電子制造業(yè)采購管理信息化平臺設(shè)計

鄧云飛 董思洋

摘要：采購管理是當前各企業(yè)開展科研生產(chǎn)的重要一環(huán)，對提高企業(yè)核心競爭力有著十分重要的作用。但在國內(nèi)電子企業(yè)，由于采購頻繁和批采購數(shù)量較小等原因，導(dǎo)致采購管理運作方式和實施效果并不樂觀。結(jié)合IT技術(shù)，以電子制造企業(yè)為研究背景，探索了采購管理平臺設(shè)計中的一些關(guān)鍵技術(shù)，該平臺的實現(xiàn)有助于提高企業(yè)的市場競爭力，也為同類企業(yè)采購管理的成熟發(fā)展提供理論及實踐上的借鑒。

關(guān)鍵詞：采購管理；供應(yīng)商管理；信息安全；系統(tǒng)可維護性

中圖分類號：TP393文獻標志碼：A文章編號：1008-1739（2018）19-62-4

Design on Purchasing Management Platform for Electronic Manufacturing Enterprises

DENG Yunfei1， DONG Siyang2

（1. China Patent Information Center， Beijing 100088， China； 2. The 54th Research Institute of CETC， Shijiazhuang Hebei 050081， China）

0引言

采購管理是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中很重要的一環(huán)，主要涉及采購方式管理、合同管理、訂單和履約管理、供應(yīng)商管理及統(tǒng)計分析管理等[1]。研究表明，制造業(yè)中原材料和服務(wù)的采購成本會占到總成本的50%～80%；同樣，在產(chǎn)品所產(chǎn)生的質(zhì)量問題中有30%的因素來自于采購供應(yīng)商。

經(jīng)過多年的不斷發(fā)展，各國專家學者從不同角度總結(jié)、探索了不同采購系統(tǒng)理論模型。如文獻[2]分析了供應(yīng)商選擇的諸多因素，給出了供應(yīng)商評價選擇中的3個最重要的指標：質(zhì)量、價格和交貨期[2]；文獻[3]運用層次分析法對供應(yīng)商選擇問題進行了研究；文獻[4]應(yīng)用AHP的方法建立了采購比價分析的多目標決策模型；文獻[5]提出了CIMS環(huán)境下采購管理系統(tǒng)的設(shè)計方案、體系結(jié)構(gòu)及功能模型。但是很少有文章對電子行業(yè)采購問題進行深入分析，以某電子研究所為研究背景，探討了其采購信息化平臺建設(shè)中的一些關(guān)鍵點。

1采購管理現(xiàn)狀與問題分析

在研究所管理中，采購中心是統(tǒng)一對外采購部門，隨著所內(nèi)各部門技術(shù)創(chuàng)新能力和產(chǎn)品制造能力的大幅提升，采購中心的工作日益繁重。其工作內(nèi)容和工作現(xiàn)狀有以下特點：

①采購中心的工作基本依靠人為保證，采購工作量大、周期長且效率較低，手工進行數(shù)據(jù)匯總和分析難免出現(xiàn)疏忽遺漏現(xiàn)象，造成工作失誤。

②目前招投標等過程主要采用電話、傳真等方式進行，導(dǎo)致時效性和保密性較差，人為干預(yù)因素較大，給招標工作的暗箱操作或供應(yīng)商之間竄標提供了可能，而且大量紙張、傳真復(fù)印機的使用也不符合保密管理工作需要。

③采購中心對各個不同的采購項目不能及時、有效地監(jiān)控，合同履約功能監(jiān)督不完善。

④所內(nèi)對于供應(yīng)商的管理僅限于每年年底的綜合打分和評級，需要進一步實現(xiàn)動態(tài)的分級管理，以及基于動態(tài)數(shù)據(jù)的嚴格考評。

2采購管理信息化平臺設(shè)計

2.1信息化平臺建設(shè)目標

采購管理信息化平臺的建設(shè)需要實現(xiàn)以下目標：

①該平臺的建設(shè)需要包含采購方式過程管理、合同履約管理、采購訂單管理、供應(yīng)商管理及統(tǒng)計分析等業(yè)務(wù)過程。研究所需要借助該平臺來實現(xiàn)采購相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息電子化，降低對電話、傳真等傳統(tǒng)通信工具的依賴，節(jié)約交易費用，減少人工成本，提高工作效率和工作質(zhì)量。

