基于服務(wù)鏈的檔案管理一站式服務(wù)探索

朱黎琴

漯河市城市建設(shè)檔案館，河南漯河 462000

1 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

目前，多數(shù)城建檔案館大多都開(kāi)展了相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案館的很多業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，并開(kāi)展了一些電子檔案的業(yè)務(wù)，但是在構(gòu)建城建檔案館的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的過(guò)程中，沒(méi)有讓信息共享和協(xié)同辦公參與進(jìn)來(lái)。其主要表現(xiàn)在：多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都不是同一個(gè)時(shí)間段制作的，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)也是獨(dú)立建設(shè)、獨(dú)立運(yùn)行。沒(méi)有一個(gè)整體的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，這就是信息相對(duì)孤立，不能進(jìn)行橫向連接，制約了信息的共享。另外，在設(shè)計(jì)之初的設(shè)計(jì)理念也不夠先進(jìn)，只考慮了管理者即檔案館的業(yè)務(wù)，并沒(méi)有整合所有參與者的需求，導(dǎo)致軟件應(yīng)用起來(lái)信息不對(duì)稱(chēng)。

城建檔案服務(wù)需要的的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該是既兼顧管理也能兼顧服務(wù)的復(fù)雜的系統(tǒng)，所以，系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循城建檔案的工作流程和方法進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。避免考慮不全面，顧此失彼，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)能夠發(fā)揮最好的效果，達(dá)到利益最大化。因此，文章通過(guò)深入的研究論證，引入“服務(wù)鏈”的理論，探索城建檔案管理“一站式服務(wù)”的思路。

2 服務(wù)鏈的引用

政府的基本職能就是服務(wù)公眾，政府的一切發(fā)展都是以這個(gè)為目標(biāo)的。檔案館也應(yīng)遵循這個(gè)目標(biāo)，為工作提供全方位、全過(guò)程的服務(wù)。這樣既滿(mǎn)足了公眾的需求，同時(shí)也為檔案館塑造了良好的形象。

城建檔案的服務(wù)過(guò)程可以分為以下幾個(gè)階段：服務(wù)鏈的第一個(gè)階段是提供一些政務(wù)信息、項(xiàng)目信息、公共指導(dǎo)及政策法規(guī)等信息；服務(wù)鏈的第二階段是為建設(shè)單位、施工單位提供網(wǎng)上報(bào)建、責(zé)任書(shū)下載、材料上傳、申請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、上傳電子檔案等服務(wù)；服務(wù)鏈的第三階段是提供主管部門(mén)的線(xiàn)上指導(dǎo)、審核、驗(yàn)收等職能；服務(wù)鏈的第四階段是為公眾提供檔案的查詢(xún)、利用等服務(wù)；第五階段是檔案館內(nèi)部對(duì)于館藏檔案的統(tǒng)計(jì)分析，為政府提供數(shù)據(jù)分析。只有將上述幾個(gè)階段結(jié)合起來(lái)，才能形成完整的服務(wù)鏈，從而來(lái)共同支持檔案館、質(zhì)監(jiān)站、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位和公眾。

檔案館、質(zhì)監(jiān)站等即為“商戶(hù)”，公共大眾、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位等即為“客戶(hù)”?！吧虘?hù)”的最終目的是為“客戶(hù)”提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為了達(dá)到這個(gè)目的，必須建立一個(gè)城建檔案管理整體系統(tǒng)。城建檔案服務(wù)鏈?zhǔn)疽鈭D如圖1所示。

圖1 城建檔案服務(wù)鏈?zhǔn)疽鈭D

3 檔案館電子檔案一站式服務(wù)的含義

檔案館電子檔案一站式服務(wù)的含義一共包括三層：第一，城建檔案館將城建檔案電子化，使城建檔案利用率達(dá)到最大化；第二，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)服務(wù)；第三，需要對(duì)各個(gè)協(xié)作單位和各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程和工作方式進(jìn)行優(yōu)化組合，便于管理和實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以，一站式服務(wù)不僅是將檔案館內(nèi)部管理和運(yùn)作進(jìn)行電子化，也是將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式在一站式服務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和成熟，城建檔案的一站式服務(wù)也是大勢(shì)所趨，是未來(lái)發(fā)展的必然方向。

