高校印章檔案管理實(shí)踐與思考

張聰

【摘要】印章檔案是高校館藏必不可少的組成部分，是學(xué)校組織機(jī)構(gòu)沿革、歷史發(fā)展的重要見(jiàn)證。構(gòu)建科學(xué)管理流程對(duì)印章檔案實(shí)現(xiàn)有效管理，維護(hù)其完整與安全，能使其在履行職能中更好地發(fā)揮作用。

【關(guān)鍵詞】高校印章；印章檔案；印章利用檔案管理

高校在機(jī)構(gòu)新建、變更或更名過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量廢止印章，這些印章與其他檔案一樣具有重要的參考價(jià)值和歷史憑證價(jià)值。但是，印章檔案的形成規(guī)律及特點(diǎn)又使其具有特殊性，本文以濰坊醫(yī)學(xué)院為例，談幾點(diǎn)關(guān)于印章檔案整理與管理流程的體會(huì)。

一、從失效印章到印章檔案

高校檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)存的印章檔案大部分以實(shí)用印章為主，各級(jí)機(jī)構(gòu)、組織和歷任校領(lǐng)導(dǎo)在工作中曾經(jīng)使用的印章，在失效后進(jìn)入非現(xiàn)行階段，由文書(shū)部門登記造冊(cè)后，連同印章廢止文件集中向檔案部門移交，檔案部門通過(guò)一系列整理流程，形成成套的印章檔案，包括廢印章，與之相關(guān)的，如啟用單位成立文件、印章啟用批準(zhǔn)及廢止文件等。印章檔案除了具備一般檔案的屬性外，還具有以下特點(diǎn)：

（一）載體的多樣性。國(guó)務(wù)院在1999年印發(fā)《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》，專門對(duì)印章的規(guī)格、基本式樣和字體做了統(tǒng)一規(guī)定，但印章在材質(zhì)與形態(tài)上仍存在差異，以我校為例，制成材質(zhì)涵蓋橡膠、木質(zhì)、鐵質(zhì)、銅質(zhì)、有機(jī)玻璃等各種，形態(tài)包括方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形、菱形等。

（二）辨識(shí)的非直觀性。與一般實(shí)物檔案不同，不借助于目錄檢索，印章檔案很難從外觀直接辨識(shí)出其來(lái)源、所屬年代等。這就對(duì)印章檔案的檢索精準(zhǔn)性提出了要求。

（三）存在“非法再利用”的潛在可能性。印章在其現(xiàn)行階段具有極強(qiáng)的法律效力和權(quán)威性，進(jìn)入非現(xiàn)行階段，印面上尚不注明印章的有效時(shí)間和廢止標(biāo)識(shí)，若保管不善，容易被非法再利用。為避免潛在風(fēng)險(xiǎn)，我校曾對(duì)部分廢止印章進(jìn)行切角或劃痕處理。但現(xiàn)實(shí)中難免出現(xiàn)合規(guī)補(bǔ)蓋的情況。因此，加強(qiáng)印章檔案的科學(xué)管理才是治本之策。

二、構(gòu)建科學(xué)的管理流程

對(duì)印章檔案的管理應(yīng)該從印章廢止時(shí)介入，明確收集范圍、移交時(shí)間和流程，并制定科學(xué)的整理流程和保管要求，形成科學(xué)規(guī)范的流程體系。我校將管理流程劃分為收集、整理與保管三個(gè)階段，注意區(qū)分不同階段的責(zé)任主體與職責(zé)范圍，見(jiàn)“圖1”。

（一）收集階段。我校印章檔案的收集按照“及時(shí)”“齊全”“完整”的要求開(kāi)展?！凹皶r(shí)”是指印章廢止文件一經(jīng)發(fā)布，檔案室對(duì)照《印章檔案繳發(fā)登記表》以1個(gè)月為期限，向文書(shū)部門催繳印章，防止日久遺失；“齊全”是指確保印章收繳與廢止數(shù)目的一致性，做到“廢止多少，收繳多少”；“完整”則指與印章相關(guān)的其他文件也要?dú)w檔保管，這些文件與其所在年度的文書(shū)檔案一起向檔案室移交，隨產(chǎn)生隨歸檔。

