創(chuàng)新高校辦公室印章管理工作的路徑思考

白鷺 王楠

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應用和飛速發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟時代和智造時代已經(jīng)悄然到來。在這個以“高效”和“優(yōu)質(zhì)”取勝的新時代，新技術(shù)的發(fā)展呼喚創(chuàng)新的工作理念、工作方式和工作手段。高等教育作為高校辦公室的行政管理工作，也面臨著這樣的機遇與挑戰(zhàn)。作為高校協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外的落地窗和服務臺，高校黨委（校長）辦公室能否創(chuàng)造性地開展黨群、行政業(yè)務工作，直接關(guān)系到其服務學校教學、科研、管理的效率與質(zhì)量。

一、高校辦公室印章管理工作的重要性

印章是高校辦公室代表學校行使職權(quán)，對外聯(lián)系、對內(nèi)施政以及進行其他各種公務活動的重要憑證和獨有標記。印章的法律性和權(quán)威性決定了它不僅是一個簡單的物件實體，更是集權(quán)利義務依據(jù)、政策意圖工具于一體的權(quán)力象征。無論是高校的黨委印章、行政印章、法人簽名章還是校領(lǐng)導的個人簽章，均被賦予了獨有的法律屬性，行使高校的發(fā)言權(quán)，體現(xiàn)了高校在其教學、科研和管理中的施政方略、行政意圖。正所謂“一章既出，即為生效”。

因此，加強印章管理是穩(wěn)妥、有效開展高校行政管理工作的重要組成部分和重點關(guān)口環(huán)節(jié)，是防控用印風險、維護保障高校權(quán)益、遏制違規(guī)辦學的重要防線。高校辦公室作為學校印章管理的歸口和出口單位，能否積極主動改進印章管理工作方法、創(chuàng)新印章管理手段，確保規(guī)范、合理，安全、高效地開展印章管理工作，提高服務教學、科研、管理活動的水平和質(zhì)量，則顯得極為關(guān)鍵和重要。

二、高校辦公室印章管理工作存在的不足與缺陷

印章管理工作涵蓋了印章制發(fā)、印章使用審批、印章保管、印章廢止移交等多個環(huán)節(jié)，高校作為承擔科學研究、教學、學生管理的大塊頭單位，存在著印章審批涉及的業(yè)務領(lǐng)域廣、印章使用的場合多、印章使用的數(shù)量大、印章保管的機制設(shè)計難、印章廢止移交時的謹慎程度高等問題。而在現(xiàn)有的傳統(tǒng)印章管理工作中，由于其各個環(huán)節(jié)的設(shè)計不合理，信息化、電子化程度低等造成的存有潛在隱患、行政管理成本大、行政效率偏低的現(xiàn)實困境，亟須創(chuàng)新。

（一）印章工具的機械化、信息化程度低。傳統(tǒng)的高校印章工具一般為銅章，沒有防偽標識，信息識別度低，容易被偽造。另外，印章的分量重，機械化的程度低，拿起落印完全靠人力手工，數(shù)量少時也相對會比較費力，人工用印的耗時長，勞動過程的重復性也大。在高校辦公室印章管理崗位上的工作人員一般為秘書，蓋章本身需要花大量的時間和精力，嚴重影響了秘書綜合協(xié)調(diào)、材料撰寫等業(yè)務的開展。特別是在大批量用章時，例如在開學季的學生證用印、畢業(yè)季畢業(yè)證書和學位證書的用印、學生各類獲獎證書集中用印期間，動輒數(shù)千數(shù)萬個印章，耗時費力，在印章使用上投入的時間成本、行政成本極大，行政效率低。同時，由于同一印章只能有一枚，則會在科研項目等其他重要業(yè)務用章時造成印章缺位或造成用印擁堵，給正常工作帶來不便。

（二）印章審批程序設(shè)計中過于簡單。高校各二級單位在使用學校印章時往往會持有用章申請表格，而傳統(tǒng)的印章申請表格的設(shè)計本身就潛藏著一些審批漏洞?，F(xiàn)有的印章申請表格中基本只是體現(xiàn)了用章原因、加蓋的印章類別、份數(shù)、二級單位審核人簽字等，但在實踐工作中，用印的材料往往頁數(shù)很多，用章申請中僅僅填寫材料的大概名稱，不能確切體現(xiàn)，難以體現(xiàn)對材料的審核，備案備查的查閱性、針對性不足，二級單位審核也不盡仔細，難以確保材料的用章安全、規(guī)范。

