如何在信息化時(shí)代做好檔案保密工作

楊金昱

[摘要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，使得檔案管理工作逐漸的從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理像電子檔案轉(zhuǎn)移，特別是在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，信息化檔案管理不僅僅給檔案管理人員帶來了極大的方便，而且也使得檔案保密工作更加讓人放心。這些年來，隨著信息化檔案管理工作的逐漸展開，可以明顯的發(fā)現(xiàn)取得了很多的成效，但是在實(shí)際工作過程中仍然存在著一些問題以及需要改善的地方。本文就信息化時(shí)代如何做好檔案保密工作展開敘述。

[關(guān)鍵詞]信息化 檔案保密 管理

一、信息化時(shí)代的檔案保密管理形勢(shì)

檔案保密管理工作不僅僅是國家所面臨的問題，同時(shí)也是社會(huì)上各個(gè)組織機(jī)構(gòu)普遍要面對(duì)的問題。所以要做好檔案保密管理工作，就必須要能夠建立一個(gè)檔案保密預(yù)防機(jī)制，特別是在信息化時(shí)代檔案管理的軟件和硬件與檔案的安全性有著緊密的關(guān)系。在信息化時(shí)代，我國的各行各業(yè)都承受著互聯(lián)網(wǎng)的巨大沖擊，但是也因此將很多的新型技術(shù)應(yīng)用到了具體的實(shí)踐當(dāng)中。檔案管理也逐漸的開始使用信息化的技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理都是由紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸納整理，但是在信息化時(shí)代的檔案管理更多的是通過信息技術(shù)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以完成信息的傳輸與建立，特別是許多的保密信息也可以直接進(jìn)行存儲(chǔ)，這比傳統(tǒng)的檔案管理在安全性上面提高了很多。但是同時(shí)，雖然提高了檔案管理工作的質(zhì)量水平，但是對(duì)于當(dāng)下的檔案管理的保密性與安全性提出了更大的挑戰(zhàn)。

當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)的遍及，很多關(guān)于用戶信息的泄露事件時(shí)有發(fā)生，各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域都有信息泄露的狀況發(fā)生，很多甚至對(duì)人民的生命財(cái)產(chǎn)安全造成了嚴(yán)重的威脅。所以，在信息化時(shí)代做好檔案保密工作則更為重要，不僅僅是個(gè)人的檔案保密工作，同時(shí)還有國家檔案保密工作。作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)不斷的提高自己的檔案管理工作水平，在信息化時(shí)代不斷的進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，對(duì)于將來所面臨的挑戰(zhàn)做好準(zhǔn)備。

二、信息化時(shí)代的檔案保密管理方法

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全保密意識(shí)

雖然在檔案管理的保密性和安全性上這些年逐漸的提升，但是最為重要的則是檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)。所以無論是企業(yè)還是其他的機(jī)構(gòu)組織檔案管理人員必須要不斷的加強(qiáng)信息化檔案管理的安全保密意識(shí)，對(duì)于公司或者企業(yè)內(nèi)部的檔案管理?xiàng)l例也應(yīng)當(dāng)深刻的把握，對(duì)于信息化管理的形式要做到時(shí)刻的了解，這樣才能夠更好的做好檔案保密和預(yù)防工作。同時(shí)不僅僅檔案管理工作人員要加強(qiáng)意識(shí)，同時(shí)企業(yè)事業(yè)單位的管理層也應(yīng)當(dāng)正式檔案管理?xiàng)l例以及相關(guān)的規(guī)范措施，通過在日常的信息化檔案管理過程中不斷的完善和補(bǔ)充管理漏洞。