（二）整理階段。印章檔案不同于一般實(shí)物檔案，具有特殊的整理要求，我校將其整理流程劃分為10個(gè)階段，即清洗—分類與劃分保管期限-鑒定時(shí)間-排序-編寫(xiě)檔號(hào)-打印目錄-裝盒-掛牌-制作印模單-與系統(tǒng)掛接-填寫(xiě)盒內(nèi)備考表。

1.印章的清洗。初入檔案室的印章要根據(jù)印材選擇有機(jī)溶劑進(jìn)行清洗與消毒。早期印章以木質(zhì)居多，可以采用濃度95%的酒精；而較為常見(jiàn)的橡膠、有機(jī)玻璃材質(zhì)的印章可選用稀釋后的洗潔精。先將印面部分浸潤(rùn)于酒精/洗潔精中約5分鐘，然后用軟毛刷清理表面。對(duì)于銅質(zhì)印章，使用煤油進(jìn)行擦拭。清理過(guò)程中遇到印字間難去除的油垢，用竹針小心剔除。清洗后的印章置于通風(fēng)處晾干后方可裝盒。

2.分類與劃分保管期限。清洗后的印章要進(jìn)行分類，分類標(biāo)準(zhǔn)要結(jié)合印章原有效力、印章屬性和機(jī)構(gòu)類型等。我校將印章分為四類，即學(xué)校公章、校領(lǐng)導(dǎo)名章、校內(nèi)組織機(jī)構(gòu)印章和各類專用章、鋼印。前兩者保管期限設(shè)為永久（YJ），后兩者劃分為定期（DQ）。

3.鑒定時(shí)間。印章使用期限的鑒定直接影響其保存價(jià)值與法律效力有效期的判定。鑒定時(shí)既要對(duì)照《印章檔案繳發(fā)登記表》中登記的時(shí)間，也要對(duì)照印章啟用或廢止文件進(jìn)行核實(shí)。

4.排序。印章排序總體按照保管期限-類別-形成時(shí)間，依次編制流水號(hào)。

5.編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制主要依據(jù)《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40—2008），在此基礎(chǔ)上，我校將檔號(hào)結(jié)構(gòu)設(shè)定為四部分，即印章檔案代號(hào)-保管期限代號(hào)-分類號(hào)-印章枚號(hào)，見(jiàn)“圖2”。

6.打印目錄。目錄內(nèi)容包括枚號(hào)、印文（邊款）、使用起止時(shí)間、印材、相關(guān)文件檢索及備注等。其中，備注主要揭示印章是否破損、是否借出等信息。

7.裝盒。裝具尺寸主要參照《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）?？紤]到校領(lǐng)導(dǎo)名章尺寸、形狀與一般公章不同，占空間大。我校將其內(nèi)盒單獨(dú)設(shè)計(jì)為三橫三豎。印章根據(jù)目錄次序從左至右，從上至下的順序擺放。

8.掛牌。我校摒棄印章自粘性標(biāo)簽紙編制歸檔章的傳統(tǒng)方式，采用塑料子母扣串掛卡片的方式為印章編制檔號(hào)。這樣不僅能夠防止標(biāo)簽脫落，且避免粘膠對(duì)印章造成損害，見(jiàn)“圖3”。

9.制作印模單、與系統(tǒng)掛接。為防止印模違規(guī)使用，我校制作印模一律采用藍(lán)色印泥。印模一式兩份，一份置于盒內(nèi)與目錄一起揭示印章位置，另一份裝訂成冊(cè)作為檢索工具。

10.填寫(xiě)盒內(nèi)備考表。備考表位于印模單后，項(xiàng)目包含該盒印章的數(shù)量、起止日期、盒號(hào)及起止枚號(hào)。

（三）保管階段。與一般實(shí)物檔案不同，印章的啟用及廢止文件應(yīng)該作為印章檔案的一部分，一齊保存，但這部分文件要隨當(dāng)年文書(shū)檔案統(tǒng)一歸檔。整理環(huán)節(jié)結(jié)束后，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)“題名”檢索，確定相關(guān)文件的對(duì)應(yīng)檔號(hào)，填入目錄“相關(guān)文件索引” 一欄，從而將文件與實(shí)物相關(guān)聯(lián)。而針對(duì)印章實(shí)體，建議采用“四位一體”的保管方式，即目錄、印模、備考表及印章實(shí)體作為一個(gè)整體，并按照目錄-印模-備考表的順序置于檔案盒前，用于說(shuō)明。

