邱凱 劉李福 張俤
從2009年國(guó)務(wù)院下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展若干意見》的文件,到2015年“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的政策實(shí)施,我國(guó)小微企業(yè)在數(shù)量和資產(chǎn)規(guī)模方面都得到了蓬勃發(fā)展,也帶動(dòng)了其對(duì)會(huì)計(jì)核算的強(qiáng)勁需求。鑒于成本壓力,將會(huì)計(jì)核算外包是大多數(shù)小微企業(yè)的剛性選擇,即把企業(yè)的會(huì)計(jì)工作交給第三方代賬公司或個(gè)人來完成。雖然購(gòu)買人工代賬服務(wù)可以在一定程度上降低日常運(yùn)營(yíng)成本,但第三方代賬服務(wù)公司存在著準(zhǔn)入門檻低、人員變動(dòng)大、專業(yè)能力不足等弊端,從而給小微企業(yè)帶來核算不規(guī)范、記賬錯(cuò)誤、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)高、會(huì)計(jì)信息決策有用性差等不容忽視的問題。如何在不增加運(yùn)營(yíng)成本的前提下推動(dòng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,是會(huì)計(jì)界亟需解決的難題。
財(cái)務(wù)共享中心(F i n a n c i a l Shared Services Center)是依托信息技術(shù),流程化處理會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理等工作的新型企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)(Robert et al.,1993;Moller,1997;Schulman et al.,1999),它可以優(yōu)化組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)、降低運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程、提升管理效率(金蓮花、王華,2016),國(guó)內(nèi)外已有不少大型集團(tuán)公司和跨國(guó)公司設(shè)立了財(cái)務(wù)共享中心并取得了良好的效果。不過,對(duì)于大企業(yè)而言,財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立仍然需要花費(fèi)大量成本對(duì)業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計(jì)、分流原有工作人員等(Clemens,2017)。
相對(duì)于大型企業(yè),小微企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單,會(huì)計(jì)核算工作可復(fù)制性強(qiáng),如果將其會(huì)計(jì)職能從企業(yè)中進(jìn)行剝離,通過第三方專業(yè)會(huì)計(jì)服務(wù)機(jī)構(gòu)在云端建立的財(cái)務(wù)共享中心向數(shù)以百計(jì)的小微企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理和決策支持等服務(wù),一方面可以起到規(guī)范會(huì)計(jì)工作、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效率等作用,另一方面,對(duì)于提供這一服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)也能通過標(biāo)準(zhǔn)化獲得巨大的成本優(yōu)勢(shì)。此外,剝離了會(huì)計(jì)職能還可促使小微企業(yè)的管理者更加專注于自身主營(yíng)業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理效率的提升。
現(xiàn)有文獻(xiàn)顯示,小微企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)計(jì)處理并未如其發(fā)展態(tài)勢(shì)那樣全面推廣,雖然我國(guó)已于2013年開始實(shí)施《小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》,但是并沒有給小微企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作帶來實(shí)質(zhì)上的改變。何冰玉(2015)、高凡修(2015)的調(diào)查和研究均發(fā)現(xiàn),《小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》并沒有得到大范圍的執(zhí)行。