②研究所需要借助該平臺來規(guī)范采購程序和優(yōu)化采購流程，減少采購過程中的人為干擾因素。

③研究所需要借助該平臺，利用網(wǎng)絡(luò)開放性的特點，使采購項目形成最有效的競爭，有效降低采購成本，保證采購質(zhì)量。

④研究所需要借助該平臺實現(xiàn)對供應(yīng)商的實時管理和考核，促進單位采購與電子商務(wù)相結(jié)合。

⑤研究所采購中心的日常工作須分別在涉密網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上完成，因此該平臺的建設(shè)需要跨兩網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)雙網(wǎng)之間信息交換。

⑥研究所自身有物資信息管理平臺和財務(wù)管理系統(tǒng)，將來建設(shè)企業(yè)自身的ERP，因此該平臺需要分別與其他系統(tǒng)實現(xiàn)信息、業(yè)務(wù)的集成。

2.2采購管理信息化流程

采購管理信息化平臺引入以后，研究所的日常采購管理工作流程可用泳道圖描述，如圖1所示。

整體流程可分為采購計劃階段、采購詢價階段和采購實施階段。①采購計劃階段（內(nèi)網(wǎng)中進行）：計劃員接收經(jīng)過審批的采購申請，制定采購計劃，指定具體采購方式（詢比價、單一來源采購、招投標、競標、競爭性談判）。②采購詢價階段（外網(wǎng)中進行）：詢價員以指定的流程進行詢比價等工作，確定供應(yīng)商。③采購實施階段（外網(wǎng)中進行）：實施員與供應(yīng)商簽訂物資訂購單，隨后進行訂單履約管理；接收物資和登記，進行庫房管理。

2.3信息化平臺框架設(shè)計

基于采購業(yè)務(wù)流程分析，采購管理系統(tǒng)需要跨內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)建設(shè)。采購申請須部署在涉密網(wǎng)，其他模塊須部署在互聯(lián)網(wǎng)上。系統(tǒng)主要功能模塊劃分如圖2所示。

3采購管理信息化平臺內(nèi)容及關(guān)鍵技術(shù)

3.1采購過程管理內(nèi)容

采購管理信息化平臺是一個綜合性管理過程，需要將人、財、物及信息數(shù)據(jù)通過業(yè)務(wù)過程進行有效組織，采購過程管理建設(shè)包括采購申請管理、計劃管理、采購方式管理、采購訂單管理及訂單履約等過程。

①采購申請管理：采購申請信息包括科研類生產(chǎn)物資、非科研物資的采購申請、取消訂貨申請及訂貨變更申請等。

②采購計劃管理：采購計劃管理過程中會將采購申請合并和拆分，形成采購計劃，并為采購計劃制定采購相關(guān)策略，隨后報采購部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

③采購方式管理：采購計劃形成之后，該平臺可按國家要求分別支持采購員使用詢比價、單一來源采購、電子招投標、競標及競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。

④采購訂單管理：物資供應(yīng)商確定之后，該平臺需要按模板自動生成訂購單和審批表，且按所內(nèi)管理制度支持各部門領(lǐng)導(dǎo)在線審批。

⑤訂單履約管理：訂單形成以后，該平臺自動根據(jù)訂單內(nèi)容生成履約條款并執(zhí)行，支持采購實施員對履約的各環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控。

3.2供應(yīng)商管理內(nèi)容

3.2.1供應(yīng)商管理內(nèi)容

研究所的供應(yīng)商包括科研生產(chǎn)供應(yīng)商和非科研生產(chǎn)供應(yīng)商2類。其中，科研生產(chǎn)供應(yīng)商需要按所內(nèi)制度執(zhí)行非合格供方和合格供方管理，非科研生產(chǎn)供應(yīng)商不必執(zhí)行合格供方管理制度。

