ERP系統(tǒng)企業(yè)成本管理模式優(yōu)化及應(yīng)用

孫長峰

一、 ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢

ERP系統(tǒng)（即企業(yè)資源計(jì)劃）是指建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上，以全新的系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)所有者及經(jīng)營管理人員進(jìn)行決策管理的平臺(tái)。ERP系統(tǒng)包括ERP管理思想、ERP管理系統(tǒng)和ERP軟件產(chǎn)品三個(gè)層次，是涵蓋財(cái)務(wù)、原材料、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售等具有較高專業(yè)水平的一套企業(yè)綜合管理的軟件系統(tǒng)。

1.合理安排資金，提高資金周轉(zhuǎn)效率。企業(yè)使用ERP系統(tǒng)可以保證倉儲(chǔ)、生產(chǎn)加工和銷售等部門獲得直觀和實(shí)時(shí)的供求數(shù)據(jù)，企業(yè)信息一目了然，企業(yè)管理者和各個(gè)生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)部門據(jù)此可以相互協(xié)調(diào)配合，合理安排規(guī)劃，幫助企業(yè)從原材料購入、產(chǎn)品與產(chǎn)成品的調(diào)配和加工、轉(zhuǎn)運(yùn)等環(huán)節(jié)合理規(guī)劃和利用庫存。對于釋放內(nèi)部資源消耗，規(guī)避生產(chǎn)物資成本價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金周轉(zhuǎn)效率具有顯著效果。手機(jī)等電子產(chǎn)品對庫存產(chǎn)成品變現(xiàn)要求更為迫切，因?yàn)樵擃惍a(chǎn)品更新?lián)Q代周期較短，一旦供求信息改變，產(chǎn)成品短時(shí)間內(nèi)無法處理就會(huì)造成產(chǎn)品積壓，占用大量資金。基于這種情況小米、蘋果等手機(jī)品牌也只能采取降價(jià)銷售策略以減輕損失。

2.靈活調(diào)整生產(chǎn)，提高生產(chǎn)效率。ERP系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸，幫助經(jīng)營者實(shí)時(shí)控制生產(chǎn)資料在不同部門之間的調(diào)配，改被動(dòng)需要為合理及時(shí)供給，并減少由于物資供求時(shí)差而造成的停產(chǎn)停工現(xiàn)象。例如有明顯上下游關(guān)系的企業(yè)，上游的生產(chǎn)資料完成情況和供給效率嚴(yán)重制約下游生產(chǎn)單位。進(jìn)而減少了企業(yè)內(nèi)部資源的浪費(fèi)，生產(chǎn)流程暢通進(jìn)而提高員工的生產(chǎn)效率。

3.有效傳遞數(shù)據(jù)，提高信息正確度。一方面，企業(yè)所有生產(chǎn)經(jīng)營過程及各個(gè)部門運(yùn)營數(shù)據(jù)信息能夠做到實(shí)時(shí)傳輸，企業(yè)可以根據(jù)自己的需要第一時(shí)間了解到自己關(guān)心的信息。據(jù)此為降低運(yùn)營成本提供直觀可靠地?cái)?shù)據(jù)支撐。除此之外，由于系統(tǒng)高度自動(dòng)化，直接減少了企業(yè)人力資源的投入，并且有效規(guī)避了人為差錯(cuò)的產(chǎn)生及其帶來的糾錯(cuò)等額外工作量。另一方面由于企業(yè)高度集中在系統(tǒng)管理平臺(tái)，企業(yè)管理人員和各個(gè)生產(chǎn)銷售部門員工可以依據(jù)各自權(quán)限直接查找需要的數(shù)據(jù)，打破了部門之間的壁壘，減少了額外的成本支出。

4.改善經(jīng)營管理，提高企業(yè)利潤率。ERP作為一個(gè)高度集合和信息化系統(tǒng)平臺(tái)，將企業(yè)內(nèi)部和外部可控資源納入整個(gè)供應(yīng)鏈，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)采購、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、運(yùn)輸、銷售等系列生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)，并合理控制各環(huán)節(jié)資金、人員、時(shí)間等資源的安排利用?？s短原料到產(chǎn)成品的工時(shí)耗費(fèi)和交貨時(shí)間，高效的生產(chǎn)效率不僅能獲得客戶的好感，拓展銷售渠道，還為建立長期穩(wěn)定的客戶關(guān)系打下良好基礎(chǔ)，并能快速靈活應(yīng)對市場變化，提高企業(yè)生存能力。

5.實(shí)現(xiàn)成本核算高度自動(dòng)化，提高財(cái)務(wù)管理能力。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)各個(gè)部門和環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)匯集，如訂單量、原材料儲(chǔ)備、半成品加工進(jìn)程、倉儲(chǔ)空間、產(chǎn)成品銷量等不同部門信息無障礙的整合。自動(dòng)化較高，人為參與所造成的誤差較小，保證了數(shù)據(jù)更加精確和一致。減輕了各種單據(jù)、憑證的記錄以及期末財(cái)務(wù)報(bào)表的制作。