4 先進(jìn)案例分析

我們對(duì)幾個(gè)現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行了調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的這類(lèi)系統(tǒng)都有著這樣那樣的不足之處，關(guān)鍵集中在整體工作流程不閉合，邏輯不清晰，不能突出檔案館的服務(wù)功能。有的系統(tǒng)還是比較可取的，開(kāi)發(fā)理念也比較先進(jìn)，比較符合現(xiàn)在的流程要求和服務(wù)功能。下面結(jié)合漯河市城市建設(shè)檔案館的情況，闡述下基于服務(wù)鏈的城建檔案管理和服務(wù)的建設(shè)方案。

4.1 系統(tǒng)概況

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)按照檔案的全生命周期理論，從檔案的形成抓起，重在提高檔案的質(zhì)量，一直到檔案后期的查檔利用、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘，直至檔案內(nèi)容級(jí)的大數(shù)據(jù)分析來(lái)完成。目標(biāo)是改變目前檔案館的被動(dòng)式的查檔服務(wù)模式，力求做到主動(dòng)給相關(guān)部門(mén)提供數(shù)據(jù)服務(wù)的模式，充分利用檔案館的寶貴財(cái)富。產(chǎn)品線(xiàn)可自成體系，從工程的報(bào)建、電子檔案制作、電子檔案接收審核、電子檔案查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析一直到檔案數(shù)據(jù)挖掘等形成一站式的服務(wù)系統(tǒng)。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)與實(shí)體服務(wù)相結(jié)合、線(xiàn)上服務(wù)與線(xiàn)下服務(wù)相結(jié)合的一體化新型服務(wù)模式，通過(guò)體系搭建最終能夠?qū)崿F(xiàn)各類(lèi)業(yè)務(wù)審批及電子數(shù)據(jù)在軟件平臺(tái)的集中管理、匯總與共享。

4.2 系統(tǒng)的構(gòu)成

4.2.1 電子檔案的生成與報(bào)驗(yàn)

（1）電子檔案的編制。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)前端電子檔案的管控，應(yīng)對(duì)電子檔案的編制進(jìn)行統(tǒng)一的管理，給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位提供方便，為他們提供統(tǒng)一電子檔案的編制系統(tǒng)，系統(tǒng)中的表格應(yīng)滿(mǎn)足國(guó)家及地方對(duì)檔案的管理要求，包含現(xiàn)行規(guī)范的各種表格，以滿(mǎn)足對(duì)各個(gè)應(yīng)用單位的現(xiàn)實(shí)需求。按照項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)和文件級(jí)、內(nèi)容級(jí)五級(jí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)的電子檔案的收集、整理、組卷。

（2）電子檔案報(bào)驗(yàn)。利用信息化的手段，搭建與建設(shè)工程主體單位零距離服務(wù)的信息資源共享的系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)工程檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，保障工程檔案與施工同步形成。做到及時(shí)形成文件，既可以做到實(shí)時(shí)上傳、實(shí)時(shí)指導(dǎo)，還可以按照工程階段上報(bào)，做到分階段審核。保障檔案的接收質(zhì)量，為城市建設(shè)信息資源的積累打下良好基礎(chǔ)。

（3）主管部門(mén)對(duì)電子檔案的協(xié)同審核。在一個(gè)系統(tǒng)中，多部門(mén)系統(tǒng)協(xié)同辦公，根據(jù)檔案形成的階段，可實(shí)現(xiàn)監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)站和檔案館的多方對(duì)電子檔案的審核。將所有主管部門(mén)集合到一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“服務(wù)鏈”的理念，為相關(guān)單位減少了很多繁瑣線(xiàn)下工作，并且能夠跟蹤及管理檔案的收集進(jìn)度和審核進(jìn)度，以便更好地服務(wù)社會(huì)。

