檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

郎曉峰

【摘 要】 伴隨改革發(fā)展的熱潮，在這短暫的40年里，我國(guó)檔案管理事業(yè)如今也開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)也在不斷完善。然而，盡管在新形勢(shì)下，國(guó)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)取得了不錯(cuò)的成就，但其中仍然存在大量問(wèn)題，本研究則對(duì)檔案信息化建設(shè)中所出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行分析并提出有效地解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】 檔案信息化建設(shè)；存在的問(wèn)題；解決對(duì)策

檔案所存儲(chǔ)的信息資源均是重要信息，它記錄著人類(lèi)文明的結(jié)晶，因此在現(xiàn)代，為了使檔案的信息不被遺失，對(duì)其信息化處理是必然趨勢(shì)。并且，檔案信息化的建設(shè)有助于檔案管理擺脫單一操作，而國(guó)內(nèi)信息產(chǎn)業(yè)和基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，這也為檔案管理信息化建設(shè)建立了好的條件。因此，解決國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)所存在的各種問(wèn)題刻不容緩。

1 檔案信息化建設(shè)中所面臨的問(wèn)題

1.1 檔案信息化建設(shè)所面臨的技術(shù)性問(wèn)題

檔案建設(shè)中的所面臨的技術(shù)問(wèn)題首當(dāng)其沖的便是檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新了。當(dāng)前時(shí)代屬于信息爆炸的時(shí)代，而各種檔案信息的多而雜，以及各個(gè)檔案的特點(diǎn)和管理存儲(chǔ)方式皆有不同之處，使其管理難度也間接增大。許多檔案管理人員還是按著傳統(tǒng)的想法，無(wú)法轉(zhuǎn)變觀念，把檔案管理就僅僅歸于死板的查資料，不能結(jié)合當(dāng)前科技水平，使檔案館里的資料“活”起來(lái)，服務(wù)大眾。同時(shí)，雖然一些管理人員知道通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)貯存檔案資料，但計(jì)算機(jī)等高科技技術(shù)卻還是沒(méi)有得到很好地發(fā)揮與應(yīng)用，這些管理人員僅僅只是用計(jì)算機(jī)存資料，在查詢(xún)上卻仍舊采用人工查詢(xún)，這就造成了系統(tǒng)中信息的共享性能較差，無(wú)法真正發(fā)揮信息所具有的服務(wù)功能。而且，目前一些機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息化的建設(shè)不夠重視，使其所配備的相關(guān)設(shè)備以及完善基礎(chǔ)設(shè)施工作不足，更甚者計(jì)算機(jī)軟件不按實(shí)際需求進(jìn)行配備，這不僅導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，也使檔案信息化建設(shè)停滯不前。還有就是，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的欠缺，使檔案信息化的過(guò)程容易受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的影響，導(dǎo)致檔案的安全性降低甚至一些涉及到的機(jī)密性文件遭到泄露。

1.2 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不足

現(xiàn)代的檔案信息化建設(shè)是指憑借中國(guó)的特色社會(huì)主義道路以及中國(guó)近年來(lái)大力發(fā)展“云計(jì)算”、“大數(shù)據(jù)”等數(shù)字化時(shí)代的建設(shè)背景下，通過(guò)各種數(shù)據(jù)化來(lái)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以及創(chuàng)建新的理論和方法，借助現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，建立各種檔案的基本框架和分門(mén)別類(lèi)，以便檔案可以普及大眾，實(shí)現(xiàn)它的社會(huì)服務(wù)。因此，在檔案信息化建設(shè)中對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平的要求也非常高。然而，由于當(dāng)前國(guó)內(nèi)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視不足，此類(lèi)相關(guān)專(zhuān)業(yè)大多設(shè)在專(zhuān)科類(lèi)院校中，無(wú)法與高校對(duì)接，大量理論知識(shí)無(wú)法與國(guó)際接軌，使相關(guān)工作人員的知識(shí)相對(duì)比較窄和舊，人員也就缺少了相關(guān)的檔案操作技能的探索精神，在工作中不能好好地對(duì)其進(jìn)行策劃，這樣必然會(huì)使管理質(zhì)量下降，對(duì)檔案的信息化建設(shè)造成阻礙。更糟糕的情況是，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，大量的工作人員是直接從其他工作崗位抽調(diào)過(guò)來(lái)的，完全不具備職業(yè)道德素養(yǎng)，濫竽充數(shù)，對(duì)我國(guó)檔案信息化的建設(shè)可能會(huì)造成無(wú)法挽回的損失，以及潛在的危險(xiǎn)。

