高校名人檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/劉淑妮 趙 釗

在名人檔案整理的時(shí)間過(guò)程中，面對(duì)龐雜而豐富的材料，如何來(lái)進(jìn)行分類，收集范圍如何來(lái)把握，以及多樣的記錄形式和載體，如何來(lái)科學(xué)操作管理一直是令人頭疼的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，不同載體宜分開(kāi)存儲(chǔ)管理，因?yàn)椴煌妮d體的管理要求和條件是不相同的，南京大學(xué)在分類的時(shí)候直接考慮到了載體，將照片、音頻、視頻文件歸為一類，實(shí)物為一類，這樣非常有利于保管和利用

一直以來(lái)，學(xué)界關(guān)于名人檔案概念的界定不太統(tǒng)一，在歸檔范圍和立檔對(duì)象的設(shè)定上也存在不同程度的差異。相對(duì)統(tǒng)一的定義為：自建校以來(lái)高校歷史發(fā)展的過(guò)程中，在教學(xué)、科研以及管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的知名人物，在其一生的社會(huì)活動(dòng)中形成的各種形式和各種載體的原始記錄。

一、高校名人檔案建設(shè)的現(xiàn)狀分析

在我國(guó)高等院校中，各校名人檔案開(kāi)展的時(shí)間和管理狀況參差不齊，其中南京大學(xué)是設(shè)立名人檔案最早也最具有引領(lǐng)性的高校，1984年開(kāi)創(chuàng)性地設(shè)立名人檔案全宗，在長(zhǎng)期的實(shí)踐中已形成了《南京大學(xué)名人全宗檔案管理辦法》，名人建檔對(duì)象為：歷屆校長(zhǎng)、黨委書(shū)記、兩院院士以及經(jīng)校委會(huì)討論決定的名人，而日常的教職工業(yè)務(wù)檔案作為潛在名人檔案的基礎(chǔ)，筆者覺(jué)得這樣的設(shè)置非常值得借鑒。西安交通大學(xué)也在2015年建立了教師平臺(tái)，日常教師的教學(xué)、科研成果在平臺(tái)日積月累，一方面為職稱評(píng)審提供了便利，同時(shí)也為名人檔案收集打好了基礎(chǔ)。充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮了基層各單位兼職檔案員的力量，一定程度上有利于保障名人檔案收集的完整性、系統(tǒng)性、及時(shí)性，提高了收集的效率。

二、高校名人檔案建設(shè)的主要問(wèn)題及對(duì)策

1.多途徑宣傳，提高名人檔案意識(shí)，完善制度建設(shè)

名人檔案有其自身的獨(dú)特性，一般由名人自身保存或者親屬代管，不乏其中有人會(huì)認(rèn)為這是個(gè)人的成果和財(cái)富，而且因涉及到個(gè)人隱私、著作權(quán)和肖像權(quán)等，不愿意接納檔案館提出的任何歸檔方式，長(zhǎng)此以往，名人檔案的實(shí)體安全必然因保管不當(dāng)或檔案意識(shí)淡薄而受到威脅。為此，多渠道廣泛宣傳，將傳統(tǒng)的宣傳方式和新社交媒體有機(jī)結(jié)合，利用一切可利用的機(jī)會(huì)不失時(shí)機(jī)廣泛宣傳，比如：通過(guò)召開(kāi)檔案工作會(huì)議、校慶院慶等各種重大活動(dòng)、與名人訪談、微信、微博、定期舉辦名人展覽、編撰名人系列叢書(shū)、人物雕像等，吸引師生及民眾真真切切地關(guān)注名人檔案、觸摸名人檔案，進(jìn)而享受名人檔案宣傳所帶來(lái)的熏陶與激勵(lì)，來(lái)提升名人檔案意識(shí)，爭(zhēng)取名人及各協(xié)助歸檔單位的理解、信任和配合，來(lái)反向促進(jìn)名人檔案的收集，為名人檔案工作的開(kāi)展?fàn)I造一個(gè)良好而順暢的外部工作環(huán)境。

