信息時代下如何做好高校檔案管理工作

孫印厚 張曉言

摘要：本文主要對信息時代怎樣做好高校檔案管理工作進行了探究，對信息時代下檔案管理的工作模式和主要特征進行了闡述，并研究了信息技術應用對傳統(tǒng)檔案管理工作造成的一系列影響。在此基礎上對信息時代下如何提升檔案管理工作質(zhì)量提出了針對性策略。

關鍵詞：信息時代；信息技術；高校檔案管理工作；促進措施

當今，網(wǎng)絡科技的不斷發(fā)展為全民信息化時代的到來提供了重要支撐動力。各行各業(yè)為了適應信息化時代，紛紛對自身的工作方式和工作狀態(tài)做出了一番調(diào)整，檔案管理工作當然也不例外?，F(xiàn)階段，檔案管理工作被各大高校高度重視，各級檔案部門都在構建信息化檔案管理工作模式，這同樣也是保障和加強檔案管理工作有效運行的具體措施。要怎么樣才能把檔案資料當中所包含的具體實際作用在政府機關得到充分發(fā)揮呢？這個問題一直都被檔案管理者高度重視?；诖耍疚木鸵孕畔r代下如何提升檔案管理工作效率為出發(fā)點，闡述其主要內(nèi)容。

一、信息時代下檔案管理工作的主要內(nèi)容

1.信息時代下檔案管理的工作模式

在信息化時代，檔案管理工作的一個最為明顯的特點就是數(shù)字化和現(xiàn)代化?，F(xiàn)在很多高校的檔案管理大多采用網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，實物保管的方式已經(jīng)漸漸不存在了。信息時代的檔案管理工作模式和傳統(tǒng)檔案管理模式，兩者之間有著天壤之別。信息化時代的檔案管理一般都有專門的管理機構和組織直接負責，工作人員在進行檔案管理的時候主要依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)科學技術進行收集、分類、歸納，以及服務客戶。

2.信息時代下檔案管理的明顯特征

信息時代檔案管理的特征主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，要對相關部門針對檔案整理編制所提出的各項法律法規(guī)、政策給予充分肯定和支持。第二，要將信息化時代下的電子檔案管理模式和以前的那種紙媒檔案管理模式進行比較，查找其中的優(yōu)缺點。第三，依靠信息技術手段，以此來實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化。

二、信息技術對傳統(tǒng)檔案管理工作造成的影響

1.檔案儲存量大大增加

這一點同樣也是采集多樣化檔案信息的基礎，以往，高校內(nèi)部的檔案資料大部分都是由文字和音像資料組成的，但是在經(jīng)過信息技術的洗禮之后，檔案的載體就從傳統(tǒng)紙媒載體變成了現(xiàn)在的電子信息載體。這樣，不但使管理更加方便，而且也極大地增加了檔案內(nèi)部的儲存空間。比如，一張光碟當中可以存儲一萬條信息，容量之大是傳統(tǒng)紙媒檔案所不能比的。

2.方便檔案的檢索、利用工作

依靠信息技術手段，簡化了工作人員在管理檔案過程中的繁瑣步驟，極大程度上節(jié)省了人力、物力和資金的投入，使得檔案管理的綜合效率得到大幅度提升，與此同時也彰顯出了檔案管理的安全性和高效性。這樣不僅能大大減輕檔案工作人員的工作壓力，并且能使其以網(wǎng)絡作為支撐載體，對所需要的信息進行系統(tǒng)性查找，隨時隨地，不受時間、空間、地點的限制。從某種程度上來說，世界上任何一個國家和地區(qū)，只要是法律許可范圍內(nèi)的信息資料都可以被用戶拿來下載使用，且具有安全性。

三、信息時代關于做好檔案管理工作的策略

1.樹立正確的檔案工作觀念

高校檔案管理人員必須要明白，檔案信息資源管理和檔案信息化建設，兩者之間其實是相互依賴、優(yōu)勢互補的。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案信息更多的時候是當做一種文化資源來對待，具備了檔案信息的憑據(jù)價值。可是在如今的信息時代，檔案信息更多的則是被人當做一種可隨時利用的經(jīng)濟資源，檔案工作人員平時要做的就是將這些檔案的特有價值挖掘出來。

