如何發(fā)揮企業(yè)辦公室督辦職能的幾點(diǎn)思考

肖琳

摘要：企業(yè)辦公室作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的樞紐，代表著企業(yè)的管理水平。辦公室工作擔(dān)負(fù)著參與政務(wù)、管理實(shí)務(wù)、綜合服務(wù)的重要職責(zé)，而督辦工作又屬于辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，更是提高辦事效率的主要手段，在《秘書(shū)者》一書(shū)中指出：督促檢查是秘書(shū)部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實(shí)施的一項(xiàng)重要服務(wù)工作，辦公室應(yīng)發(fā)揮督促檢查作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)決策落實(shí)。美國(guó)ABB公司原董事長(zhǎng)巴尼維克曾有一個(gè)著名的觀點(diǎn)“一個(gè)企業(yè)的成功，5%在戰(zhàn)略，95%在執(zhí)行力?！币挂粋€(gè)企業(yè)保持強(qiáng)大的執(zhí)行力，重點(diǎn)在于做好企業(yè)辦公室的督辦工作，督辦工作的落實(shí)可以使企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理者和基層員工在發(fā)展戰(zhàn)略的指引下全力以赴，竭盡全力奔向目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：辦公室督辦職能；發(fā)揮；思考

一、開(kāi)展辦公室督辦工作的重要性和必要性

我們應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)到?jīng)Q策的制定和實(shí)施方案的部署完成之時(shí)，事情還只是進(jìn)行到了一半，更重要的另一半就是要確保決策的貫徹落實(shí)。因而，辦公室就必須加強(qiáng)各項(xiàng)重點(diǎn)工作、重要文件以及領(lǐng)導(dǎo)交辦重要事項(xiàng)的督辦管理，確保上級(jí)和公司重要決定，安排部署得以及時(shí)貫徹落實(shí)。開(kāi)展督辦工作，一是通過(guò)督促檢查，了解決策的落實(shí)情況；二是督促檢查是有針對(duì)性的調(diào)查研究，通過(guò)這種調(diào)研方式，能夠發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，了解新情況，從而創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的創(chuàng)新；三是督促檢查是圍繞決策的實(shí)施開(kāi)展的，可以把“上情”和“下情”結(jié)合起來(lái)，了解決策落實(shí)中存在的問(wèn)題，提高決策的科學(xué)性準(zhǔn)確性，推動(dòng)決策的落實(shí)；四是督查督辦還是解決熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，為群眾辦實(shí)事的重要手段。辦公室通過(guò)開(kāi)展細(xì)致的督辦工作，從而提高辦文、辦會(huì)，辦公效率，強(qiáng)化執(zhí)行力，穩(wěn)步推進(jìn)公司中心工作順利進(jìn)行。

二、開(kāi)展辦公室督辦工作，建立一套完整督辦機(jī)制

在企業(yè)中常常有這樣一種情形，上面的政策很好，決策也很正確，但是一到下面，往往就走了樣，出現(xiàn)互相扯皮等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象嚴(yán)重制約了企業(yè)各項(xiàng)工作的運(yùn)行效率，造成這些問(wèn)題的主要原因，歸根到底還是監(jiān)督約束機(jī)制不健全，如果企業(yè)辦公室從上到下有一套完整的督辦體系的話，一級(jí)一級(jí)地狠抓落實(shí)，必然可以大大提高企業(yè)的工作效率。

一要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)督查意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與，企業(yè)上下的協(xié)同配合，才能形成合力，督察督辦工作才能取得顯著成效。各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)，要帶頭抓督察督辦。特別是對(duì)重大事項(xiàng)的督辦，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)親自掛帥，親自了解貫徹落實(shí)情況并定期聽(tīng)取匯報(bào)，幫助辦公室解決督察督辦工作中遇到的困難和問(wèn)題，辦公室也應(yīng)該主動(dòng)爭(zhēng)取企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視和支持，充分發(fā)揮好參謀提醒作用。

二要完善督辦體系。辦公室負(fù)責(zé)大量的日常參謀性、服務(wù)性和基礎(chǔ)性工作，在督促檢查工作中具有十分有利的條件，是督促檢查工作的具體實(shí)施單位。要實(shí)行責(zé)任分工、任務(wù)細(xì)化，積極主動(dòng)地做好督察工作的受理、立項(xiàng)、分解、組織、協(xié)調(diào)、督辦、信息收集和督辦反饋等工作，并將督辦內(nèi)容直接納入績(jī)效考核，也是促進(jìn)目標(biāo)落實(shí)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)各部門目標(biāo)的完成情況進(jìn)行認(rèn)真考核，嚴(yán)格規(guī)范考核辦法，力求考核科學(xué)公正。