制度建設(shè)是名人檔案規(guī)范化開(kāi)展的重要保障，目前無(wú)章可循的局面急需改進(jìn)，僅憑各單位自行制定或者嵌入通用的規(guī)章制度之中，會(huì)出現(xiàn)參差不齊，質(zhì)量不一的窘境，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)在已開(kāi)展學(xué)校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累的基礎(chǔ)上，出臺(tái)名人檔案相關(guān)管理辦法，既要與整體檔案工作法規(guī)相協(xié)調(diào)、相統(tǒng)一，又要針對(duì)名人檔案的特點(diǎn)，明確其定義、檔案管理的主體、管理的對(duì)象、分類的方式等基本操作指南，從而使高校名人檔案工作盡早進(jìn)入有章可循的良性循環(huán)之中。在名人檔案整理的時(shí)間過(guò)程中，面對(duì)龐雜而豐富的材料，如何來(lái)進(jìn)行分類，收集范圍如何來(lái)把握，以及多樣的記錄形式和載體，如何來(lái)科學(xué)操作管理一直是令人頭疼的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，不同載體宜分開(kāi)存儲(chǔ)管理，因?yàn)椴煌妮d體的管理要求和條件是不相同的，南京大學(xué)在分類的時(shí)候直接考慮到了載體，將照片、音頻、視頻文件歸為一類，實(shí)物為一類，這樣非常有利于保管和利用。

2.建立內(nèi)外聯(lián)動(dòng)機(jī)制，創(chuàng)新收集方式

名人檔案收集具有傳統(tǒng)檔案收集工作的特點(diǎn)，要做好人財(cái)物的保障尤為重要，目前多數(shù)高校是由傳統(tǒng)類別收集人員兼任，原本已經(jīng)繁重的收集任務(wù)有點(diǎn)自顧不暇，故從人員配置上，最好能夠設(shè)置專人專崗，當(dāng)然以檔案專業(yè)背景出身最好。收集方式更要多樣化，緊靠被動(dòng)的主動(dòng)捐贈(zèng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，強(qiáng)化收集方式，是豐富名人檔案資源的重要突破口，加強(qiáng)主動(dòng)收集，通過(guò)與名人或名人家屬的交流，不失時(shí)機(jī)地進(jìn)行宣傳動(dòng)員，不論捐贈(zèng)、代管、復(fù)制還是購(gòu)買、錄制口述檔案都可以，用自己的真誠(chéng)和敬業(yè)打動(dòng)被征集者，對(duì)于檔案捐贈(zèng)者，檔案館可采用頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)或制作名人相關(guān)檔案薈萃來(lái)回饋和鼓勵(lì)。

有時(shí)為了將內(nèi)容收集齊全，異地收集對(duì)于名人檔案是必要的，所以從經(jīng)費(fèi)上要有保障，另外可以建立單位內(nèi)部以及區(qū)域內(nèi)外聯(lián)動(dòng)機(jī)制，如北京大學(xué)發(fā)動(dòng)各部門(mén)兼職檔案員的力量協(xié)助名人檔案收集的做法，即借鑒傳統(tǒng)類別檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，建立對(duì)內(nèi)收集網(wǎng)絡(luò)體系及考核評(píng)估體系、激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)名人檔案收集的良性循環(huán)。因名人一生上學(xué)、工作的區(qū)域可能分散多地，故可以目前非?；钴S的各種檔案工作會(huì)議為契機(jī)，各種協(xié)會(huì)組織充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，設(shè)定一定時(shí)期內(nèi)名人檔案收集的立檔對(duì)象后，可建立校際間聯(lián)動(dòng)收集、資源共享的良好機(jī)制，如借助于信息技術(shù)，深化檢索系統(tǒng)，借鑒高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源管理的運(yùn)作模式，從聯(lián)機(jī)編目和文獻(xiàn)傳遞來(lái)擴(kuò)大名人檔案資源的互通共享。這樣一方面很好地避免了限于地域、經(jīng)費(fèi)等因素所帶來(lái)的收集阻力，另一方面加強(qiáng)區(qū)域、校際間合作，迎合了新時(shí)代信息互聯(lián)互通資源共享的時(shí)代要求。