為了進(jìn)一步了解目前小微企業(yè)的會(huì)計(jì)核算尤其是對(duì)云核算的需求,筆者于2016年10月至12月向注冊(cè)地在成都市的300家不同類型的小微企業(yè)發(fā)放了調(diào)查問卷,其中收回有效問卷259份。問卷調(diào)查結(jié)果也顯示了類似的結(jié)論:除了少數(shù)擁有會(huì)計(jì)專業(yè)背景的企業(yè)主,大多數(shù)受訪的小微企業(yè)主并不了解企業(yè)的會(huì)計(jì)核算流程。根據(jù)問卷調(diào)查和訪談結(jié)果,筆者認(rèn)為目前小微企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作存在一些比較突出的問題:第一,小微企業(yè)的利益相關(guān)者關(guān)注的首要問題是企業(yè)的生存問題,不具備價(jià)值創(chuàng)造功能的會(huì)計(jì)核算職能在小微企業(yè)中難以得到足夠重視。第二,從企業(yè)生命周期來看,小微企業(yè)大多處于企業(yè)初創(chuàng)期,這個(gè)階段企業(yè)融資渠道有限,可用資金大多較為緊張,出于降低成本的考慮,小微企業(yè)往往會(huì)選擇兼職人員來從事企業(yè)的會(huì)計(jì)核算和報(bào)稅、納稅等工作。兼職人員一般不會(huì)關(guān)注企業(yè)的業(yè)務(wù),只完成最基本的代賬工作,出現(xiàn)賬目混亂、記賬錯(cuò)誤等情況的幾率較大。同時(shí),專門從事人工代賬服務(wù)的企業(yè)為了節(jié)約成本,一般會(huì)為一名代賬會(huì)計(jì)指派十家以上的客戶提供服務(wù),而企業(yè)的月結(jié)、編制報(bào)表、納稅申報(bào)等工作都集中于月末和月初,這勢(shì)必會(huì)造成特定時(shí)間內(nèi)代賬會(huì)計(jì)工作量過大,從而沒有時(shí)間對(duì)漏記、多記等錯(cuò)誤的記賬問題進(jìn)行檢查和處理,結(jié)果出現(xiàn)報(bào)表金額與實(shí)際金額不符等問題。第三,部分小微企業(yè)所有者為了降低繳納的稅金,往往要求兼職會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一些“特殊”會(huì)計(jì)操作來控制納稅額,這些會(huì)計(jì)操作大多會(huì)涉及財(cái)務(wù)舞弊和造假,一旦遇到監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查會(huì)計(jì)賬目,企業(yè)面臨高額罰款甚至刑事責(zé)任的可能性極大。第四,從合規(guī)的角度來看,由于小微企業(yè)數(shù)量眾多,其會(huì)計(jì)監(jiān)管工作主要通過稅務(wù)機(jī)關(guān)在征稅過程中的抽查進(jìn)行,這就造成無會(huì)計(jì)賬、錯(cuò)賬、假賬被查處的概率很低,這也使得許多小微企業(yè)業(yè)主存在著一定的僥幸心理。最后,由于會(huì)計(jì)報(bào)表、賬目與實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況的不符,必然會(huì)降低會(huì)計(jì)信息的決策有用性,也割裂了小微企業(yè)的戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)決策與會(huì)計(jì)信息之間的內(nèi)在聯(lián)系。
綜上,鑒于成本、生存等因素,小微企業(yè)普遍缺乏會(huì)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的動(dòng)力,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算工作不符合會(huì)計(jì)規(guī)則、隨意性較大??梢?,要在小微企業(yè)推行標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)核算流程,首先需要降低會(huì)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的成本,使小微企業(yè)能夠接受。
根據(jù)問卷調(diào)研結(jié)果,小微企業(yè)可以歸為三類:生產(chǎn)型企業(yè)、服務(wù)(含IT)企業(yè)、流通型企業(yè)。下面本文將分別對(duì)三種不同類型企業(yè)的會(huì)計(jì)核算流程進(jìn)行分析。
一般而言,生產(chǎn)型企業(yè)的業(yè)務(wù)流程主要包括購(gòu)進(jìn)原材料、生產(chǎn)、銷售。相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算流程是:通過現(xiàn)金、銀行存款或賒購(gòu)形式購(gòu)入原材料,同時(shí)得到供應(yīng)商開具的發(fā)票;生產(chǎn)過程中的原材料、直接人工等項(xiàng)目直接轉(zhuǎn)為產(chǎn)品成本,其他費(fèi)用在進(jìn)行合理分?jǐn)偤筠D(zhuǎn)為存貨成本;銷售過程的銷售收入以及出庫(kù)存貨轉(zhuǎn)為主營(yíng)業(yè)務(wù)成本。在這一過程中會(huì)產(chǎn)生出庫(kù)單和銷售發(fā)票等重要原始憑證。
每個(gè)自然月結(jié)束以后,會(huì)計(jì)人員還要編制資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表,根據(jù)利潤(rùn)表顯示的收入和利潤(rùn)分別繳納增值稅和企業(yè)所得稅。
