國有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理探析

楊書磊

摘 要：企業(yè)的辦公室管理是成就企業(yè)發(fā)展的重大環(huán)節(jié)，一旦發(fā)生問題將會(huì)引發(fā)一系列的后續(xù)負(fù)面影響，對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)行為形成極大的阻礙。精細(xì)化管理是一種企業(yè)理念文化的體現(xiàn)，為社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化及現(xiàn)代化管理提出合理要求?；诖耍疚闹饕獙?duì)國有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室；精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是一種最大限度降低管理所占用資源，以及縮減管理成本為主要目標(biāo)的管理方案?，F(xiàn)代化的精細(xì)化管理就是將管理責(zé)任落實(shí)到人，并將其具體化、明確化，執(zhí)行者需要把工作做到位，并且日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)糾正和處理等等。

一、國企辦公室精細(xì)化管理的重要性

（一）理順工作流程。國企在規(guī)模上都會(huì)比其他的所有制企業(yè)更加龐大，工作人員的數(shù)量也會(huì)很多，因此辦公室需要在人力、薪資、宣傳、培訓(xùn)中發(fā)揮更大的功效，因此要處理龐大的工作量就需要辦公室精細(xì)化制度的理順功能。精細(xì)化管理制度在日常事務(wù)的分配和時(shí)限都可以明確地規(guī)定，此外還能將整體的工作根據(jù)人數(shù)和崗位進(jìn)行分塊，讓每個(gè)工作人員在完成自己工作的同時(shí)能為集體的任務(wù)作出貢獻(xiàn)。

（二）以責(zé)任為依據(jù)，合理制定決策。國企辦公室的精細(xì)化管理將復(fù)雜的整體工作化整為零，讓執(zhí)行人員明確自己崗位職責(zé)的情況下進(jìn)行工作，也就是讓管理者和執(zhí)行人員之間的交流更無縫銜接，更好地促進(jìn)了命令的下達(dá)和執(zhí)行。辦公室需要處理的事情很多，各項(xiàng)信息的了解是管理層進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，也是企業(yè)正常經(jīng)營行為的根本信息保障。辦公室的精細(xì)化管理能為問題的提出和解決尋求合理的突破口，通過分析事件得出管理經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)面對(duì)的任務(wù)得出針對(duì)性的結(jié)論，并從客觀的角度為事件的解決和決策提供科學(xué)理論依據(jù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。

二、國有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理

（一）優(yōu)化管理制度。辦公室精細(xì)化管理最重要的一點(diǎn)就是需要對(duì)制度進(jìn)行合理的優(yōu)化，將各個(gè)工作崗位的職責(zé)和職能進(jìn)行明確的分配，這既是提供工作效率的手段，也是為發(fā)揮職能最大化給予的基本權(quán)限。每一位工作人員對(duì)于工作內(nèi)容的部署都需要有針對(duì)性的明確，并要求個(gè)人對(duì)工作的性質(zhì)和作用進(jìn)行一定程度的分析，同時(shí)為促進(jìn)工作的開展提出合理意見和建議。工作永遠(yuǎn)都是有待完善的，因此只有科學(xué)地將工作性質(zhì)和工作內(nèi)容進(jìn)行分配，才能保障每一個(gè)員工能發(fā)揮出自己最大的工效。

（二）著力做好綜合協(xié)調(diào)工作。一是對(duì)公司全年任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行了細(xì)化分解，同時(shí)注重重點(diǎn)工作推進(jìn)落實(shí)過程中的協(xié)調(diào)，確保公司各項(xiàng)決策部署落實(shí)到基層。二是以公司黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要督辦為抓手，推行督辦流程，明確專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格落實(shí)時(shí)限。三是及時(shí)收集整理各方面信息，第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)反饋有關(guān)工作情況，為公司決策提供相應(yīng)參考。四是做好外部溝通協(xié)調(diào)工。