除此之外，聯(lián)動(dòng)的意義還在于加強(qiáng)了校際之間的交流學(xué)習(xí)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，以開(kāi)展較好的學(xué)校為榜樣，以點(diǎn)帶面，有計(jì)劃有步驟地推動(dòng)高校名人檔案管理工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.提升收集內(nèi)容的寬度和廣度，合理開(kāi)發(fā)利用

目前，南京大學(xué)名人全宗80多個(gè)，北京大學(xué)人物全宗約50多個(gè)，不論從數(shù)量和質(zhì)量上均處于全國(guó)領(lǐng)先地位，而其它高校名人檔案收集普遍存在收集內(nèi)容太單一，大多停留在名人的科研成果、著作上，極大限制了高校名人檔案社會(huì)功能的發(fā)揮，且因沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范指導(dǎo)，各校在分類上也是不太統(tǒng)一，如南京大學(xué)分類設(shè)置為：名人全宗-單位-人名-內(nèi)容類別-件號(hào)，西安交通大學(xué)分類設(shè)置為：人物姓名-RW(類目代號(hào))XX（分類號(hào)）-XX（案卷號(hào)），有些高校因材料種類少，直接按照時(shí)間順序排列組卷，沒(méi)有設(shè)細(xì)致的二級(jí)分類，在數(shù)字化時(shí)代背景下，標(biāo)準(zhǔn)的分類雖然不是特別重要，但目前還處于雙軌制歸檔向單軌制過(guò)渡時(shí)期，相對(duì)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于名人檔案實(shí)體管理、統(tǒng)計(jì)分析、檔案工作規(guī)范評(píng)估仍然具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)于建檔對(duì)象也應(yīng)依據(jù)年齡做以輕重緩急區(qū)分，先已故和高齡，后新生代，一般是一人一全宗，特殊情況也可建立夫妻全宗、匯集全宗，并做好長(zhǎng)期有計(jì)劃地追補(bǔ)跟進(jìn)，不斷提升收集內(nèi)容的寬度和廣度，使人物的形象更加的生動(dòng)和豐滿。具有長(zhǎng)期收集性是名人檔案與傳統(tǒng)類別檔案最顯著的不同。實(shí)際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，關(guān)于名人在工作中形

成的教材、專著和講義、論文、重要報(bào)告等收集較多，關(guān)于人物的生活資料是非常缺乏的，如名人曾經(jīng)使用過(guò)的生活物品：鋼筆、課桌、打印機(jī)、眼鏡盒、使用過(guò)具有時(shí)代特色的包以及與學(xué)生、社會(huì)名流之間的往來(lái)函件等，這些在校史館的建設(shè)中是具有非常重要展示價(jià)值，能夠使人物形象更加生活化，更易為師生及社會(huì)民眾所接受，而往往這些是非常缺乏的。另外將名人檔案的收集和名人口述歷史有機(jī)結(jié)合起來(lái)，來(lái)進(jìn)一步采集有關(guān)名人的珍貴史料，也是豐富和延展名人檔案的重要途徑和方法。再次，由于檔案、文物和圖書(shū)外延上有一定的交叉，不同的高校由于校史館、博物館、紀(jì)念館的隸屬管理不同，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》第十二條規(guī)定：“博物館、紀(jì)念館、圖書(shū)館等單位保存的文物、圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”，因此為了豐富名人檔案資源，各保存的單位可將各自有關(guān)名人檔案清單互通，以方便后期名人檔案的開(kāi)發(fā)利用。

名人檔案中因涉及個(gè)人隱私及著作權(quán)、肖像權(quán)等，利用時(shí)要有所限制，充分尊重名人以及親屬的意見(jiàn)，使他們的合法權(quán)益得到保護(hù)，優(yōu)先保障名人以及親屬的使用權(quán)，其他人要查閱使用，一定要征得名人或親屬的同意方可。