三、關(guān)于印章檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）強(qiáng)化全過(guò)程管理。印章檔案的生命周期不僅涉及檔案部門，還包括印章管理部門和文書(shū)部門等。要明確從印章生成直至廢止歸檔整個(gè)過(guò)程中涉及的責(zé)任部門與職責(zé)范圍，各部門嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)，做到廢立有章法，移交有手續(xù)。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化管理。檔案信息化建設(shè)使檔案管理方式逐步從實(shí)體轉(zhuǎn)向內(nèi)容，從紙張、實(shí)物轉(zhuǎn)向數(shù)字化、多媒體。通過(guò)掃描技術(shù)將相關(guān)文件與印模和檔案管理系統(tǒng)掛接，不僅可以防止原件老化、氧化，還能提高檢索效率。這同時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及系統(tǒng)的整體水平提出新的要求，系統(tǒng)中印章檔案模塊的設(shè)置，尤其是著錄項(xiàng)目要與實(shí)物檔案有所區(qū)別，錄入印文、印材、相關(guān)文件檔號(hào)、起止時(shí)間等信息。

（三）處理好提供利用與安全保管之間的關(guān)系。目前，學(xué)校廢止印章的利用目的主要有兩方面，一是重要文件補(bǔ)蓋印章；二是對(duì)文件真?zhèn)芜M(jìn)行比鑒。為規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)，我校曾對(duì)部分廢印章進(jìn)行切角或劃痕處理。但現(xiàn)實(shí)中難免出現(xiàn)短期內(nèi)再用的情況，且破壞印章實(shí)體會(huì)降低其保存價(jià)值。因此，我校在遵循《山東省事業(yè)單位印章管理辦法》封存印章“僅限于原事業(yè)單位名稱變更、注銷登記核準(zhǔn)之日前的未結(jié)束事項(xiàng)，不得在新事項(xiàng)上使用”規(guī)定基礎(chǔ)上，制定具體辦法。用印部門重啟印章需要填寫(xiě)《印章檔案使用審批單》，寫(xiě)清用印部門、事由等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可在檔案人員監(jiān)督下使用，且印章不可帶離檔案部門。辦理完畢后需填寫(xiě)《印章檔案使用登記表》，并由檔案工作人員簽字確認(rèn)。為確保印章的合法利用，我校還規(guī)定補(bǔ)蓋印章必須標(biāo)注“補(bǔ)蓋”二字，并注明用印時(shí)間。對(duì)文件真?zhèn)蔚恼鐒e，不僅要結(jié)合印文名稱、字號(hào)及字體、邊款等特點(diǎn)整體比較，同時(shí)還要查看文件的鈐蓋時(shí)間是否在印章有效期內(nèi)。

（四）注重開(kāi)發(fā)印章檔案潛在價(jià)值。印章檔案如同其他檔案一樣具有豐富的館藏價(jià)值。我校借助新生入學(xué)教育平臺(tái)，將印章檔案與校史館相結(jié)合，采取現(xiàn)場(chǎng)講解、展廳宣傳片等形式，生動(dòng)展現(xiàn)深厚的校史底蘊(yùn)。同時(shí)，在檔案編研，如年鑒、周年紀(jì)念冊(cè)等編研成果中也借助印章再現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程。今后，可以結(jié)合印章材質(zhì)與形態(tài)的多樣性及體積小等特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)不同時(shí)期比例縮放后的印章作為文化紀(jì)念品，在愛(ài)校情懷上引起共鳴。但值得注意的是，印章因展覽需要帶離檔案部門時(shí)，要與展覽方做好移交登記手續(xù)并進(jìn)行備案。重要印章檔案可采用復(fù)制品、仿制品。

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