（三）對辦公室內(nèi)部人員印章管理的制度考慮不足。高校辦公室在印章管理中名義上是專人管理、保管，實際操作中卻存在著辦公室工作人員多位同志存放有抽屜的鑰匙，人人都知道保管位置、都知道保險箱密碼等的實際問題，多人管理、對公章“齊抓共管”的現(xiàn)象本身也給印章管理工作帶來了困擾和不規(guī)范、不安全的來源。日常的工作時間特別是寒暑假及其他值班期間，由于牽涉的辦公室管理人員數(shù)量眾多，印章經(jīng)多個工作人員之手，且沒有完善的使用記錄、備案或過程監(jiān)督、監(jiān)控，印章管理職責不清，一旦因不慎用章給學校帶來利益損害時，責任難以落實到人，使得差錯責任追究難、印章管理難。

三、高校辦公室印章管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）印章工具平臺技術(shù)層面的創(chuàng)新?！肮び破涫?，必先利其器?！币e極大膽引入數(shù)字化、信息化先進技術(shù)，從工具層面推動印章和印章監(jiān)管實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。以技術(shù)創(chuàng)新推進辦公室工作的機械化、自動化、信息化。例如可以根據(jù)大量用章的需求選擇性地推廣學校和各二級單位電子印章和防偽印章的使用，使得每一枚印章都要有自己獨屬的編號，即ID識別號，每一份蓋過章的材料都有痕跡有記錄；可以重點考慮籌劃借助工業(yè)設(shè)計手段將印章與自動化、機械化器械結(jié)合使用，創(chuàng)新大批量用章的流水線機器設(shè)計；而在監(jiān)管保存和使用過程中，則可以考慮開發(fā)聯(lián)網(wǎng)型保險柜控制系統(tǒng)，其中包括使用者的系統(tǒng)身份識別、用印過程的實時監(jiān)控等，實現(xiàn)用印過程的信息化全監(jiān)控管理平臺。與此同時，要將印章的制發(fā)、使用、移交、更換和廢止等全部過程實行電子信息一體化登記，做到“章章有落實，章章有專責”。通過上述機械化、信息化的創(chuàng)新設(shè)計，使得辦公室秘書們得以從繁瑣繁重、重復性強的用章工作中解放出來，將更多的工作時間分配到更核心的決策工作或投入到高層次能力培養(yǎng)和學習中。

（二）印章審批流程設(shè)計層面的改進。要積極思考優(yōu)化印章使用申請的設(shè)計。不僅要制定學校范圍內(nèi)統(tǒng)一格式規(guī)范的用章申請表格，還要在用章申請中體現(xiàn)嚴謹、細微、針對性強的用章審批程序特點。著力補充在設(shè)計中存在的容易產(chǎn)生模糊認知、灰色地帶、責任不清的地方，強調(diào)突出細節(jié)到位；要以學校為起點單位，對各二級單位的用章申請進行統(tǒng)一編號，如單位序列代碼+當天使用次序序列號，要針對用章主要業(yè)務名稱設(shè)計出細化的分門別類的用章申請表格，使得一份用章申請能體現(xiàn)出所用章材料的關(guān)鍵核心之處，以此也能對用章申請進行功能上的完善，方便日后查詢、確認；同時要強化印章審批流程中的全程記錄、全程登記、過程追溯的功能，盡可能避免在審批流程中出現(xiàn)風險。

（三）印章管理人員制度跟進層面的完善。要創(chuàng)造性地從制度規(guī)定的設(shè)計上、根本上盡快完善、創(chuàng)新印章管理工作。針對辦公室內(nèi)部管理人員，要逐步建立起高校辦公室工作人員印章管理業(yè)務體系化培訓，將印章管理培訓納入高校辦公室行政管理業(yè)務培訓課程設(shè)計中，并作為重要版塊，通過學校印章管理文件規(guī)定的學習，以課件、案例、調(diào)研、檢查、反面教材視頻或案例的素材對印章管理人員進行知識性、操作性的培訓。通過確立常態(tài)化的培訓體系，讓辦公室的印章管理工作走上制度化、體系化的道路。

四、結(jié)語

印章管理是一項繁重瑣細卻關(guān)乎高校根本利益的重要工作，作為高校的印章管理人員，應主動提高思想站位、自覺規(guī)范用章程序、設(shè)法提升用章質(zhì)量，積極思考探索改進印章管理工作的新方法，握好利器、守好底線、把好關(guān)卡，謹慎用章、規(guī)范用章，為學校的科研、管理、教學站好崗、服好務。