4.2.2 城建檔案綜合信息集中式管理

通過(guò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的檔案整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、查詢(xún)、檔案編研等檔案管理全過(guò)程的計(jì)算機(jī)集成化管理。并實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收審核及電子檔案的自動(dòng)導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)電子檔案的零著錄。

4.2.3 數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)和信息統(tǒng)計(jì)分析

應(yīng)實(shí)現(xiàn)全市各種檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析，如：城建檔案工作基本情況；城建檔案利用情況；城建檔案工作基本情況；城建檔案館藏檔案分類(lèi)統(tǒng)計(jì)；城建檔案移出、銷(xiāo)毀情況；城建檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)；檔案進(jìn)館率；檔案員年齡分布情況、檔案員從業(yè)時(shí)間分段統(tǒng)計(jì)等，統(tǒng)計(jì)式樣靈活，可以包含表格、餅狀圖、柱狀圖等，并且便于導(dǎo)出。

同時(shí)，還應(yīng)提供諸如：一段時(shí)間內(nèi)、一定區(qū)域內(nèi)的工程的建筑面積、造價(jià)統(tǒng)計(jì)；某區(qū)域的停車(chē)位統(tǒng)計(jì)；綠色建筑統(tǒng)計(jì)；房屋使用年限統(tǒng)計(jì)（可以分民用、）商用、公用等各個(gè)類(lèi)型；建筑物高度、層數(shù)統(tǒng)計(jì)。

4.2.4 城建檔案的對(duì)外展示與服務(wù)

城建檔案信息網(wǎng)承擔(dān)著對(duì)外展示與服務(wù)的功能，應(yīng)提供城建檔案政策法規(guī)、新聞等信息發(fā)布、信息檢索、信息查詢(xún)、預(yù)約查檔、在線(xiàn)查檔等功能，方便百姓辦事。

4.2.5 移動(dòng)服務(wù)

充分利用先進(jìn)的理念，構(gòu)建“掌上檔案館”，協(xié)同其他相關(guān)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的政府的服務(wù)理念，通過(guò)手機(jī)應(yīng)可實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）為社會(huì)提供公告公示、辦事指南、相關(guān)規(guī)范等信息查看，達(dá)到了信息公示的目的；

（2）通過(guò)和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，提供檔案驗(yàn)收進(jìn)度、網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢(xún)、在線(xiàn)指導(dǎo)等服務(wù)內(nèi)容，從而為相關(guān)工作人員提供信息交互的便捷平臺(tái)；

（3）提供預(yù)約查檔以及在線(xiàn)查檔，提高查檔效率。

5 結(jié)語(yǔ)

構(gòu)建城建檔案服務(wù)管理的終極目標(biāo)，就是為社會(huì)提供以“服務(wù)鏈”為紐帶的一站式服務(wù)。這就需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對(duì)原有的工作機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，研發(fā)出能為公眾提供一系列便利服務(wù)的城建檔案管理服務(wù)體系。本文通過(guò)對(duì)“服務(wù)鏈”的引申和對(duì)實(shí)際例子的探究，為城建檔案管理提供了全新的思路。本文提出的實(shí)例系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像檔案）在管理過(guò)程中的集中、協(xié)調(diào)與動(dòng)態(tài)監(jiān)控，即實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程的報(bào)建登記、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)審核、預(yù)驗(yàn)收、檔案收集與移交、檔案整理、數(shù)字化、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、檔案查詢(xún)、利用、銷(xiāo)毀等檔案管理全過(guò)程的計(jì)算機(jī)集成化管理，優(yōu)化了管理，從而更好地為社會(huì)服務(wù)。