三要在督辦過(guò)程中，始終站在圍繞中心工作，服務(wù)大局的高度，做好嚴(yán)字當(dāng)頭，事事講原則，開(kāi)展督辦工作也要注重方法和技巧，與各部門密切配合，實(shí)現(xiàn)督辦事項(xiàng)的順利推進(jìn)，提高部門和員工的執(zhí)行力，確保公司領(lǐng)導(dǎo)班子意圖得到高質(zhì)量、高效率的貫徹落實(shí)，真正發(fā)揮督辦工作的作用，實(shí)現(xiàn)督辦工作的價(jià)值。

三、圍繞企業(yè)中心工作，充分發(fā)揮辦公室督辦職能

辦公室督辦工作如何緊貼企業(yè)的工作重心，抓住關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行督辦，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重大決策和關(guān)鍵工作任務(wù)得到有效貫徹落實(shí)，為此，要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)來(lái)創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，加大督辦力度。

一、建立督辦工作任務(wù)。涵蓋公司年度（年中）工作會(huì)、黨委會(huì)，黨政聯(lián)席會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)，月度（周）工作例會(huì)和部分專題會(huì)等所有重要會(huì)議及上級(jí)單位、公司黨委、公司領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)公文或其他方式?jīng)Q定或批示的重要事項(xiàng)。秘書(shū)人員在公司年度（年中）工作會(huì)議結(jié)束后兩周內(nèi)，根據(jù)工作要點(diǎn)和會(huì)議精神制定公司重點(diǎn)工作任務(wù)分解表，征求各部門和分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)并修改完善，經(jīng)總經(jīng)理審批后，下發(fā)至公司各部門，各單位；在公司黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議決議和紀(jì)要發(fā)布后的五個(gè)工作日內(nèi)，向承辦部門下達(dá)重點(diǎn)工作督辦單，明確工作要求和完成時(shí)限；在公司月度（周）工作會(huì)議等重要會(huì)議結(jié)束后五個(gè)工作日內(nèi)確定重點(diǎn)工作督辦任務(wù)，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)發(fā)至各承辦部門確定的工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。文書(shū)人員根據(jù)重要公文的領(lǐng)導(dǎo)批示，制定重點(diǎn)工作督辦單。承辦工作任務(wù)的部門根據(jù)督辦任務(wù)要求，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，明確相關(guān)責(zé)任人，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。

二、做好督辦工作全過(guò)程管控。督查任務(wù)發(fā)出后，辦公室應(yīng)采取定期或不定期提醒督促，檢查核實(shí)方式，了解督辦事項(xiàng)辦理情況進(jìn)展，承辦部門給予支持。辦公室將督辦結(jié)果經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，呈總經(jīng)理確認(rèn)后，督辦工作任務(wù)正式辦結(jié)，同時(shí)將督辦過(guò)程中形成的文字材料進(jìn)行整理保存并提交績(jī)效考核部門，由其根據(jù)督辦結(jié)果進(jìn)行績(jī)效考核。

三、注重督辦方式方法。要及時(shí)反饋。督查中要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，多請(qǐng)示、多匯報(bào)，一方面可以讓領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握工作進(jìn)展情況，另一方面，當(dāng)督查工作遇到困難時(shí)，可及時(shí)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持和幫助。要合理分工。辦公室與各職能部門要各盡其責(zé)，又要分工明確，辦公室既不能包辦代替，更不能越權(quán)干預(yù)，在督查工作中應(yīng)實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口管理的原則，辦公室要與職能部門密切配合，共同搞好督查落實(shí)。要注重時(shí)效。確立辦實(shí)事，求實(shí)效的思想，從實(shí)際效果出發(fā)安排督查日程和進(jìn)度，力求效果和時(shí)間相統(tǒng)一。要一督到底。開(kāi)展督查工作的最終目的就是取得實(shí)效，這是督查工作的出發(fā)點(diǎn)和最終落腳點(diǎn)。

四、強(qiáng)化督辦隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，開(kāi)展工作交流，增強(qiáng)辦公室督辦人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。進(jìn)一步搜集信息，讓督辦工作人員第一時(shí)間知道領(lǐng)導(dǎo)講什么、抓什么，及時(shí)就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行督辦。不斷增強(qiáng)督辦隊(duì)伍整體素質(zhì)建設(shè)，提升督辦隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力和凝聚力。

當(dāng)前，面對(duì)新形勢(shì)、新要求，辦公室的督辦工作要建立長(zhǎng)效機(jī)制，堅(jiān)持做到常抓不懈，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展大局，突出工作重點(diǎn)，創(chuàng)新方式方法，健全工作制度，狠抓部署落實(shí)，才能較好地發(fā)揮督辦工作在推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)決策落實(shí)中的助推作用。