新時期的檔案管理人員首先要做的就是轉(zhuǎn)變思想，以往的檔案管理主要是側(cè)重于對檔案資源的利用，但是那些一直處于現(xiàn)行或半現(xiàn)行時期的文件，通常情況下則一直處于被保密的狀態(tài)，開放性不強。所以在推進檔案信息化建設的過程中，管理人員就應該擺脫以往陳舊的管理模式，將工作重點放在強化現(xiàn)行和半現(xiàn)行的開放性上，具體可以在適當?shù)臅r候借助表編制和現(xiàn)行文件相關的開放政策來實現(xiàn)。

另外，檔案管理人員要樹立起終身學習的理念。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，百分之九十以上的管理者對檔案管理工作當中所運用的對應應用理論沒有充分的認識，檔案管理部門也沒有對他們?nèi)粘I(yè)務的相關技能提出嚴格化的具體要求，所以他們即便是沒有接受過正規(guī)的教育培訓，依舊可以在日常的檔案管理工作中做得得心應手?？墒窃谛畔r代，這種做法就不行了，隨著檔案信息化的不斷推進，隨之衍生的各種新技術、新理論也會被逐漸融入到檔案管理工作體系當中。這個時候，身為檔案管理人員，就會面臨各種各樣復雜的問題。因此，信息時代下的檔案管理人員，要想工作起來游刃有余，就必須緊隨時代發(fā)展潮流，從自我做起，樹立終身學習理念，為檔案信息化建設目標的具體實現(xiàn)積極獻計獻策。

2.檔案信息管理標準化建設工作落實到位

一般來說，檔案信息管理標準化通常包含收集、儲存、管理、信息網(wǎng)絡這幾大方面。要知道，檔案信息在管理方面的標準化，一般可以被看作是檔案信息化建設的有效基礎保障。檔案信息化的程度越高，針對檔案信息管理標準化提出的要求也會隨之增加。只有對檔案信息標準化進行規(guī)范性的約束引導，才能讓檔案信息在建設過程中得到穩(wěn)定快速發(fā)展，檔案信息運作的健康性和持久性才能得到長期有效的保障。因此，檔案行政和管理部門必須要在切實可行的情況下，就具體的現(xiàn)狀編排出一整套完善的制度方案，對那些常見的檔案格式、著錄規(guī)劃進行分類整理、數(shù)據(jù)記錄、安全規(guī)定等。也只有通過這種工作模式，檔案數(shù)據(jù)信息之間才能實現(xiàn)最終的通用、共享和互利互惠。這樣，即使是在軟件或硬件環(huán)境發(fā)生變動的情況下，檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性也不會受到絲毫影響。

3.認真學習新的檔案管理方法

如今，新技術和新方法整合進檔案管理工作中已是大勢所趨，同時這也是檔案管理工作質(zhì)量實現(xiàn)最優(yōu)化的最佳解決策略。檔案信息化建設也可以被理解成將分散在不同層次上的多樣化載體，按照數(shù)字化的模式統(tǒng)一歸納整理，再通過互聯(lián)網(wǎng)技術的輔助，繼而實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的有效鏈接，這也體現(xiàn)出資源利用過程中的時效性和共享性兩大特征。但是，上述目標并非一朝一夕就能實現(xiàn)的，它需要檔案管理人員在實踐當中不斷挖掘潛在的各項信息資源，并善于利用各種高端設備、科學技術，來對新時代檔案管理的渠道和辦法進行創(chuàng)新探究，以此來進一步推進檔案信息化建設工作的發(fā)展。

總之，只有充分認識到檔案信息化建設的根本意義，掌握合適的方法，才能在實踐中進行更深層次的服務探究工作。除此之外，檔案管理人員在進行實踐的階段，要樹立正確的法制觀念，提升自身的信息綜合整理能力，這樣才能將高校檔案信息管理工作運行的時效性得到進一步落實。

孫印厚，1973年3月出生，男，漢族，山東平陰人，青島大學后勤管理處碩士研究生，講師，研究方向為檔案研究；張曉言，1974年1月出生，女，漢族，山東即墨人，青島市檔案館館員，主要從事檔案研究。