項目立館：以管理改革激發(fā)創(chuàng)新活力

1 背景

解決事業(yè)單位管理體制僵化、人員活力不足問題的關(guān)鍵在于改革管理機(jī)制，從而增強(qiáng)機(jī)構(gòu)活力、提升服務(wù)效能。佛山市圖書館主動求變，2011年實施“項目立館”，把廣泛應(yīng)用于企業(yè)的項目管理方法移植到圖書館的業(yè)務(wù)工作，將圖書館長遠(yuǎn)目標(biāo)中需要有效利用一定資源，且必須在特定的時間完成的某些特定的目標(biāo)任務(wù)，打包成一個個具體的項目，在規(guī)定的時間和資源付出范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。通過這些項目的實施和成果推廣，培養(yǎng)人才隊伍，提升服務(wù)效益，樹立服務(wù)品牌，最終實現(xiàn)圖書館的發(fā)展目標(biāo)。

2 做法

2.1 創(chuàng)新組織機(jī)制，引入矩陣式管理

與傳統(tǒng)金字塔式的組織結(jié)構(gòu)不同，為將項目管理嵌入職能式組織結(jié)構(gòu)中，佛山市圖書館采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，縱向?qū)嶓w結(jié)構(gòu)保持層級制框架，橫向虛擬結(jié)構(gòu)以ABCD四級項目交織成矩陣，一、二線部門都參加項目化管理。這種組織結(jié)構(gòu)既保證了職能式管理的穩(wěn)定、規(guī)范，也發(fā)揮了項目式管理的靈活、創(chuàng)新?！皹I(yè)務(wù)管理部”作為推進(jìn)項目管理的核心部門和管理項目的常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全面管理和監(jiān)控項目的運(yùn)作。

2.2 規(guī)范運(yùn)行機(jī)制，全面項目化管理

與企業(yè)以經(jīng)濟(jì)效益衡量項目最終成效的方法不同，圖書館工作業(yè)績的衡量標(biāo)準(zhǔn)為社會效益。產(chǎn)出效益的方式不同、激勵的方式不同導(dǎo)致衡量項目效果的方法也不同。佛山市圖書館將項目管理方法應(yīng)用推廣到圖書館所有業(yè)務(wù)工作中，只要符合項目要素和立項標(biāo)準(zhǔn)的工作都可以按照項目的專業(yè)化技術(shù)和方法進(jìn)行管理。通過制定《佛山市圖書館項目管理實施指南》《佛山市圖書館項目管理辦法》《佛山市圖書館項目操作流程》等一系列為項目化管理服務(wù)的規(guī)章制度，讓項目管理有章可循。為了解決項目管理推進(jìn)過程中遇到的問題，成立項目管理疑難攻克小組，舉行職工代表座談會，分析項目立項、結(jié)項、計分等環(huán)節(jié)中遇到的細(xì)節(jié)問題，出臺解決方案。

圖1 “項目立館”課題小組赴企業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)驗

2.3 完善激勵機(jī)制，項目與績效掛鉤

佛山市圖書館對員工采用職能與項目相結(jié)合的考核方式，即項目與職能綜合計分的方式，個人計分由年限資歷分、項目分、科研分、榮譽(yù)分四大塊構(gòu)成。

年限資歷分包含工作年限和任職資格兩個指標(biāo)?？蒲蟹址矫?，根據(jù)員工論文發(fā)表的刊物級別、課題的等級、著作的署名情況賦予相應(yīng)分值。榮譽(yù)分則根據(jù)頒發(fā)榮譽(yù)證書的單位級別賦予相應(yīng)分值。

項目分方面，項目結(jié)項后，項目組成員根據(jù)項目等級、擔(dān)任成員的角色獲得相應(yīng)分?jǐn)?shù)。項目類型分為讀者活動類、學(xué)術(shù)類、業(yè)務(wù)提升類、技術(shù)類和其他五類，項目等級分為A、B、C、D四級，團(tuán)隊成員的角色分為項目發(fā)明人、負(fù)責(zé)人、主要成員、一般成員、參與成員五種，項目每月皆可提交結(jié)項，實時計分。如果項目被評為年度優(yōu)秀項目，項目組成員還可再獲得加分。

2.4 打造支撐平臺，研發(fā)項目管理系統(tǒng)

為提高項目管理的科學(xué)性和時效性，2014年佛山市圖書館開發(fā)項目管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過實現(xiàn)統(tǒng)一的用戶角色授權(quán)和登錄入口來訪問門戶平臺資源，無縫集成館內(nèi)和館外的分類信息模塊，基于網(wǎng)頁方式整合業(yè)務(wù)項目資源、數(shù)據(jù)資源、人事資源，集項目申報、進(jìn)度管理、項目成果展示、項目數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、績效統(tǒng)計、輔助辦公功能于一體，實現(xiàn)信息的收集傳遞、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、定位查詢、統(tǒng)計分析和決策支持。自此，項目管理進(jìn)入自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理階段。

圖2 佛山市圖書館項目管理系統(tǒng)主頁

3 成效

3.1 立隊伍，營造優(yōu)秀的組織文化

立館先立人。在圖書館中應(yīng)用項目管理的最大益處是令員工工作目標(biāo)清晰、工作范圍明確、責(zé)任分明、成果明顯，提高管理效率，避免扯皮推諉、工作遲滯不前的狀況。項目評分制度營造出了組織內(nèi)部競爭機(jī)制，激發(fā)了員工的工作熱情和創(chuàng)造力。“項目發(fā)明人”的設(shè)置就為普通員工積極發(fā)明項目提供了平臺，項目發(fā)明人具有當(dāng)項目負(fù)責(zé)人的優(yōu)先權(quán)、轉(zhuǎn)讓權(quán)，提高了普通員工參與項目、負(fù)責(zé)項目的機(jī)會。隨著項目管理越來越深入人心，普通員工作為負(fù)責(zé)人的比例持續(xù)增加。立項項目的負(fù)責(zé)人中，普通員工2013年占30%，2014年為43%，2015年為56%，2016年為59%。

3.2 立規(guī)則，建立公開透明的管理機(jī)制

除參照傳統(tǒng)的項目管理方法外，佛山市圖書館結(jié)合本館實際情況制定的系列項目管理規(guī)章制度，成為全體館員共同遵循的標(biāo)準(zhǔn)。佛山市圖書館項目立館以規(guī)章制度為依托構(gòu)建起業(yè)務(wù)精細(xì)化管理的實體模型，以項目管理系統(tǒng)為工具實現(xiàn)自動化業(yè)務(wù)管理流程，使每一個員工平等獲得項目信息及績效概況知情權(quán)、成果知識分享權(quán)和個人意見表達(dá)權(quán)；通過自動化技術(shù)高效完成項目量化指標(biāo)執(zhí)行和數(shù)據(jù)采集分析，助力實現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)度監(jiān)管和績效統(tǒng)籌管理；可視化平臺整合了項目管理的成果資料庫，讓項目管理的優(yōu)秀成果和寶貴管理經(jīng)驗得以共享、交流和傳播。

圖3 佛山市圖書館項目管理發(fā)展座談會

3.3 立事業(yè)，服務(wù)效能迅速提升

截至2017年12月底，全館累計立項660個，12283人次參與，平均每人參與86次，參與率100%。全館大部分工作通過項目來運(yùn)作，激發(fā)了館員的能動性。在項目立館推動下，各項業(yè)務(wù)迅速增長。從2010年到2017年，佛山市圖書館持證讀者量從4.2萬增長到41.6萬，年圖書外借量從34萬冊次增長到278萬冊次，讀者活動從300多場增長到2198場。