二、ERP系統(tǒng)下企業(yè)成本管理模式的優(yōu)化策略

1.建立核心模塊，實(shí)施精細(xì)管理。傳統(tǒng)的責(zé)任成本管理模式單純地將生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的成本和費(fèi)用劃分在不同的責(zé)任中心上，給予其調(diào)動(dòng)部分企業(yè)資源的權(quán)限，各個(gè)成本中心相對獨(dú)立，各自為政，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)配合。而ERP系統(tǒng)以供應(yīng)鏈管理思想為核心，在企業(yè)單位和部門劃分為財(cái)務(wù)、物流和人力資源等核心模塊的基礎(chǔ)上再加以細(xì)分，彼此對接，實(shí)現(xiàn)了價(jià)值鏈核算下各模塊成本指標(biāo)的一致性。既能對各模塊做到精細(xì)化管理，又能做到充分協(xié)調(diào)不同核心模塊及同一核心模塊下各個(gè)細(xì)分模塊之間的分工協(xié)作，靈活調(diào)整生產(chǎn)任務(wù)和進(jìn)程，有效降低企業(yè)內(nèi)部資源耗費(fèi)。例如庫存控制和物流管理模塊，大型企業(yè)原材料存儲(chǔ)中心與產(chǎn)成品存儲(chǔ)中心通常分開建設(shè)，在原材料價(jià)格下降時(shí)大量購入而存儲(chǔ)空間不足的情況下，可直接通過系統(tǒng)平臺(tái)與物流模塊對接，直接協(xié)商調(diào)轉(zhuǎn)，減少了企業(yè)的時(shí)間和空間成本支出，提高了企業(yè)整體運(yùn)營效率。

2.形成價(jià)值鏈集成，優(yōu)化成本歸集和分配。傳統(tǒng)作業(yè)成本計(jì)算的關(guān)鍵在于分配制造費(fèi)用，但成本動(dòng)因確定數(shù)量較多，作業(yè)難度大且整個(gè)計(jì)算過程較繁瑣，考核困難。例如標(biāo)準(zhǔn)成本管理統(tǒng)計(jì)的成本局限于生產(chǎn)環(huán)節(jié)，不適合多種產(chǎn)銷品企業(yè)，而且也不能發(fā)掘深層次成本耗費(fèi)原因。而ERP系統(tǒng)平臺(tái)，可以做到從供應(yīng)商到企業(yè)再到客戶的完整價(jià)值鏈集成分析，不同作業(yè)單位實(shí)時(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)，可以直觀的查找出成本耗費(fèi)發(fā)生的環(huán)節(jié)和動(dòng)因，提高作業(yè)水平，減少成本支出。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與管理信息協(xié)調(diào)，確保會(huì)計(jì)職能發(fā)揮。對企業(yè)的人員、物資和信息等要素全面加以整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息與經(jīng)營管理信息的集成，打破中間壁壘，改變了以往會(huì)計(jì)核算方式下會(huì)計(jì)信息相對孤立片面的狀況，使會(huì)計(jì)信息更直接真實(shí)的反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的業(yè)務(wù)活動(dòng)。在ERP系統(tǒng)中企業(yè)資源增減調(diào)動(dòng)一發(fā)生，就會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，并加以錄入，避免了成本會(huì)計(jì)的記賬工作對事前的開具單據(jù)、憑證的查找和統(tǒng)計(jì)。信息的時(shí)效性和精確性，確保了會(huì)計(jì)在監(jiān)督、控制上職能上的發(fā)揮。

4.整合業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)效益。通過科學(xué)劃分和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化對企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和控制，減少非增值活動(dòng)的產(chǎn)生，較少交叉浪費(fèi)，進(jìn)而提高整體成本管理水平和企業(yè)效益。

三、ERP系統(tǒng)下企業(yè)成本管理的應(yīng)用策略

1.結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際科學(xué)合理選擇使用ERP系統(tǒng)。 ERP系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理理念高度結(jié)合的產(chǎn)物，是應(yīng)運(yùn)時(shí)代發(fā)展的需要而產(chǎn)生，集諸多優(yōu)點(diǎn)于一身，但畢竟是一種輔助管理的平臺(tái)和手段，并不能直接代替人工自動(dòng)進(jìn)行企業(yè)管理。我國ERP理論研究起步時(shí)間較晚，研究水平相對落后。ERP在國內(nèi)應(yīng)用時(shí)間不長，且國內(nèi)ERP軟件系統(tǒng)多參照國外同類型系統(tǒng)，現(xiàn)階段并不能完全適應(yīng)國內(nèi)不同類型行業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程與管理要求。企業(yè)如果不能認(rèn)識(shí)到自身業(yè)務(wù)部門構(gòu)成，成本管理要點(diǎn)，科學(xué)合理的選擇，盲目的追風(fēng)引用或者削足適履，不僅不能達(dá)到預(yù)期效果，還會(huì)造成管理和運(yùn)營上的混亂。ERP的實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，一般前期就需要幾百萬元得投入，但很多企業(yè)實(shí)力較弱，沒有太多的閑置資金，并且在實(shí)施過程中需要全員參與，耗費(fèi)部分人力物力資源，且在使用初期受限于操作熟練度和影響正常工作效率和業(yè)務(wù)往來，這類損失也是很難避免。因此，企業(yè)要具有明確的系統(tǒng)目標(biāo)和要求，需具備一定的實(shí)力和規(guī)模。企業(yè)管理者一方面要根據(jù)自身實(shí)際業(yè)務(wù)要求選擇合適的軟件系統(tǒng)，另一方面要具有一定的資金支持和做好風(fēng)險(xiǎn)評估，并提前做出應(yīng)對策略。