（二）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫自身的安全保障

隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)在信息檔案管理中的應(yīng)用和發(fā)展，使得檔案信息數(shù)據(jù)庫自身的安全保障更加的受到重視。雖然很多的檔案信息數(shù)據(jù)庫都有一定的密鑰管理，但是仍然存在著許多的漏洞，一些網(wǎng)絡(luò)黑客則可以根據(jù)這些漏洞而攻破企業(yè)事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫，從而導(dǎo)致信息泄露。所以對(duì)于數(shù)據(jù)庫我們一般可以進(jìn)行雙重密鑰加密，或者采取其他更加高新科技的密鑰，這樣就可以有效的提高整個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的保密性和安全性。還可以在涉密電腦上引用三合一保密產(chǎn)品，通過在受控主機(jī)上安裝代理程序與部署控制器，對(duì)受控主機(jī)的USB移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行授權(quán)認(rèn)證管理和審計(jì)，對(duì)受控主機(jī)可能的信息外泄渠道進(jìn)行封堵，對(duì)信息通過USB移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備向涉密計(jì)算機(jī)傳輸進(jìn)行物理層的單向控制，這樣才可以有效的防止涉密信息，在信息傳輸過程中反向的牛肉USB移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，這樣就可以有效的避免了病毒軟件對(duì)于涉密信息所帶來的危險(xiǎn)。

（三）提升檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案管理，還是在如今信息化時(shí)代的檔案保密管理，檔案管理的保密性和安全性最終還是取決于檔案管理人員在工作中所采取的措施。所以檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)備受關(guān)注，相關(guān)的企業(yè)事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)針對(duì)專門的檔案信息管理人員制定一系列的規(guī)章制度，在聘用檔案信息管理人員時(shí)應(yīng)當(dāng)注重其自身的綜合素質(zhì)，特別是檔案管理人員在工作過程中的態(tài)度、責(zé)任和能力。對(duì)檔案管理人員在實(shí)際過程中的培養(yǎng)工作也應(yīng)當(dāng)做到多樣化，特別是在如今新時(shí)代各工作各崗位人員的需求也在不斷的發(fā)生變化，最終的目的都是為了能夠培養(yǎng)出來高素質(zhì)、高技能的專業(yè)信息檔案管理人員。

三、信息化時(shí)代的檔案保密工作技巧

（一）明確責(zé)任、強(qiáng)化管理

檔案管理工作最核心的環(huán)節(jié)就是檔案管理工作人員，所以在日常的檔案管理工作培訓(xùn)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人員的保密意識(shí)，培養(yǎng)工作人員良好的保密習(xí)慣。特別是很多的檔案管理人員認(rèn)為存儲(chǔ)涉密檔案材料的電腦都是安裝了一定的防護(hù)系統(tǒng)，所以這就使得檔案管理人員認(rèn)為答案的信息不會(huì)遭到泄露，這樣的意識(shí)應(yīng)當(dāng)在培養(yǎng)工作過程中堅(jiān)決的避免，消除這種誤區(qū)。要將因?yàn)樾畔n案泄密所帶來的不良后果讓工作人員有所了解，特別是很多信息的泄露，涉及到人民財(cái)產(chǎn)安全，造成的后果不堪設(shè)想。最后還要強(qiáng)化檔案管理人員的能力培養(yǎng)，不斷的提升檔案管理人員的工作技能，制定一定的考核制度，明確管理工作人員的責(zé)任和義務(wù)。

（二）升級(jí)軟件硬件設(shè)施，強(qiáng)化后勤保障

隨著高新科技的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，很多的企業(yè)事業(yè)單位對(duì)于檔案室的檔案保密軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行了升級(jí)處理。大多都配建了防火防潮和防蟲等安全設(shè)施，很多的企業(yè)也配備了電子保密柜、報(bào)警器、計(jì)算機(jī)等檔案設(shè)備，不僅僅使得信息化的檔案管理更加的便捷，而且也使得檔案的保密性得到了進(jìn)一步的提升。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)在涉密檔案管理的電腦中安裝一定的殺毒軟件，防止因?yàn)椴《灸抉R的出現(xiàn)而對(duì)檔案信息的泄漏造成了威脅。同時(shí)在進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)倪^程中，也應(yīng)當(dāng)有專門的檔案管理人員來進(jìn)行答案文件信息的傳輸，強(qiáng)化安全性的保障。

四、結(jié)語

信息化檔案保密工作越來越受到重視，信息化檔案管理工作也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式逐漸的向網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息檔案管理方式轉(zhuǎn)變，在實(shí)際的檔案保密管理的過程中，不僅僅要加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案保密管理方法的多樣性，從各個(gè)方面來避免檔案信息的泄露，給信息的保密性和安全性提供有力的保障。