1.3 資金缺乏，重視度不夠，基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代的一種發(fā)展需求，其工作過(guò)程也就意味著必須借助科技手段，更新各種實(shí)施設(shè)備，引進(jìn)大量的優(yōu)秀技術(shù)和大量的檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才，然而這一切的基礎(chǔ)便是資金，只有在資金足夠的情況下，才能順利開(kāi)展各種工作，因此在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要大量的資金投入。盡管依靠國(guó)家大力發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)的熱潮下，國(guó)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)取得了相應(yīng)的成就，但是卻因?yàn)槠浒l(fā)展時(shí)間比較短，檔案信息化建設(shè)并不能全面覆蓋，有些地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善導(dǎo)致它們的檔案信息化建設(shè)水平較低，總體來(lái)看，還是使當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)特別薄弱，漏洞百出。

2 檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)的研發(fā)力度

對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，首要的便是普及計(jì)算機(jī)管理檔案的方式，這是檔案信息化建設(shè)的第一步。在查詢(xún)檔案資料上，相關(guān)人員需也要結(jié)合當(dāng)前的科技水平，研發(fā)相關(guān)軟件進(jìn)行輔助查詢(xún)，增強(qiáng)檔案的共享性，使其真正地實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。而且，檔案為紙質(zhì)資源時(shí)，對(duì)于真?zhèn)伪容^容易辨別，但當(dāng)檔案數(shù)字化，輸入計(jì)算機(jī)后，可以對(duì)其進(jìn)行任意修改，使檔案的真?zhèn)涡栽獾狡茐?，這就要求科技人員可以提高相關(guān)技術(shù)，可以防止檔案在輸入電腦時(shí)，遭到不法分子的惡意破壞，避免造成無(wú)法挽回的損失。所以，對(duì)于技術(shù)性問(wèn)題，不僅僅是要解決如何使檔案信息化建設(shè)加快的那部分，更要解決的是檔案信息化過(guò)程中能夠避免相應(yīng)的襲擊。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平

目前，國(guó)內(nèi)2600多所高校中，開(kāi)設(shè)關(guān)于檔案信息專(zhuān)業(yè)的學(xué)校寥寥無(wú)幾，更多的是在專(zhuān)科類(lèi)院校開(kāi)設(shè)，但由于專(zhuān)科類(lèi)院校教育資源有限無(wú)法面面俱到，導(dǎo)致大多學(xué)習(xí)此專(zhuān)業(yè)的學(xué)生無(wú)法真正了解此學(xué)科，對(duì)于檔案管理的各種先進(jìn)理念也無(wú)法吸收。因此，就需要加大對(duì)檔案管理事業(yè)的投資，加強(qiáng)此專(zhuān)業(yè)的發(fā)展，增設(shè)此專(zhuān)業(yè)的開(kāi)放院校，大力投入相關(guān)設(shè)備，派遣專(zhuān)業(yè)進(jìn)修，加強(qiáng)多元化專(zhuān)業(yè)師資隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提升現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)任課教師的專(zhuān)業(yè)理論水平和學(xué)歷資格水平。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)的宣傳，以及相關(guān)課程對(duì)經(jīng)典案例的講解。對(duì)于檔案工作人員本身來(lái)說(shuō)，也需要不斷加強(qiáng)自身實(shí)力水平，主動(dòng)了解一切相關(guān)資訊和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快掌握好別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使其轉(zhuǎn)化為自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

2.3 加強(qiáng)資金的投入和重視度

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的設(shè)備和技術(shù)都需要大量的資金支持，因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該向其投入大量的資金，減少因資金問(wèn)題導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)而停滯不前的局面。各機(jī)構(gòu)、部門(mén)也可以通過(guò)與企業(yè)、高校合作，他們提供技術(shù)，自己提供資金，通過(guò)合作來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。同時(shí)，在信息化建設(shè)的過(guò)程中通過(guò)大量的資金投入提高建設(shè)水平，以帶動(dòng)整體水平的提高，避免因?yàn)槟骋环矫娴暮鲆暥斐善髽I(yè)管理中的漏洞。對(duì)于各單位領(lǐng)導(dǎo)而言，也需要對(duì)檔案工作要給予充分的關(guān)注度。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)僅僅只是為完成上級(jí)的命令而故作姿態(tài)，不僅忽悠上級(jí)，也使國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展受到阻礙。

3 結(jié)論

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)企業(yè)國(guó)際化合作化加強(qiáng)，我國(guó)的信息化建設(shè)也不斷加強(qiáng)，發(fā)展檔案信息化建設(shè)做好以上每一步是基礎(chǔ)。而且因檔案具有其特殊性，在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中要堅(jiān)定不移地堅(jiān)持著正確的政治方向。案管理人員也要有高度的自律性，堅(jiān)守法規(guī)，防止一切泄露機(jī)密、盜取機(jī)密的事情發(fā)生。除此之外，相關(guān)人員要關(guān)注一切與其相關(guān)的知識(shí)，加強(qiáng)各種軟件的開(kāi)發(fā)，只有這樣才能推動(dòng)國(guó)內(nèi)的檔案管理事業(yè)不斷地發(fā)展。

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