2.企業(yè)全員要齊心協(xié)力參與與配合。作為一個(gè)較為新興的信息化管理平臺(tái)，很多企業(yè)對其了解有限，企業(yè)所有者如果沒有意識(shí)到應(yīng)用ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理的科學(xué)性和重要性作用，沒有上層的決策和引導(dǎo)就不會(huì)推動(dòng)企業(yè)管理體系和模式的變更。管理層作為日常生產(chǎn)經(jīng)營的管理者也應(yīng)該明白對ERP的投資，并不是費(fèi)用，只有這樣你才能把ERP應(yīng)用好，同時(shí)一定要明確ERP的使用目標(biāo)，多長時(shí)間為企業(yè)收回投入，并獲得長期收益。企業(yè)一線員工作為實(shí)際操作者需要具備能與之相適應(yīng)的軟件操作和相關(guān)技術(shù)技能。

ERP的引入需要一個(gè)較長的準(zhǔn)備階段，除資金準(zhǔn)備外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要強(qiáng)有力的引導(dǎo)、溝通和組織能力，大海航行靠舵手，只有強(qiáng)有力的魄力和動(dòng)員能力，才能更好地把握企業(yè)未來發(fā)展方向。從企業(yè)經(jīng)營者到基層崗位人員的全員參與和積極配合，輔助的技術(shù)人員招收和培養(yǎng)，企業(yè)現(xiàn)有職工計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)軟件操作技能的培訓(xùn)，以及和企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營部門和組織機(jī)構(gòu)對接磨合。中期根據(jù)現(xiàn)實(shí)應(yīng)用反饋不斷調(diào)整，這是一個(gè)撥亂反正的環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)完善與否嚴(yán)重影響著實(shí)際應(yīng)用是否合理高效，這期間也需要大量人力和物力資源的投入。除此之外，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施要做到緊湊而高效，超出正常的時(shí)間越久也就意味著企業(yè)內(nèi)部資源浪費(fèi)越多，員工配合積極變?nèi)跎踔翆?dǎo)致放棄實(shí)施。

3.適時(shí)調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和管理機(jī)制。企業(yè)在選定了系統(tǒng)軟件以后，充分結(jié)合軟件模塊，將企業(yè)現(xiàn)有的部門、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行針對性地合理拆分、重組，做到與系統(tǒng)和流程的直接對接。人員與機(jī)構(gòu)安排的變化，必然要求企業(yè)內(nèi)部原有管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行針對性的變化和職位的調(diào)整，這一過程必然會(huì)受到來自利益者的阻力，要選擇恰當(dāng)時(shí)機(jī)、逐步推進(jìn)。

4.強(qiáng)化企業(yè)信息和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管控。ERP系統(tǒng)功能的發(fā)揮依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下其對企業(yè)各個(gè)流程和環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)信息的搜集和應(yīng)用。由于電腦黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒、信息剽竊等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全威脅的存在，規(guī)避和防范難度較大。ERP系統(tǒng)雖然對企業(yè)內(nèi)部不同部門和職員有角色和訪問權(quán)限的分類，但也不能確保系統(tǒng)被從外部入侵或者有內(nèi)部人員參與的情況下系統(tǒng)權(quán)限泄露的情況。對于大型國有企業(yè)或者上市公司等核心財(cái)務(wù)信息和商業(yè)往來等保密性尤為重要，一旦發(fā)生信息泄漏等風(fēng)險(xiǎn)，一般企業(yè)很難及時(shí)采取有效措施挽回?fù)p失。ERP的引用并不是一個(gè)單純的軟件系統(tǒng)安裝工作，需要企業(yè)以適用的系統(tǒng)內(nèi)部流程為主線，按照系統(tǒng)模塊和操作節(jié)點(diǎn)以及企業(yè)本身業(yè)務(wù)發(fā)展需要，將企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程做出相應(yīng)的拆分，并重新調(diào)整組合，努力使兩者相互匹配。包括轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、人員和職位變動(dòng)等。此外，系統(tǒng)的安裝和管理都需要有專人負(fù)責(zé)，解決技術(shù)層面數(shù)據(jù)對接導(dǎo)入等問題，制定合理的安裝計(jì)劃和安排。[基金項(xiàng)目：河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目“B2C電商零售企業(yè)成本控制研究-以唯品會(huì)為例”（項(xiàng)目編號：182400410676）階段性研究成果]

（作者單位：河南工程學(xué)院）