎo)致國(guó)家機(jī)要文件、機(jī)密技術(shù)的外流，一方面，一旦這些機(jī)要文件被不法分子利用、篡改并散布，則可能導(dǎo)致公民對(duì)政府政策誤讀，形成社會(huì)恐慌或不滿情緒，從而導(dǎo)致社會(huì)秩序混亂；另一方面，國(guó)家機(jī)密技術(shù)的泄露則會(huì)使得國(guó)家投入大量人力、物力而取得的科研成果為他人輕易竊取，大量努力付諸東流，因而嚴(yán)重?fù)p傷了國(guó)家利益，甚至危及國(guó)家安全。由此可見(jiàn)，辦公室泄密現(xiàn)象所造成的危害無(wú)論是對(duì)于企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)而言都是難以估量的。

三、信息時(shí)代提高辦公室保密工作水平的重要渠道

由上文分析可知，信息時(shí)代，提升辦公室保密工作水平對(duì)于各單位而言是十分必要的。針對(duì)現(xiàn)階段，部分單位在這一方面尚存在一定欠缺的現(xiàn)象，建議采取下述幾個(gè)方面的應(yīng)對(duì)措施。

（一）加強(qiáng)保密工作重要性的宣傳，提升工作人員職業(yè)素養(yǎng)。要確保辦公室保密工作的順利開(kāi)展，首先需要使工作人員意識(shí)到保密工作的重要意義，這一點(diǎn)對(duì)于辦公室這種人員眾多的場(chǎng)所而言尤其關(guān)鍵。目前，許多單位雖然重視對(duì)員工業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，經(jīng)常組織工作人員參與技術(shù)培訓(xùn)，但在信息保密方面卻罕見(jiàn)專(zhuān)業(yè)的、有針對(duì)性的宣傳、培訓(xùn)，這便導(dǎo)致一部分工作人員沒(méi)有建立起信息保密意識(shí)。在平日與人交談中，當(dāng)有人向自己借用數(shù)據(jù)資料時(shí)，或在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)，便可能有意或無(wú)意間將重要的辦公信息外泄。為此，各單位要加強(qiáng)關(guān)于辦公室保密工作的集中培訓(xùn)，對(duì)于那些內(nèi)容可能涉及重要信息的問(wèn)題，向工作人員進(jìn)行普及，并宣傳保密的重要性及泄密的危害性。

（二）建立完善的辦公室保密工作制度。由于辦公室保密工作涉及的內(nèi)容眾多，有時(shí)候，即使工作人員具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，仍有可能在不經(jīng)意中暴露單位的機(jī)密信息。此時(shí)，便需要有辦公室保密工作制度來(lái)對(duì)工作人員的日常行為進(jìn)行規(guī)范?？茖W(xué)、有序的管理制度是確保辦公室保密工作順利開(kāi)展的必要前提，并且能夠給予工作人員以有效的約束及激勵(lì)。若要制定完善的保密工作制度，則首先應(yīng)規(guī)范好保密工作范圍，明確地規(guī)定涉及哪些內(nèi)容、環(huán)節(jié)的工作是需要保密的，各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)體的保密年限是多少，等等。此外，在開(kāi)展辦公室保密工作管理時(shí)需堅(jiān)持原則性，即對(duì)于有違保密規(guī)定的行為需防微杜漸，若有蓄意泄密或造成嚴(yán)重后果的泄密行為，則必須實(shí)施相應(yīng)的懲罰措施。在我國(guó)，《中華人民共和國(guó)保密法》中相關(guān)保密內(nèi)容做出了詳盡、規(guī)范的規(guī)定，各單位在遵守此法的前提下，還可參考此法制定適用于本單位實(shí)際的具體規(guī)章制度。

（三）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及移動(dòng)設(shè)備的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已成為政府機(jī)關(guān)、各企事業(yè)單位日常管理中不可或缺的環(huán)節(jié)。通過(guò)各類(lèi)信息化平臺(tái)的建設(shè)，不但使單位信息發(fā)布、透明化管理、形象展示等工作更加便捷、高效，更使得單位間的快速數(shù)據(jù)傳輸、資源共享成為可能。然而這一環(huán)節(jié)也成為了各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)病毒、信息竊取行為發(fā)展的溫床。為了在享受信息化帶來(lái)的便利的同時(shí)，提升辦公室保密工作的開(kāi)展質(zhì)量，各單位務(wù)必應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)及移動(dòng)設(shè)備的管理，將科學(xué)的信息化技術(shù)更好地應(yīng)用到辦公室保密工作之中。首先，作為單位職工，個(gè)人的辦公電腦需設(shè)置登錄密碼，不將開(kāi)機(jī)密碼告知身份不明的人。其次，單位無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、信息設(shè)備等需有專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員進(jìn)行定期維護(hù)，并及時(shí)安裝殺毒軟件、防火墻，對(duì)系統(tǒng)實(shí)施保護(hù)。對(duì)于特別重要的線上系統(tǒng)，如無(wú)線網(wǎng)登錄系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等，建議各單位每半年定期更新登錄密碼，最大限度避免登錄密碼外泄。部分單位可在不影響常規(guī)工作開(kāi)展的前提下，避免使用QQ、微信等常規(guī)社交軟件，轉(zhuǎn)為使用僅限單位內(nèi)部使用的溝通及文件傳輸軟件，避免個(gè)別員工利用常規(guī)聊天工具造成信息、數(shù)據(jù)外泄。最后，對(duì)于機(jī)要文件，一方面需要留存?zhèn)浞?；另一方面，?wù)必增設(shè)密碼，并保留紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔，以免遺失。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，信息時(shí)代，辦公室保密工作開(kāi)展難度越來(lái)越大，而保密工作的要求越來(lái)越高。因此，加強(qiáng)對(duì)辦公室保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，制定合理的管理制度，從員工意識(shí)及技術(shù)水平等方面提升保密水平，這是辦公室管理工作的必由之路，也是保護(hù)單位利益及安全的必然選擇。

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