試論文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用

林曉紅

摘 要 文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了許多 問題。將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。

關(guān)鍵詞 文書檔案 電子化

文書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，進入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時地提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

1文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點

首先，便于檢索，使用方便，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在里面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統(tǒng)計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案最大的優(yōu)點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。由于信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

檔案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不僅會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，而且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

2文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這類管理人員要具備較高的知識水平，但是目前電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

3改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對檔案人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓(xùn)。通過讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提高他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等。

參考文獻

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