3.2.2供應(yīng)商注冊管理

供應(yīng)商注冊管理如圖3所示。

①供應(yīng)商注冊：供應(yīng)商可以在研究所門戶網(wǎng)站上注冊，按所內(nèi)要求填寫注冊信息并上傳資質(zhì)文件，選擇期望供貨的采購組織及供貨類別。

②申請審核：研究所采購中心對供應(yīng)商的供貨申請進行審核，審核通過后，供應(yīng)商可登錄系統(tǒng)。審核后，可按所內(nèi)要求區(qū)分合格供方和非合格供方管理。

③供應(yīng)關(guān)系申請：供應(yīng)商通過注冊審核后，可發(fā)起新的供應(yīng)關(guān)系申請。

④供應(yīng)關(guān)系評級調(diào)整：對于普通物資，可通過供應(yīng)關(guān)系評級調(diào)整將非合格供方調(diào)整為合格供方。3.2.3供應(yīng)商評價管理

為了實現(xiàn)供應(yīng)商管理，采購管理信息化平臺需要建立供應(yīng)商的評價體系，具體建設(shè)內(nèi)容包括：

①該平臺提供指標定義功能，區(qū)分出定性指標與定量指標。

②該平臺可以區(qū)分集團、企業(yè)兩級評價，可以實現(xiàn)每個企業(yè)及集團評價的權(quán)重設(shè)置。

③該平臺可對供應(yīng)商設(shè)置不同級別，如預(yù)備供應(yīng)商、合格供應(yīng)商及優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商等等。系統(tǒng)支持按規(guī)則自動變更供應(yīng)商級別，也支持手工設(shè)置供應(yīng)商級別。

④該平臺可實現(xiàn)對供應(yīng)商的總體數(shù)據(jù)分析，包括供應(yīng)商在物資類別、區(qū)域、關(guān)聯(lián)的企業(yè)、關(guān)聯(lián)的成品、交易額度與占比等維度的數(shù)據(jù)分析，可實現(xiàn)同期排名升降和采購占比變化的分析，以及供應(yīng)商歷史成交價格、質(zhì)量指標和不合格次數(shù)的數(shù)據(jù)分析。

3.3系統(tǒng)集成方案設(shè)計

采購管里平臺在設(shè)計、實施過程中不可避免地需要與其他軟件系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)和流程的集成。本文研究主要考慮將該平臺與研究所已有的物資管理系統(tǒng)、OA的集成。該平臺與其他的系統(tǒng)的集成如圖4所示。

①采購申請、采購方式確定過程中，需要審批的信息可推送至OA系統(tǒng)，供領(lǐng)導(dǎo)審批；

②審批回復(fù)信息可由OA系統(tǒng)推送至采購管理信息化平臺；

③采購管理信息化平臺可自動獲取物資管理系統(tǒng)中的物資申請訂單（包括采購申請、取消訂貨、訂貨變更申請）；

④物資到貨確認后，采購管理信息化平臺可及時將物資到貨信息推送給物資管理系統(tǒng)；

⑤物資管理系統(tǒng)中退換貨發(fā)生以后，自動將退貨、換貨信息推送至采購管理信息化平臺中；

⑥供應(yīng)商信息更新后，采購管理信息化平臺可自動將更新信息推送至物資管理系統(tǒng)；

⑦物資管理系統(tǒng)中的物資編碼等基礎(chǔ)信息出現(xiàn)變更后，可自動將變更信息推送至采購管理信息化平臺中，保持基礎(chǔ)信息一致。

4結(jié)束語

本文以研究所采購管理為例，對當前采購管理過程的現(xiàn)狀及其中存在的問題進行了分析，闡述了采購管理信息化平臺的建設(shè)目標、該平臺引入之后的采購流程、系統(tǒng)功能框架。隨后，針對該平臺建設(shè)中存在的建設(shè)內(nèi)容、供應(yīng)商管理方式及系統(tǒng)集成等關(guān)鍵要素進行了描述、探討。對采購管理信息化平臺建設(shè)和實施的研究可為各軍工企業(yè)的供應(yīng)鏈建設(shè)提供有價值、意義的參考。

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