商品流通型企業(yè)的業(yè)務(wù)流程包括購(gòu)入商品和銷售商品兩個(gè)主要環(huán)節(jié)。其中,購(gòu)入商品的會(huì)計(jì)核算流程與生產(chǎn)企業(yè)類似,區(qū)別在于流通企業(yè)購(gòu)入的商品直接計(jì)入存貨科目,同時(shí)獲得供應(yīng)商提供的發(fā)票。在商品銷售環(huán)節(jié)中,從庫(kù)存中轉(zhuǎn)移的存貨成本將轉(zhuǎn)為主營(yíng)業(yè)務(wù)成本,與銷售產(chǎn)品產(chǎn)生的銷售收入對(duì)應(yīng)。
與生產(chǎn)企業(yè)一樣,每個(gè)自然月結(jié)束以后,會(huì)計(jì)人員還要編制資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表,根據(jù)利潤(rùn)表顯示的收入和利潤(rùn)分別繳納增值稅和企業(yè)所得稅。
圖1 小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心原理
圖2 生產(chǎn)型小微企業(yè)核算流程
圖3 流通型小微企業(yè)核算流程
與前兩者相比,服務(wù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是最簡(jiǎn)單的,僅包括提供服務(wù)和收款這兩個(gè)環(huán)節(jié)。從會(huì)計(jì)核算角度來看,服務(wù)型企業(yè)需要做好日常的三項(xiàng)費(fèi)用(管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用和銷售費(fèi)用)的核算工作,在企業(yè)提供相應(yīng)服務(wù)之后還需要及時(shí)將收入入賬。月末,會(huì)計(jì)人員需要編制會(huì)計(jì)報(bào)表和繳納稅款。
從三類小微企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)核算流程來看,小微企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)十分簡(jiǎn)單,會(huì)計(jì)核算工作可復(fù)制性較強(qiáng)。如果將不同小微企業(yè)的會(huì)計(jì)核算職能剝離,納入第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)立的財(cái)務(wù)共享中心,并以云計(jì)算作為基礎(chǔ),通過程序自動(dòng)執(zhí)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算流程,其成本會(huì)遠(yuǎn)低于小微企業(yè)聘用代賬人員所耗費(fèi)的核算成本。
共享服務(wù)的概念產(chǎn)生于20世紀(jì)初的美國(guó),幾家大型企業(yè)和政府開設(shè)了共享服務(wù)中心(Shared Services Center),不過由于技術(shù)水平的限制,20世紀(jì)90年代起,跨國(guó)企業(yè)才開始大量設(shè)置共享服務(wù)中心。到本世紀(jì)初,約60%的財(cái)富500強(qiáng)公司擁 有共享服務(wù)機(jī)構(gòu)(ACCA,2002)。共享服務(wù)中心設(shè)立的初衷是降低成本和提高效率,在這種新型管理理念下,公司將原本分散于企業(yè)里重復(fù)的、日常的活動(dòng)進(jìn)行重新整合或者合并,最終取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。這一思想的核心內(nèi)容就是通過財(cái)務(wù)共享、人力資源共享、IT共享,提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為企業(yè)整體創(chuàng)造更高的價(jià)值。共享服務(wù)中心的設(shè)置,能夠?qū)⑵髽I(yè)不同層級(jí)的某一職能進(jìn)行集中,從而產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。
在眾多企業(yè)級(jí)共享服務(wù)中心里,財(cái)務(wù)共享中心(FSSC)這一形式是最常見的(ACCA,2002)。中外學(xué)者對(duì)其進(jìn)行過系統(tǒng)研究,例如國(guó)外學(xué)者集中討論了財(cái)務(wù)共享中心的特征、要素等問題(Bryan,2002;Cedric et al.,2003;Herbert et al.,2012);國(guó)內(nèi)學(xué)者則偏好于探討財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用效果和企業(yè)案例(李輝,2008;吳其霆,2009;周春梅,2012;趙曉玲,2014;周建偉,2016),并通過案例找尋設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心的關(guān)鍵流程或要素(李耀峰,2012)。
