解析國內(nèi)工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作

王洪英

摘 要 文控部門對(duì)信息的收集和發(fā)散直接影響著項(xiàng)目參與各方的效益獲得。隨著國內(nèi)工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷增多，建設(shè)單位愈發(fā)重視文件控制工作的落實(shí)。本文在闡述文控工作內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，對(duì)其文體分類和控制體系的運(yùn)作進(jìn)行分析，以期有利于提升文控管理的工作質(zhì)量，推動(dòng)我國工程項(xiàng)目的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國內(nèi)工程項(xiàng)目 文體分類 控制體系

作為影響工程項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量及造價(jià)的重要因素，工程項(xiàng)目中的文控工作具有高時(shí)效性、高針對(duì)性的特點(diǎn)。唯有正確把握這些特點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)工程管理質(zhì)量的提升。然而，實(shí)踐過程中，我國工程建設(shè)項(xiàng)目的文控工作長期處于被輕視狀態(tài)，文控管理質(zhì)量有待提升。新時(shí)期，要提高文控工作的管理質(zhì)量，就必須清楚其文本形式及管理體系。

一、文控工作的內(nèi)涵

工程項(xiàng)目的文控工作內(nèi)容如下：第一，與文件相關(guān)的各種管理事物，如實(shí)踐過程中經(jīng)常見到的文件登記、技術(shù)交底、文件存檔、查找收發(fā)等。第二，電子信息技術(shù)的應(yīng)用使得文件數(shù)據(jù)的電子錄入成為文控管理工作的內(nèi)容之一。第三，為確保整個(gè)工程項(xiàng)目信息的及時(shí)有效傳遞，文控部門需要對(duì)承包單位的項(xiàng)目文件進(jìn)行及時(shí)檢查。這種檢查反饋方式同樣屬于文控工作的內(nèi)容范疇。第四，以文件工作的形式，管理并控制文件處理過程的行為。

二、文控工作的文本形式

計(jì)劃驅(qū)動(dòng)和文件驅(qū)動(dòng)是工程建設(shè)項(xiàng)目的兩個(gè)主要驅(qū)動(dòng)力。前者在工程建設(shè)中具有穩(wěn)定性，而后者作為一種不確定因素，對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量具有深刻影響。要提高工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作質(zhì)量，就必須對(duì)其基礎(chǔ)的文本形式有一個(gè)清晰的把控。工程項(xiàng)目的文本形式如下：

（一）備忘錄

作為工程項(xiàng)目文控工作中最常見、最重要的文本形式，備忘錄普遍存在于業(yè)主、承包單位、分子公司、施工單位之間。其通過文字澄清、通知、征求意見及回復(fù)等手段，對(duì)工程參與者之間的意見進(jìn)行交流和傳達(dá)，為工程項(xiàng)目的順利開展奠定了有效的溝通基礎(chǔ)。合同關(guān)系是進(jìn)行備忘錄文控管理的前提條件，與業(yè)主及分子公司的管理性往來文件通常使用備忘錄的形式管理文控工作。

（二）文件傳遞單

信息容量大、編號(hào)明確、格式及審批流程明確是文件傳遞單主要的特征。[1]施工過程中，對(duì)于諸如施工設(shè)計(jì)圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告及供貨商設(shè)計(jì)技術(shù)文件等形式的重要文件要進(jìn)行精確化的編碼，并以規(guī)范的流程保證其完整性和準(zhǔn)確性?；诖?，采用文件傳遞單對(duì)其進(jìn)行管理控制的作用十分突出，能夠有效地為工程建設(shè)的質(zhì)量及工期控制提供數(shù)據(jù)支撐。

（三）會(huì)議紀(jì)要

作為一種重要的綜合性的指導(dǎo)和規(guī)范，會(huì)議紀(jì)要在內(nèi)容上必須具有紀(jì)實(shí)性；同時(shí)保證表達(dá)的提煉與概括。例如，周例會(huì)紀(jì)要包含了上周工作的概述及重點(diǎn)、工程進(jìn)展情況、下周工作計(jì)劃等。而專題會(huì)議紀(jì)要包含專項(xiàng)問題的討論和澄清。這些紀(jì)要文件是工程建設(shè)參與者共同意志的充分體現(xiàn)，只有在建設(shè)過程中落實(shí)這些建設(shè)觀念，才能保證工程建設(shè)質(zhì)量的有效提升。

