關(guān)于提高檔案管理工作效率的思考

宋偉

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-255-01

摘要 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，目前很多單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的方式，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率比校低。本文主要分析了目前檔案管理工作中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 提高 檔案管理 工作效率 思考

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員綜合素質(zhì)有待提升

很多單位的負(fù)責(zé)人沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此也沒有足夠的重視。導(dǎo)致在招聘檔案管理人員的時(shí)候沒有對(duì)專業(yè)性做出要求，這些人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候只是將其堆放在架子上或是放在檔案盒里，沒有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和規(guī)劃，導(dǎo)致在實(shí)際工作中不能充分發(fā)揮出檔案的作用。一些檔案管理人員的素質(zhì)比較低，工作態(tài)度不認(rèn)真，很難有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理。單位發(fā)展的過程中涉及到的檔案比較多，繁多的檔案對(duì)管理人員提出了更高的要求，如果檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低的話，那么就不能有效的解決檔案管理過程中發(fā)生的各種問題，從而降低檔案管理工作的效率。

（二）相關(guān)管理軟件普砌變不高

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候都使用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是一些檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能適應(yīng)新的技術(shù)。這樣就會(huì)導(dǎo)致一些單位仍然在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但是隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和查閱，十分不方便。

（三）利用率低及重復(fù)歸檔問題

很多單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候使用的都是比較傳統(tǒng)的管理制度，傳統(tǒng)管理制度中進(jìn)行借閱的的時(shí)候步驟比較多，比如借閱的時(shí)候首先應(yīng)該填寫檔案借閱表，然后由主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案管理員復(fù)核之后才能進(jìn)行借閱，一些人員想要查看檔案的時(shí)候往往會(huì)由于借閱比較麻煩而放棄借閱，這樣就使得檔案的利用率大大降低，不能充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。根據(jù)紙質(zhì)檔案相關(guān)管理辦法，某些文件需要永久保管，這樣一級(jí)單位和二級(jí)單位都會(huì)保存同一份文件，這樣在若干年后進(jìn)館的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)歸檔的問題。

二、關(guān)于提升檔案管理工作的思考

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想保證檔案管理工作效率有所提高，首先應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先應(yīng)該保證檔案管理人員具有一定的專業(yè)性月卜目還要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)技能的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的技能水平不斷提高。要讓相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和重要性，使得檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)有所提高。同時(shí)還應(yīng)該定期的對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行考核，并實(shí)行一定的獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性。

（二）強(qiáng)化與檔案管理工作有關(guān)軟件的開發(fā)

目前很多單位的檔案管理內(nèi)容比較多，如果還使用傳統(tǒng)的管理方式，就會(huì)使檔案管理工作的效率降低。現(xiàn)在一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案的查閱，還可以高效的對(duì)檔案進(jìn)行管理，比如實(shí)現(xiàn)一些收集、分析等技術(shù)性的工作，充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)軟件的作用。因此要大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的使用，并且加大相關(guān)資金的投人力度，積極的開發(fā)出適合檔案管理工作的計(jì)算機(jī)軟件，使得檔案管理工作的效率有所提高。

（三）提高檔案的利用價(jià)值

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也逐漸暴露出了很多的弊端，使用紙質(zhì)檔案需要浪費(fèi)大量的紙張，不符合現(xiàn)在生態(tài)環(huán)保的理念，而且檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理以及存檔的時(shí)候，經(jīng)常需要花費(fèi)大量的時(shí)間。一些人員需要借閱檔案的時(shí)候會(huì)由于比較繁多的傳統(tǒng)借閱流程而放棄借閱，這樣也會(huì)使檔案處于長(zhǎng)期無(wú)人問津的狀態(tài)，降低檔案的利用價(jià)值。因此要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)使用培訓(xùn)，逐步用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，這樣進(jìn)行檔案整理和使用的時(shí)候只需要通過計(jì)算機(jī)就可以完成，充分發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。

（四）完善檔案管理相關(guān)制度

雖然很多單位已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，并且也建立了一些檔案管理制度。但是在實(shí)際的工作中，除了相關(guān)制度不完善之外，檔案管理人員的執(zhí)行力度比較低也是一個(gè)重要的問題。相關(guān)單位需要借鑒國(guó)內(nèi)外比較先進(jìn)的檔案管理方式，將一些比較繁瑣的方式進(jìn)行精簡(jiǎn)，建立起比較高效完善的檔案管理制度。因此在建立完善的檔案管理制度前提下，要讓檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的理念和好的做法，讓檔案管理人員能夠懂得守法，并且進(jìn)一步提高制度的執(zhí)行力。

（五）加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

目前很多單位的檔案管理意識(shí)比較淡薄，使得檔案管理工作不能有效的進(jìn)行，因此要通過加強(qiáng)檔案管理的管理意識(shí)來(lái)提高檔案管理工作的效率。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式讓相關(guān)人員了解到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性，并且除了提高單位管理者的意識(shí)外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)意識(shí)，充分的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作影響著單位的正常運(yùn)行，隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足辦公自動(dòng)化的需要。單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并且積極的使用一些先進(jìn)的管理軟件，使得檔案管理工作的效率得到提高，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發(fā)，2015 （24）：158-158.