與共享中心一樣,設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心、集中會(huì)計(jì)職能能夠給企業(yè)帶來節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本、稅收減免等成本上的巨大優(yōu)勢(shì),這也是大多數(shù)設(shè)立該機(jī)構(gòu)企業(yè)的初衷。財(cái)務(wù)共享中心還打破了原有的組織結(jié)構(gòu),使財(cái)務(wù)部門和事業(yè)部之間成為 “客戶——供應(yīng)商”關(guān)系,為提升服務(wù)質(zhì)量或產(chǎn)品創(chuàng)新提供新思路。另外,財(cái)務(wù)共享中心一旦建立,既能夠增強(qiáng)事業(yè)部對(duì)現(xiàn)有核心業(yè)務(wù)的關(guān)注度,還能夠幫助總部靈活地添加新的業(yè)務(wù)單元,使得跨區(qū)域的并購(gòu)活動(dòng)得以比往常更快地進(jìn)行。
圖4 服務(wù)型小微企業(yè)核算流程
圖5 小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心主要職能
不過,不論是事業(yè)部眾多且分布于全球各地的大型集團(tuán)公司,還是只掌管少數(shù)分支機(jī)構(gòu)的中小規(guī)模企業(yè),建立財(cái)務(wù)共享中心必須依賴于IT技術(shù),尤其是云計(jì)算技術(shù)的支持。云技術(shù)能夠極大地降低終端工作強(qiáng)度,即只對(duì)分布式數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和預(yù)處理,數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)管理等工作全部在作為云平臺(tái)的財(cái)務(wù)共享中心完成(程平、趙敬蘭,2016)。
筆者認(rèn)為,移植了小微企業(yè)財(cái)務(wù)職能的財(cái)務(wù)共享中心的核心在于云技術(shù)的運(yùn)用,即通過云端處理相應(yīng)的賬務(wù)和信息,實(shí)現(xiàn)部分或完全的賬務(wù)自動(dòng)化處理。當(dāng)然,在這一過程中首先需要將企業(yè)核算流程進(jìn)行分解,把須由專業(yè)會(huì)計(jì)人員手工操作的部分通過云端的財(cái)務(wù)共享中心完成,而部分無需專業(yè)訓(xùn)練即可完成的原始憑證錄入等工作則通過小微企業(yè)員工完成。根據(jù)這一思路,財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)提供商需要在終端(小微企業(yè))部署掃描設(shè)備以及錄入軟件或APP,做好原始憑證的掃描和賬戶初始金額的手工錄入。記賬憑證、分類賬和報(bào)表的編制工作集中在云端財(cái)務(wù)共享中心完成。第三方服務(wù)提供商需要開發(fā)憑證分類識(shí)別和賬務(wù)處理系統(tǒng)以部署于云端財(cái)務(wù)共享中心,生成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)憑證、明細(xì)賬、總分類賬、財(cái)務(wù)報(bào)表和納稅申報(bào)表等。
通過云端的財(cái)務(wù)共享中心,能夠及時(shí)處理各種原始憑證,記錄與交易和事項(xiàng)相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄,并自動(dòng)生成記賬憑證和明細(xì)賬。在月初等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn),系統(tǒng)將根據(jù)上月相關(guān)會(huì)計(jì)記錄編制財(cái)務(wù)報(bào)表和納稅申報(bào)表,以便及時(shí)向監(jiān)管部門和稅務(wù)機(jī)關(guān)提供。同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心會(huì)在基本財(cái)務(wù)信息的基礎(chǔ)上通過不同的模型對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析,以支持小微企業(yè)的各項(xiàng)決策。另外,財(cái)務(wù)共享中心對(duì)財(cái)務(wù)信息的處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,可以幫助企業(yè)員工隨時(shí)查詢財(cái)務(wù)狀況、報(bào)表信息以及財(cái)務(wù)分析結(jié)果。
從操作角度來看,小微企業(yè)員工所需要做的,是通過智能手機(jī)或電腦攝像頭對(duì)不同原始單證(如購(gòu)貨發(fā)票、入庫(kù)單、出庫(kù)單等)進(jìn)行掃描并將銀行存款等賬戶期初余額錄入系統(tǒng),即可完成終端的全部工作。而財(cái)務(wù)共享中心通過程序完成兩個(gè)步驟的工作:第一,是原始憑證的分類識(shí)別和標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)憑證的生成,這一步驟中以系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別、分類為主,人工識(shí)別和分類為輔。第二,是會(huì)計(jì)賬、報(bào)表和納稅申報(bào)表的編制。一般來說,小微企業(yè)往往不需要進(jìn)行較多的期末賬項(xiàng)調(diào)整等工作,每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)記賬憑證所形成的不同賬戶余額即為資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表中相關(guān)賬戶余額的直接依據(jù)。可見,財(cái)務(wù)共享中心工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)都集中在第一步上,即原始憑證的識(shí)別、分類及記賬憑證的生成。
