論無紙化辦公為檔案工作帶來的利與弊

張琳

摘要：近年來，隨著科學技術的不斷發(fā)展，很多辦公的方式都已經(jīng)開始向無紙化辦公方向轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也是如此，無紙化辦公的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來很大的便利，與此同時也出現(xiàn)了一些問題，要想使得無紙化辦公更好地促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就要解決好實際工作中的問題。筆者通過對無紙化辦公的利弊進行介紹，提出幾點解決的措施，僅供參考。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；利；弊

由于長期在辦公室工作，每次遇到階段總結(jié)，上級檢查忙著整理材料時，與同事時常開玩笑，你今天又砍了多少顆樹？也時常感嘆紙張的浪費、文件的繁瑣和檢索的困難。一年又一年的紙質(zhì)檔案也占據(jù)了不少的辦公室的空間，相當于當下大量的現(xiàn)代化辦公設備、發(fā)達的通訊網(wǎng)絡而言，傳統(tǒng)式的紙質(zhì)文件材料使用、運轉(zhuǎn)實在是人力、物力的巨大浪費，同時也造成了環(huán)境的污染破壞?？茖W發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、節(jié)能減排、提高效率的理念已在人們腦海中得到認可，我們更需要做的是把這一思想理念付諸實踐—我們需要無紙化辦公。無紙化辦公在辦公效率與質(zhì)量的提升方面的確起到了極大促進作用。俗話說“有利必有弊”。雖然無紙化辦公對檔案工作的開展帶來了諸多正面影響，但同樣也存在一些負面影響，對檔案工作的開展帶來了諸多困難。下面我就談談無紙化辦公為檔案工作所帶來的利與弊。

一、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的利好

第一，改變了檔案的媒介方式與傳遞方式。首先，從媒介方式來看，在無紙化辦公環(huán)境下，磁盤、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流、移動存儲等載體將取代傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙張、膠片，這樣的轉(zhuǎn)變無疑將對檔案管理工作的所有環(huán)節(jié)帶來影響。其次，從傳遞方式上來看，在無紙化辦公環(huán)境下，計算機網(wǎng)絡技術將取代傳統(tǒng)的人工傳遞，通過對現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術的利用能夠跨越時間與空間的限制，實現(xiàn)對檔案信息的實施檢索與傳遞，將進一步推動檔案管理的自動化發(fā)展。第二，改變了檔案文件的建立方式與存儲方式。在傳統(tǒng)“單機版”的檔案系統(tǒng)下，檔案文件的建立主要是依靠鍵盤輸入，而無紙化辦公環(huán)境下的建立方式將更具多樣性，如攝像、掃描等。與此同時，存儲的方式也將由磁盤存儲備份、單機硬盤備份轉(zhuǎn)變?yōu)榉掌骷写鎯蛟拼鎯Φ姆绞?，這樣的存儲勢必將更具完整性、安全性，在檔案的查閱上也更加簡便、快捷。第三，促進檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展。以往，在利用計算機對檔案進行管理時，基本上都是在信息的二次利用上，而要想讓檔案二次信息的存儲與利用轉(zhuǎn)變成為一次信息的存儲與利用就必須將“單機版”的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成為“網(wǎng)絡版”。顯然，無紙化辦公即能夠?qū)崿F(xiàn)這一點，通過對單機版信息的提取來構造網(wǎng)絡版系統(tǒng)，最終實現(xiàn)信息的共享。

二、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的弊端

第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在無紙化辦公環(huán)境下，檔案資料起草的原始文稿都是在計算機上直接完成的，這就使得檔案的原始文件無法產(chǎn)生紙質(zhì)稿；而對于電子文稿大都只保存最后的定稿，這樣對于領導的修改痕跡，無法在電子文件中得到體現(xiàn)。第二、無紙化檔案信息無法保證可讀性。我國傳統(tǒng)的檔案管理方式都是對紙質(zhì)的檔案進行管理，無紙化的檔案管理都是對電子信息進行管理，這種管理方式極大地方便了工作人員的工作，但是由于技術問題的限制，會因為一些硬件設施的損壞，使得檔案信息丟失，或者是暫時不可查看的現(xiàn)象，就會嚴重影響工作的正常開展。第三，難以判斷檔案是否具有原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案有別于圖書、情報、資料等其他信息，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效力，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)。在辦公自動化系統(tǒng)中，一切都是在電腦上完成，它便于修改，便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在，也就談不上具有法律憑證的作用。第四，網(wǎng)絡傳輸?shù)牟话踩?。隨著黑客攻擊、竊取手段的不斷提高，網(wǎng)絡的不安全性也隨之增加，機關檔案涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等，一旦保密信息被泄露，將造成不可預估的損失。

三、當前應采取的對策

第一，我們要探索并完善紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理機制。就長期保存來說，紙質(zhì)文件明顯優(yōu)于電子文件。但就反復的檢索與利用而言，電子文件則具備了較大的優(yōu)勢。因此，為了進一步增強檔案管理工作的實效性，我們理應將紙質(zhì)檔案與電子檔案這兩種載體文件在一定階段內(nèi)進行并存，簡單來說就是在電子文件存入到光盤或硬盤之后，再通過打印輸出紙質(zhì)文件后才完成保存處理。這里需要注意的是，由于電子文件具有虛擬性特征，缺少了傳統(tǒng)管理中的驗證環(huán)節(jié)，所以我們理應做好定期定時的備份工作，預防信息丟失的問題出現(xiàn)。

第二，使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結(jié)構只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構。

第三，檔案人員知識結(jié)構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。

綜上所述，紙質(zhì)檔案擁有電子檔案所沒有的優(yōu)勢特點，所以在未來無紙化辦公的世界里紙質(zhì)檔案仍占有不可替代的地位。但是在當今信息化社會，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前以及今后很長一段時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自所長相輔相成，為社會發(fā)揮其巨大的作用。

參考文獻

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