企業(yè)科技檔案電子文件管理如何引入標(biāo)準(zhǔn)

丁建華

摘要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)對(duì)人們的日常生活工作產(chǎn)生了巨大的影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公這一方面的廣泛推廣和普及，極大的方便了對(duì)日常文件的處理，如今在檔案管理中，電子文件成為其中極其重要的一部分，但科技檔案電子文件中檔案管理的收集、整理、歸納等工作相對(duì)比較復(fù)雜，具有一定的難度，在科技檔案電子文件管理中，會(huì)出現(xiàn)一定的問題，所以，要在科技檔案電子文件管理中引入其標(biāo)準(zhǔn)，從而使電子文件的檔案管理變得更加的方便、快捷。本文首先對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件管理所存在的問題進(jìn)行了闡述，然后提出如何引入標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)科技檔案電子文件管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)科技檔案；電子文件管理

電子文件的規(guī)范化是當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的重要組成部分，對(duì)于社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展有著重要的意義，企業(yè)中的科技檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的推進(jìn)作用，所以對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件管理是當(dāng)前的必然趨勢，在當(dāng)前企業(yè)科技檔案電子文件管理所存在的思想理念相對(duì)比較落后、管理手段相對(duì)單一的情況，在企業(yè)科技檔案電子文件管理中引入標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的必然趨勢，所以要將其企業(yè)科技檔案電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化，以此來保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的規(guī)范性、簡捷性。

一、企業(yè)科技檔案電子文件管理中所存在的問題

（一）工作人員專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。由于企業(yè)科技檔案電子文件管理工作的相關(guān)工作人員的不同差異性，對(duì)于企業(yè)科技檔案電子文件的歸檔工作，存在著因工作人員理解能力的不同所造成出現(xiàn)對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件分類歸檔等方面的問題，從而出現(xiàn)相關(guān)企業(yè)科技檔案電子文件整理歸納不夠準(zhǔn)確，無法及時(shí)、準(zhǔn)確的反映出科研項(xiàng)目的進(jìn)展過程。

（二）電子文件與存儲(chǔ)載體的發(fā)展速度存在差異。基于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)狀，其電子文件的讀取媒介的發(fā)展日新月異，如果相應(yīng)的存儲(chǔ)載體的更新跟不上電子文件的讀取媒介的發(fā)展速度，會(huì)出現(xiàn)因文件過期導(dǎo)致其文件無法正常讀取，在一定程度上造成了企業(yè)科技檔案電子文件內(nèi)容的缺失。

（三）電子文件因其相對(duì)比較容易更改的特點(diǎn)，造成了在電子文件的權(quán)威性以及真實(shí)性等方面上受到了一定程度上的懷疑和挑戰(zhàn)。

（四）電子文件的安全性受到威脅。因其電子文件的特性，通常情況下電子文件是在傳輸設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等方面使用，在一定程度上威脅到了電子文件的安全性，容易出現(xiàn)電子文件內(nèi)容被竊取以及損壞。

（五）電子文件的兼容性相對(duì)比較不同。因電子文件在存儲(chǔ)的格式上相對(duì)比較多樣化，具有相對(duì)比較多的種類，而對(duì)于其軟件產(chǎn)品功能的豐富多樣，容易造成電子文件的兼容性具有一定程度上的差異性。

二、企業(yè)科技檔案電子文件管理如何引入標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)措施

科技檔案電子文件的推廣和普及是未來社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的必然趨勢，但基于當(dāng)前企業(yè)科技檔案電子文件管理中的現(xiàn)狀，要引入其標(biāo)準(zhǔn)，使其企業(yè)科技檔案電子文件管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的效率和質(zhì)量。

（一）正確認(rèn)識(shí)國家標(biāo)準(zhǔn)的重要作用，并對(duì)國家標(biāo)準(zhǔn)加以足夠的重視，深入貫徹國家標(biāo)準(zhǔn)，積極推廣和應(yīng)用國家標(biāo)準(zhǔn)。例如，《GB/T2.286.1—2009 CAD 文獻(xiàn)管理長期保持的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A—1）的使用》、《GB/T 18894—2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《GB/T 17678.1—1999 CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》等。

（二）嚴(yán)格規(guī)范其體制。對(duì)于企業(yè)科技檔案電子文件的存檔格式、命名原則等部分做到嚴(yán)格規(guī)范，并對(duì)其企業(yè)科技檔案電子文件的分類和屬性加以檢查，減少文件歸檔的風(fēng)險(xiǎn)性，其標(biāo)準(zhǔn)體制要做到與國家政策法規(guī)相符合，同時(shí)，要考慮到國家進(jìn)步和發(fā)展的趨勢，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、系統(tǒng)、健全的標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建。

（三）嚴(yán)格規(guī)范其過程。對(duì)于企業(yè)科技檔案電子文件的形成——制作——?dú)w納等每個(gè)部分要以標(biāo)準(zhǔn)化觀念來進(jìn)行，形成一個(gè)規(guī)范的、系統(tǒng)的企業(yè)科技檔案電子文件管理標(biāo)注化理念，從而做到對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件管理全過程的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，保證企業(yè)科技檔案電子文件管理的有效性。

（四）加大對(duì)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的科研力度，對(duì)于企業(yè)科技檔案電子文件歸檔的審批手續(xù)、管理權(quán)限、細(xì)化錄入等，要加強(qiáng)其管理力度，保證企業(yè)科技檔案電子文件可以準(zhǔn)確、安全以及完整的錄入，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案電子文件的有效管理，確保企業(yè)科技檔案電子文件的系統(tǒng)共享性。

（五）確保企業(yè)科技檔案電子文件管理等級(jí)系統(tǒng)的有效構(gòu)建。也就是對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件的收集、整理、歸納、存儲(chǔ)以及后續(xù)更改等流程，以此確保企業(yè)科技檔案電子文件的真實(shí)性、有效性。

（六）加大對(duì)專業(yè)性技術(shù)人才的培養(yǎng)力度。重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)以及綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)其相關(guān)工作人員各方面能力的全面提高。要以標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)科技檔案電子文件管理工作作為重點(diǎn)，統(tǒng)一化企業(yè)科技檔案電子文件管理工作人員的日常歸檔工作。在一定程度上首先使用具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)技術(shù)的人員從事企業(yè)科技檔案電子文件管理工作，對(duì)于科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、評(píng)審等過程要確保其企業(yè)科技檔案電子文件管理工作人員的全程參與，以此更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案的電子文件管理工作。

（七）企業(yè)科技檔案電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)具有持續(xù)性的、相對(duì)比較漫長的過程，所以在對(duì)企業(yè)科技檔案電子文件管理引入標(biāo)準(zhǔn)的過程中，對(duì)于電子文件的歸檔也要予以足夠的重視，保證電子文件的歸檔與企業(yè)科技檔案電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理同步發(fā)展、共同進(jìn)步。

三、結(jié)語

本文首先對(duì)當(dāng)前企業(yè)科技檔案電子文件管理中所存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的研究和分析，然后針對(duì)其企業(yè)科技檔案電子文件管理的實(shí)際情況，提出了在企業(yè)科技檔案電子文件管理中如何隱去標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)措施。

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