根據(jù)小微企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作的特點(diǎn),筆者認(rèn)為,構(gòu)建小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)包括以下三個(gè)方面:
第一,核算服務(wù)的可復(fù)制性。絕大多數(shù)小微企業(yè)的業(yè)務(wù)類型比較單一,并不需要特別定制的核算服務(wù)。因此,財(cái)務(wù)共享中心可以在小微企業(yè)中大范圍推廣,同時(shí)無須增加額外的系統(tǒng)開發(fā)成本。這樣不僅能夠降低第三方服務(wù)商的技術(shù)開發(fā)成本,還能夠大大節(jié)省小微企業(yè)支付的代賬成本。以成都市小微企業(yè)為例,企業(yè)年代賬成本大約為6000元左右,這些成本以人工代賬的勞務(wù)費(fèi)為主。如果小微企業(yè)將其會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)共享中心,便能節(jié)省人工核算的勞務(wù)費(fèi),而云端軟件的開發(fā)成本和運(yùn)維成本是由大量小微企業(yè)共同分?jǐn)?,因此只要不斷增加使用?cái)務(wù)共享中心的企業(yè)數(shù),就能使小微企業(yè)會(huì)計(jì)核算成本遠(yuǎn)低于現(xiàn)有的代賬成本。
第二,賬務(wù)管理的合規(guī)性。許多小微企業(yè)都因?yàn)闀?huì)計(jì)核算違反稅收征管法規(guī)而遭受過稅務(wù)機(jī)關(guān)的罰款。財(cái)務(wù)共享中心能夠有效解決這一問題:首先,部署于云端的軟件將按照標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則自動(dòng)完成會(huì)計(jì)核算和報(bào)表編制工作,避免了手工操作造成的記賬錯(cuò)誤。其次,小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心通過軟件能即時(shí)完成每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理,不會(huì)出現(xiàn)人工代賬服務(wù)中的月末記賬時(shí)間短,任務(wù)重,錯(cuò)過納稅申報(bào)時(shí)間等問題。最后,財(cái)務(wù)共享中心將根據(jù)企業(yè)所在地稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)要求生成納稅申報(bào)表樣表并及時(shí)提醒企業(yè)相關(guān)人員,保證企業(yè)按時(shí)、合規(guī)報(bào)繳稅款。
第三,會(huì)計(jì)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化問題是阻礙行業(yè)發(fā)展的重要障礙,通過財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,不僅能實(shí)現(xiàn)小微企業(yè)的賬務(wù)自動(dòng)化處理,還能在較大的范圍內(nèi)推廣XBRL(可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)告編制、信息披露的標(biāo)準(zhǔn)化。
對(duì)于小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心這一新事物而言,在技術(shù)上需要解決的一個(gè)重要問題便是云端存儲(chǔ)信息的安全性。只有財(cái)務(wù)信息得到充分保護(hù),才能吸引更多小微企業(yè)選擇使用這一新的核算方式。同時(shí),小微企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心還存在著一些實(shí)施上的障礙,主要包括會(huì)計(jì)憑證的審核問題、會(huì)計(jì)檔案的保存問題等。雖然電子發(fā)票已經(jīng)開始在全國(guó)范圍內(nèi)試點(diǎn),而最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法也允許以電子形式保存會(huì)計(jì)檔案,但是這些新政策的推廣都需要一定的時(shí)間。因此,對(duì)于會(huì)計(jì)云核算服務(wù)提供商而言,需要在這個(gè)過渡階段找到一些適當(dāng)?shù)姆椒▉斫鉀Q小微企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中出現(xiàn)的問題。