中職院校辦公室檔案管理規(guī)范化研究

李東振

【摘 要】中職學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一就是檔案管理，只有對中職學(xué)校的檔案管理進(jìn)行不斷的完善才能做出正確評估，全面考核學(xué)生和老師，使學(xué)校檔案可以得到科學(xué)高效的管理，從而使學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量得到提高。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化措施

辦公室檔案管理工作隨著中職院校辦學(xué)的逐漸完善變得更加的規(guī)范化。辦公室的檔案把學(xué)校發(fā)展歷史記錄在內(nèi)，是它是學(xué)校教育工作中非常重要的組成部分，檔案會隨著辦學(xué)時間而不斷積累，所以一定要規(guī)范進(jìn)行辦公室檔案管理，把管理水平提高，這樣才可以促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理的進(jìn)一步發(fā)展。

一、中職檔案管理規(guī)范化的必要性

中職學(xué)校檔案工作不是一朝一夕形成的，它是學(xué)?；蛘邆€人在一個持續(xù)時間段內(nèi)在工作和教學(xué)管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。學(xué)校檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了學(xué)校各種歷史性的決策以及建設(shè)方向，記錄了學(xué)校的發(fā)展以及各種成功，它是學(xué)校在市場競爭中增加的重要資本。進(jìn)行檔案管理工作是中職教育發(fā)展要求，同時也在我國中等職業(yè)教育中占有重要地位。我國不斷培養(yǎng)技術(shù)和實(shí)用性人才，用復(fù)合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專業(yè)型人才教育方法。不斷加強(qiáng)檔案管理工作可以使中職院校培養(yǎng)更好的人才進(jìn)行正確方向的提供。另外，規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作可以使中職院校教學(xué)教學(xué)水平得到提高，可以提供理論依據(jù)促進(jìn)中職院校的發(fā)展，可以在對學(xué)生技能培養(yǎng)強(qiáng)調(diào)的同時對教學(xué)的日常管理以及質(zhì)量、學(xué)籍以及教學(xué)環(huán)節(jié)等工作的開展有促進(jìn)作用，最終提高我校教育教學(xué)水平。做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫的作用更好的發(fā)揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進(jìn)行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。

二、中職院校辦公室檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）沒能普及自動化管理方式

自動化管理方面沒能全面普及，部分學(xué)校依然采用傳統(tǒng)檔案管理方式，傳統(tǒng)管理方式單一，工作量大，工作速度低，工作時間長，效率低下，同時也會把檔案管理人員整理檔案的速度進(jìn)行限制。出現(xiàn)這種情況的原因有：第一部分學(xué)校沒有認(rèn)知到檔案管理的重要性，所以不夠重視檔案管理工作，對于檔案管理沒有投入較大的財力。第二，盡管部分學(xué)校已經(jīng)投入財力進(jìn)行先進(jìn)檔案管理設(shè)備的購買，但是管理人員沒有熟練掌握操作，所以無法體現(xiàn)設(shè)備的先進(jìn)性。第三，部分檔案管理人員缺乏現(xiàn)代辦公意識，依然習(xí)慣用傳統(tǒng)落后的手工操作管理方式。

（二）檔案管理信息化的問題

信息化程度不高是中職院校管理辦公室檔案時最凸顯的問題。相關(guān)人員熟悉技術(shù)和裝備并且靈活的運(yùn)用是信息化管理的重要條件，但是目前現(xiàn)狀是大多數(shù)辦公室管理人員沒有經(jīng)過信息技術(shù)培訓(xùn)，所以不了解如何利用信息技術(shù)。信息資源開發(fā)人員缺乏，人員開發(fā)速度無法追趕社會進(jìn)步腳步，所以為了進(jìn)行檔案管理的信息化，需要加大力度培養(yǎng)管理人員素質(zhì)。

（三）檔案管理容易被忽視

辦公室檔案管理需要管理學(xué)生和教師以及科研和外部聯(lián)系的相關(guān)資料。重要院校辦公室沒有專業(yè)檔案管理人員，檔案管理容易被忽略，成為可有可無的職位。人們沒有對檔案管理工作有充分認(rèn)識，只是單一的以為把資料分類就是檔案管理工作，對檔案管理工作的重要性進(jìn)行忽視。

三、中職院校辦公室檔案管理工作規(guī)范化的辦法

（一）正確的認(rèn)識教學(xué)和檔案管理規(guī)范化之間的關(guān)系

辦公室檔案管理的規(guī)范化，有利于學(xué)校教學(xué)工作順利進(jìn)行以及教學(xué)質(zhì)量的提高。檔案的資料可以為領(lǐng)導(dǎo)和行政人員進(jìn)行教學(xué)改革提供理論依據(jù)，在分析檔案資料后得出正確的結(jié)論，下達(dá)命令，有效利用檔案資料可以幫助教學(xué)工作順利開展。所以說，辦公室檔案管理工作與教學(xué)管理息息相關(guān)。

（二）提升管理人員的工作素養(yǎng)

為了科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理，學(xué)校要注意把工作人員的工作素養(yǎng)提升，這樣才能更好的進(jìn)行檔案資料的管理并且對資料內(nèi)的各類信息進(jìn)行有效的應(yīng)用。以下是提高檔案管理人員素養(yǎng)的重要措施：第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行檔案管理的招聘時要注意對人員的道德素養(yǎng)進(jìn)行考察，只有工作能力與職業(yè)素養(yǎng)共同擁有的人才能進(jìn)行學(xué)校檔案的管理工作。第二，需要定期組織檔案管理人員收集專業(yè)化的檔案知識，利用先進(jìn)的工作理念落實(shí)檔案管理工作，考核相關(guān)人員，這樣才能把檔案管理人員的管理能力進(jìn)行提高，進(jìn)而把管理理念轉(zhuǎn)變。第三，學(xué)校要加大力度培訓(xùn)檔案管理人員，對人員的家庭和生活情況進(jìn)行管理，促進(jìn)工作人員的積極性。

（三）檔案管理做到信息化和保密性

信息化的檔案管理能夠幫助學(xué)校方便快捷地進(jìn)行檢索，能夠讓教師和學(xué)生更好地了解學(xué)校的概況。建立信息化的檔案管理，能夠長久有效地保存學(xué)校的資料，并且能夠?qū)n案里面的內(nèi)容快速提取并且選擇重要的信息來完成教學(xué)管理，能夠?yàn)閷W(xué)科的建設(shè)提供重要的信息，并幫助學(xué)校進(jìn)行信息資源的開發(fā)。

要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。

（四）檔案在線服務(wù)提升服務(wù)質(zhì)量

檔案在線服務(wù)，能讓人們及時準(zhǔn)確地獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務(wù)”的檔案管理理念，明確服務(wù)方向，端正檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提升服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)中做到熱情和主動，跟進(jìn)后勤工作的同時強(qiáng)化學(xué)校的檔案服務(wù)，挖掘出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主。

四、結(jié)語

開展檔案信息化建設(shè)的重要保障就是要進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理和創(chuàng)新發(fā)展。學(xué)校要加大力度進(jìn)行檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息化管理方式科學(xué)有效的進(jìn)行檔案管理工作，只有做好檔案管理工作，才能發(fā)貨其真正價值，為中職院校的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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