事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考

湯文娟

摘 要 在新的時(shí)期，我國(guó)事業(yè)單位中的檔案無(wú)論是數(shù)量還是需求都在不斷增大，以往的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需要。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展也推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。筆者主要分析了事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并找到了一些問(wèn)題解決策略，希望能夠推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)信息化建設(shè)也在不斷推進(jìn)。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息化建設(shè)是非常重要的發(fā)展趨勢(shì)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)體制的完善，事業(yè)單位也在不斷完善管理模式，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，打破以往人工管理檔案效率比較低下的弊端，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案利用的實(shí)際效率。但是就現(xiàn)在來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題還比較多，所以必須認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的意義，并采取措施做好檔案管理的相關(guān)工作。

一、事業(yè)單位做好檔案信息化建設(shè)的意義

（一）能夠永久性地保存檔案資料

以往進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，紙這種載體非常容易受到天氣和季節(jié)的影響，若是存放的環(huán)境比較潮濕，那么檔案很容易發(fā)霉甚至損壞，這樣很難長(zhǎng)久保存和管理檔案，甚至可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失的情況，查詢(xún)和使用檔案也不方便。[1]若是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案進(jìn)行備份，并且將其存儲(chǔ)在電子磁盤(pán)中，這樣能夠節(jié)省更多的空間，并且電子檔案不會(huì)受到季節(jié)或者天氣的影響，能夠保證信息的完整度，永久地保存檔案。

（二）能夠提升檔案本身的職能

事業(yè)單位做好檔案的信息化建設(shè)，把紙質(zhì)的檔案錄入計(jì)算機(jī)，能夠轉(zhuǎn)變檔案的職能，將以往的傳統(tǒng)檔案保存和使用，轉(zhuǎn)變成為檔案信息的收集、管理和存儲(chǔ)，這樣能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更好地進(jìn)行。[2]

二、事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位信息化管理的相關(guān)意識(shí)

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，無(wú)論是企業(yè)、政府部門(mén)還是事業(yè)單位，進(jìn)行信息化建設(shè)都是其發(fā)展的重要素質(zhì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用能夠智能化地對(duì)生產(chǎn)和管理進(jìn)行控制。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，管理人員需要增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，積極學(xué)習(xí)相關(guān)軟件，并根據(jù)實(shí)際情況找到解決問(wèn)題的策略，將信息化建設(shè)的作用很好地發(fā)揮出來(lái)。

（二）完善管理制度和體系

為了切實(shí)做好檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，需要根據(jù)實(shí)際需要來(lái)完善相關(guān)的制度和體系，在落實(shí)的時(shí)候，需要將建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)際需要作為出發(fā)點(diǎn)，從而給檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)提供正確的方向，從而確保信息化系統(tǒng)能夠更加順利的實(shí)施。[3]此外，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況和需要來(lái)建設(shè)管理制度體系，從而規(guī)范檔案管理人員的相關(guān)行為，確保其責(zé)任能夠真正落實(shí)，發(fā)揮檔案管理的作用和價(jià)值。

（三）做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高檔案管理人員本身的素質(zhì)和能力

檔案管理人員本身便是直接操作檔案的人員，檔案管理人員本身的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案的質(zhì)量和檔案作用的發(fā)揮。[4]所以，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理隊(duì)伍本身便存在的一些問(wèn)題，切實(shí)提高人員培訓(xùn)的相關(guān)力度，做好和信息化檔案管理系統(tǒng)有關(guān)操作的培訓(xùn)，切實(shí)提高管理人員本身的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)。此外，還應(yīng)該重視對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)方面的培訓(xùn)，規(guī)范管理人員的相關(guān)行為，確保其能夠很好地?fù)?dān)負(fù)起自己的責(zé)任，在工作中不斷完善和落實(shí)自己的工作內(nèi)容。

（四）完善信息化系統(tǒng)的軟件和硬件

首先，在軟件設(shè)施建設(shè)的時(shí)候，需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容來(lái)選擇和其相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)，并且還應(yīng)該確保系統(tǒng)本身的安全性。[5]在做好歸檔相關(guān)工作的情況下，做好檔案信息的備份工作，并且還要安裝防病毒軟件，確保整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的健康和安全。其次，在建設(shè)硬件設(shè)施的時(shí)候，由于事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)內(nèi)容比較復(fù)雜，需要提高硬件方面的投入力度，選擇那些容量比較大并且質(zhì)量比較好的硬盤(pán)來(lái)完善檔案存儲(chǔ)，從而為檔案信息利用效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息化建設(shè)是非常重要的發(fā)展趨勢(shì)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)體制的完善，事業(yè)單位也在不斷完善管理模式，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，打破以往人工管理檔案效率比較低下的弊端，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案利用的實(shí)際效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。筆者主要分析了事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并找到了一些策略，希望能夠推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（作者單位為濟(jì)寧市嘉祥行政事務(wù)管理局）

參考文獻(xiàn)

[1] 朱丹華.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].檔案時(shí)空，2018（06）：45-46.

[2] 崔曉玲.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問(wèn)題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：34-35.

[3] 吳曉麗.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問(wèn)題的思考[J].黑龍江檔案，2015（04）：104.

[4] 劉薇.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：40-41.

[5] 項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013

（30）：214+216.