（四）工程報(bào)告

工程報(bào)告是工程項(xiàng)目管理模式下一種常見的文件控制形式。通常情況下，施工作業(yè)單位或者承包單位往往要對(duì)上層管理者負(fù)責(zé)，定期匯報(bào)施工過程中的相關(guān)內(nèi)容，如工程進(jìn)度、質(zhì)量狀況、安全狀況及人力情況等諸多內(nèi)容。并且，根據(jù)報(bào)告內(nèi)容及周期的差異，在形式上具有較大的差異性。工程施工過程中，日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)就是按照匯報(bào)的周期對(duì)工程報(bào)告進(jìn)行分類；而施工報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、事故報(bào)告則是以內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行劃分的。只有按照相關(guān)要求有針對(duì)性地選擇合適的報(bào)告類型，才能實(shí)現(xiàn)文控管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

（五）指令單

強(qiáng)制性是工程項(xiàng)目指令單的基本特征。在工程建設(shè)過程中，為充分保證工程的建設(shè)符合相關(guān)應(yīng)用要求，管理公司或者業(yè)主經(jīng)常對(duì)承包商提出建設(shè)方向的要求，明令規(guī)定其施工過程中該做的內(nèi)容，并對(duì)不能做的內(nèi)容進(jìn)行范圍圈定。作為一種下行性的命令，在文控工作中，其也對(duì)應(yīng)性地以指令單這種下行文進(jìn)行規(guī)范管理。

三、工程項(xiàng)目管理模式下的文控體系運(yùn)作

（一）建設(shè)初期的文控工作管理

工程建設(shè)初期的文控工作相對(duì)比較煩瑣，以相關(guān)合同條款對(duì)其進(jìn)行管理是確保文控工作規(guī)范科學(xué)的重要基礎(chǔ)。文控管理人員要明晰相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并根據(jù)具體的施工內(nèi)容，通過現(xiàn)代文控網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，對(duì)文件管理的數(shù)量、種類、來源和規(guī)格進(jìn)行準(zhǔn)確把握，在確保符合管理規(guī)定的同時(shí)，盡可能實(shí)現(xiàn)業(yè)主、施工單位及承包單位之間效益分配的合理化，為項(xiàng)目工程的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作奠定良好的管理基礎(chǔ)。

（二）實(shí)施階段的動(dòng)態(tài)文控管理

施工階段的文控管理直接影響工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，因此，在管理過程中必須做到文件管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。從管理內(nèi)容上看，施工階段的文件管理包含了項(xiàng)目管理文件、外部文件、設(shè)計(jì)、采購、施工等諸多形式。文控管理人員要做好這些文件的分類和保存，并建立動(dòng)態(tài)化的信息控制系統(tǒng)，才能為施工階段的質(zhì)量和節(jié)點(diǎn)控制提供保證。

（三）竣工驗(yàn)收階段的文控審核

竣工階段文控管理的目的在于歸檔自查。在工程項(xiàng)目的末端，文控人員會(huì)對(duì)相關(guān)的工程文件進(jìn)行整理和修整，將一些不合格的圖紙及文件進(jìn)行優(yōu)化處理，從而保證歸檔文件數(shù)據(jù)齊全、流程標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量高效、內(nèi)容相符、標(biāo)號(hào)準(zhǔn)確的實(shí)踐過程。這些高質(zhì)量的歸檔文件能夠?yàn)楹罄m(xù)項(xiàng)目的假設(shè)提供有效的理論支撐，推動(dòng)工程建設(shè)的良性發(fā)展。

四、結(jié)語

近年來，工程項(xiàng)目管理模式下文控工作的要求不斷提高。文控管理人員只有充分地認(rèn)識(shí)到工作的內(nèi)容范疇，并針對(duì)性地選取合適的文本形式，在工程項(xiàng)目中做到文控工作的全過程控制，才能保證工程項(xiàng)目中文控工作的管理質(zhì)量，推動(dòng)工程的良性、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為海洋石油工程股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 王麗.淺談工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中文件控制體系的建立和運(yùn)作[J].中國化工貿(mào)易，2014（1）：145.