試論如何做好新時期企業(yè)辦公室管理工作

胡臻

【摘要】在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，常常忽略了辦公室管理的重要性。然而，在現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展的過程中，辦公室管理的重要性越來越突出，所以本文通過深入分析做好新時期企業(yè)辦公室管理工作的策略，旨在為提升企業(yè)辦公室管理的實效性提供可參考的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】新時期；辦公室；管理工作

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)辦公室的重要作用愈發(fā)凸顯?；诖?，身為企業(yè)管理者，其應(yīng)務(wù)必對辦公室的管理工作給予足夠重視。與此同時，考慮到辦公室工作容易受到各種各樣的內(nèi)外因素影響，而在此過程中，若辦公室人員不安于本職，則勢必會對企業(yè)發(fā)展造成十分不利的影響。對此，新時期下，該如何做好企業(yè)辦公室管理工作，是企業(yè)應(yīng)首要解決的重要問題。

一、做好企業(yè)辦公室工作的重要性

在我國的市場經(jīng)濟活動中，企業(yè)無疑是最主要的參與者，而當(dāng)前企業(yè)，其無論規(guī)模大小，其發(fā)展與經(jīng)營均離不開辦公室這一機構(gòu)設(shè)置。而作為企業(yè)的行政部門，其在企業(yè)的發(fā)展過程中，不僅發(fā)揮著承上啟下的作用，更承擔(dān)著協(xié)調(diào)企業(yè)各部門關(guān)系以及聯(lián)系各方、發(fā)號施令等重要任務(wù)，故對企業(yè)而言，辦公室是賴以正常運轉(zhuǎn)的樞紐。

辦公室作為企業(yè)的服務(wù)型部門，因其往往身兼多重任務(wù)，故有著較強的綜合性。就其管理工作而言，主要包含如下幾方面特點：其一，辦公室管理工作，其本身有著較強的全局性。上文中我們提到，辦公室作為企業(yè)賴以正常運轉(zhuǎn)的重要樞紐，在企業(yè)中發(fā)揮著承上啟下的作用，加之其所做的工作大多需要為企業(yè)發(fā)展全局所服務(wù)，故有著極強的綜合性特征。此外，企業(yè)辦公室的相關(guān)工作，必定與企業(yè)其他部門之間有著極為密切的關(guān)聯(lián)，故無論是對企業(yè)或是企業(yè)下屬部門，均有著無可替代的重要意義。其二，辦公室工作具有明顯的協(xié)調(diào)性。一直以來，辦公室于企業(yè)發(fā)展進程中，始終扮演著內(nèi)外部信息溝通渠道的角色，無論是針對上下級或是不同部門，均發(fā)揮著協(xié)調(diào)與管理的作用。其三，辦公室管理工作同時體現(xiàn)出較強的服務(wù)性，當(dāng)然，也正是基于辦公室的此一特性，方有利于維護企業(yè)內(nèi)部的和諧與穩(wěn)定。因此，為切實促進企業(yè)發(fā)展，身為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，其在管理企業(yè)過程中，還需致力于辦公室協(xié)助能力的有效提升，如此方能在提高辦公室管理的服務(wù)性能同時協(xié)調(diào)好企業(yè)各方工作，進而保證理想的管理成效。

二、做好新時期企業(yè)辦公室管理工作的策略

（一）建立健全企業(yè)辦公室制度，落實管理內(nèi)容。對任何工作而言，若能基于一定的制度，則既能確保工作開展的規(guī)范性，且能進一步提升其工作效率。辦公室管理工作亦是如此。故為確保企業(yè)的日常事務(wù)亦逐步往規(guī)范化、合理性、制度化的方向發(fā)展，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)基于辦公室的日常工作現(xiàn)狀制定科學(xué)、完善的管理制度。與此同時，考慮到企業(yè)辦公室也負(fù)有一定的監(jiān)督職能，故其日常工作成效也應(yīng)予以嚴(yán)格的考核與監(jiān)督，以確保辦公室的每一項功能均能基于布置、落實與考核來得以有效實施。當(dāng)然，在新的時代背景下，企業(yè)辦公室的工作觀念及作風(fēng)亦當(dāng)做出相應(yīng)的改變，唯有始終保持良好的服務(wù)意識，方有助于其服務(wù)質(zhì)量的提升，繼而幫助企業(yè)樹立起良好的企業(yè)形象。最后，則是針對各項規(guī)章制度，辦公室均應(yīng)堅決維護并自覺遵守，而面對自身工作崗位，唯有在取得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的前提下方可離開，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)亦可將之作為考評辦公室的重要依據(jù)，若發(fā)現(xiàn)其中存在不合理行為，則需堅決予以處罰，從而杜絕類似行為再度發(fā)生。

（二）優(yōu)化資源配備，改善辦公室職能。由于企業(yè)辦公室工作幾乎囊括企業(yè)所有范圍，故其工作內(nèi)容也相對較為繁雜。事實上，規(guī)模越大的企業(yè)，其辦公室職員的日常工作愈加繁忙，其中雖是以小事居多，但也包含部分大事。與此同時，辦公室于企業(yè)發(fā)展過程中，要配合領(lǐng)導(dǎo)的分配安排，與各個部門之間形成有效配合，以幫助其完成各項工作及任務(wù)。故經(jīng)常導(dǎo)致辦公室行使了其他部門的職權(quán)，但自身職能卻未能得到充分發(fā)揮?；诖爽F(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)務(wù)必明確辦公室職能，并對其職能予以進一步優(yōu)化，將原本不該由辦公室處理的工作及業(yè)務(wù)從日常工作中脫離出來，使其有更多的精力與時間投入到自身的本職工作中。為了確保企業(yè)全面、均衡發(fā)展，企業(yè)還需根據(jù)辦公室職員的個人能力素質(zhì)水平，為其分配符合其能力與水平的工作任務(wù)，以做到人力資源的最大化利用。

（三）加強思想建設(shè)，提高整體服務(wù)功能。針對企業(yè)辦公室人員的思想建設(shè)，需由以下各方面意識入手：一是創(chuàng)新意識，當(dāng)今社會尤為強調(diào)創(chuàng)新，而創(chuàng)新才是企業(yè)發(fā)展的第一動力，故企業(yè)辦公室人員，其在實際的工作過程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的主觀能動性及創(chuàng)造性，并基于傳統(tǒng)工作模式與方法進行有效創(chuàng)新，如此方能滿足社會發(fā)展新形勢對企業(yè)辦公室的工作要求。二是有良好的全局意識。由于企業(yè)的辦公室工作不僅關(guān)聯(lián)到企業(yè)其他部門，更與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，故企業(yè)應(yīng)當(dāng)站在全局的高度去開展相關(guān)工作，以確保企業(yè)的全面、均衡發(fā)展。三是不斷增強其政治意識。企業(yè)的辦公室工作均需基于國家的方針及政策，并積極聯(lián)系企業(yè)實際，如此方能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定出符合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀的改革措施，進而維護企業(yè)的健康發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的重要作用愈發(fā)凸顯，且鑒于企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量將直接影響到企業(yè)的整體發(fā)展成效，故基于此，企業(yè)應(yīng)務(wù)必加強對辦公室的管理，若發(fā)現(xiàn)問題及時加以解決，唯有如此，方能在維護辦公室工作開展有序性與有效性的同時，為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)提供有效助力。

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