（三）明晰崗位職責(zé)。第一，落實(shí)崗位權(quán)責(zé)劃分；即將辦公室工作人員的權(quán)利與責(zé)任聯(lián)系起來，首選是明確不同崗位工作人員的權(quán)利，以此保障每個(gè)工作人員都具有足夠的執(zhí)行能力、管理能力；其次是明確不同崗位權(quán)利背后的責(zé)任，以此促使各個(gè)崗位的工作人員，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度，合理、合法、合規(guī)使用權(quán)利，在保證合理使用權(quán)利完成任務(wù)的同時(shí)，也避免違規(guī)、越權(quán)事件的發(fā)生。

第二，崗位職責(zé)的明確。國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理在實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)明確劃分后，我們還應(yīng)該根據(jù)不同崗位的職能明確責(zé)任，即實(shí)現(xiàn)任務(wù)、目標(biāo)細(xì)化，并將責(zé)任落實(shí)到人頭，并由辦公室整體作為監(jiān)督主體，監(jiān)督各個(gè)部門和科室執(zhí)行職責(zé)的情況，對(duì)于個(gè)別崗位執(zhí)行能力偏差問題要及時(shí)提醒、積極幫助、及時(shí)矯治，對(duì)不同科室工作銜接不當(dāng)問題要及時(shí)溝通斡旋，以此避免尸居其位而不積極作為以及各個(gè)科室不積極協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。

（四）著力抓好檔案保密管理工作。扎實(shí)做好檔案資料收集、整理、歸檔和保管等工作，收集整文書檔案，并上傳公司檔案信息系統(tǒng)。認(rèn)真做好檔案查、借閱服務(wù)工作，積極配合人力資源部干部人事檔案審核查閱，實(shí)抓好企業(yè)保密工作，認(rèn)真落實(shí)保密管理制度，開展保密管理工作自查，加強(qiáng)涉密人員和密級(jí)文件管理，沒有發(fā)生泄密事件。

（五）著力抓好機(jī)關(guān)辦公運(yùn)行管理。一是嚴(yán)格公務(wù)用車管理，制定出臺(tái)加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)車隊(duì)管理規(guī)定，完成了公司機(jī)關(guān)和二級(jí)單位公務(wù)用車定位系統(tǒng)安裝及各類車輛摸底工作。加強(qiáng)車輛運(yùn)行和維修費(fèi)用控制，運(yùn)行成本有所下降。同時(shí)重視對(duì)車班司機(jī)的思想政治、保密規(guī)定、專業(yè)知識(shí)和安全文明駕駛教育，提高司機(jī)的基本技能和綜合素質(zhì)。二是大力推進(jìn)公司機(jī)關(guān)手機(jī)移動(dòng)辦公，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理效率，實(shí)現(xiàn)了提效和節(jié)支雙贏。嚴(yán)格機(jī)關(guān)固定電話管理，重新核定了每部電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，每月進(jìn)行公示通報(bào)，節(jié)約固定電話費(fèi)用近萬元。三是加強(qiáng)印章和證照管理，對(duì)機(jī)關(guān)部門印章進(jìn)行了梳理，出臺(tái)規(guī)范印章管理制度，有效防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)。四是加強(qiáng)機(jī)關(guān)和后勤單位節(jié)約用水用電管理，制定節(jié)約用水用電管理規(guī)定，定期開展檢查，進(jìn)一步降低了用水用電成本。五是加強(qiáng)業(yè)務(wù)招待管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，從嚴(yán)控制招待標(biāo)準(zhǔn)，努力降低招待成本。

國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理是我國國有企業(yè)制度發(fā)展完善的一個(gè)必然趨勢(shì)，對(duì)于多種經(jīng)營方式并存的集團(tuán)公司來說，工作精細(xì)化管理更是一個(gè)可行性工作模式，因此，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要意義，不斷在實(shí)踐中進(jìn)行摸索，為集團(tuán)的改革發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

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