完善檔案館檔案信息化建設(shè)的思考

侯煜涵

摘 要：新一代信息技術(shù)與檔案建設(shè)的深度融合，加快了檔案館轉(zhuǎn)型升級(jí)的步伐，它的出現(xiàn)改變了檔案館的服務(wù)模式以及發(fā)展路徑。信息化技術(shù)是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的有力抓手，如果運(yùn)用得當(dāng)，不僅能夠加強(qiáng)信息資源的溝通共享，而且能夠推動(dòng)其他領(lǐng)域工作的開(kāi)展進(jìn)度。當(dāng)前，我國(guó)學(xué)界對(duì)于檔案館信息化服務(wù)模式的研究呈現(xiàn)出“升溫”的白熱化趨勢(shì)，研究領(lǐng)域涵蓋了檔案管理的內(nèi)涵、管理、服務(wù)等各個(gè)內(nèi)容。但總體而言，檔案館具體實(shí)踐層面仍然不成熟，在信息化建設(shè)過(guò)程中暴露出一些弊病。因此，筆者結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)，本著“以人為本，促進(jìn)發(fā)展”的理念，力求為檔案館現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：檔案館；信息化建設(shè)；弊病

一、檔案館信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)主要有兩方面的涵義，主要指將數(shù)字化手段融入到檔案內(nèi)容以及各個(gè)流程當(dāng)中。既包括檔案信息資源整理、歸納、保管、利用等過(guò)程的信息化建設(shè)，也包括單純的館藏實(shí)體檔案信息化[1]。通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)做概念界定，可以發(fā)現(xiàn)其具有以下特點(diǎn)：

（1）規(guī)范性。檔案本身便具有規(guī)范性的特點(diǎn)，例如檔案館在管理檔案時(shí)需要受到《檔案法》以及其他部門法規(guī)的規(guī)制。檔案信息化建設(shè)同樣如此，其作為檔案管理模式的一種，同樣受到法律法規(guī)約束。同時(shí)，由于其涉及到電子數(shù)據(jù)，還會(huì)收到電子領(lǐng)域法律法規(guī)的規(guī)制。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須嚴(yán)格遵守這些標(biāo)準(zhǔn)，特別是涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私以及商業(yè)秘密的內(nèi)容，更要保持其規(guī)范性。

（2）技術(shù)性。這是檔案信息化建設(shè)的基石，先進(jìn)的技術(shù)能夠增強(qiáng)檔案館的競(jìng)爭(zhēng)力。典型如在檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、上傳、交換、檢索過(guò)程中運(yùn)用壓縮技術(shù)、安全墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算等技術(shù)。

（3）依賴性。及時(shí)檔案信息化建設(shè)與其他檔案管理模式相比具有方便、快捷、科學(xué)的服務(wù)特質(zhì)，但是其存在的依賴性也能忽視。筆者認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是一個(gè)“環(huán)環(huán)相扣”的系統(tǒng)性工程，它不僅需要依附于軟硬件設(shè)施、技術(shù)水平高低等因素，還需要依賴檔案管理人員專業(yè)技能水平以及管理水平等因素。缺少其中任何一種因素，都有可能阻礙檔案信息化建設(shè)

的步伐。

（4）多樣性。信息化技術(shù)易傳播的特性決定了其不僅融入到各個(gè)行業(yè)，而且在不同國(guó)之間、不同地區(qū)之間都有所拓展，呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。其運(yùn)用到檔案管理領(lǐng)域同樣如此。具體而言，其一，服務(wù)手段多樣化。隨著信息技術(shù)的縱向擴(kuò)展，檔案館能夠利用的服務(wù)手段不斷增加。從以前僅僅只能提供檔案資料查詢服務(wù)，擴(kuò)展到現(xiàn)在的檔案推送服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)以及其他個(gè)性化服務(wù)。其二，服務(wù)對(duì)象多樣化，檔案館其公共服務(wù)性日益凸顯，從以前單純的服務(wù)于現(xiàn)實(shí)用戶，擴(kuò)展到現(xiàn)在的既服務(wù)于現(xiàn)實(shí)用戶，也服務(wù)于網(wǎng)絡(luò)用戶等潛在用戶。此外，檔案服務(wù)對(duì)象在縱向?qū)哟紊弦膊粩嗌钊胪七M(jìn)，從以前服務(wù)群體單一，擴(kuò)展到現(xiàn)在為各個(gè)行業(yè)，各種正當(dāng)目的而查閱檔案的各類用戶群體。其三，檔案信息內(nèi)容的多樣化。隨著各個(gè)檔案館信息共享程度的加深，以及檔案館收集各類信息資源的能力加強(qiáng)，檔案館可以依靠各種信息載體，滿足公眾多樣化的檔案查閱利用需求。

二、檔案館信息化建設(shè)過(guò)程中存在的弊病

（1）檔案資源數(shù)字化不足

檔案資源數(shù)字化不足是大多數(shù)檔案館面臨的主要問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，數(shù)字化重點(diǎn)不突出，內(nèi)容不豐富。在對(duì)館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理時(shí)，仍然以文字檔案為主，對(duì)圖片、影像檔案的關(guān)注度不高，檔案形式?jīng)]有得到創(chuàng)新，圖片、影像等新型檔案形式匱乏。第二，數(shù)字化內(nèi)容不足。在對(duì)館藏的紙質(zhì)檔案時(shí)只將檔案中的重要部分?jǐn)?shù)字化，沒(méi)有對(duì)檔案中的草稿以及附錄等內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。同時(shí)，部分檔案館甚至只對(duì)目錄進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)檔案內(nèi)容仍然以紙質(zhì)化的形式暴露，將信息技術(shù)僅僅利用在查找檔案以及檢索檔案領(lǐng)域，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（2）檔案信息資源共享程度不高

檔案館信息資源共享程度與公眾檔案需求不匹配，是大部分地區(qū)檔案館存在的問(wèn)題。檔案館沒(méi)有建立一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)體系，導(dǎo)致檔案供需脫節(jié)，無(wú)法滿足公眾的查檔需求以及用檔需求。究其原因，主要有以下幾個(gè)層面：1.管理體制壁壘。部分檔案館雖然信息化水平提高了，但檔案管理體制仍然沿襲傳統(tǒng)的模式，沒(méi)有站在公眾的視角考量用戶需求，仍然停留在條塊分割的傳統(tǒng)管理模式中。即將檔案歸檔后，不及時(shí)上傳檔案數(shù)據(jù)到云端數(shù)據(jù)庫(kù)，以至于公眾查找檔案時(shí)，工作人員無(wú)法及時(shí)在電腦上查找到相關(guān)信息。2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)障礙。檔案信息資源最為核心的部分在于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)化暢通以及網(wǎng)絡(luò)安全保障，這些需要大量的人力、物力以及財(cái)力投入。尤其是構(gòu)建信息共享平臺(tái)時(shí)，如何保障操作系統(tǒng)不受木馬等病毒入侵，如何實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接，都需要在技術(shù)層面把好關(guān)。

（3）檔案管理人員綜合素質(zhì)總體水平有待提高

檔案管理人員作為檔案館的各項(xiàng)工作開(kāi)展的執(zhí)行人員，直接關(guān)系到檔案館整體服務(wù)水平?？偟膩?lái)說(shuō)，我國(guó)檔案館經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，管理人員綜合素質(zhì)相較以往有了顯著提高，但與國(guó)際總體水平相比，則仍有差距。

①服務(wù)意識(shí)落后

部分檔案館工作人員服務(wù)意識(shí)滯后，不能與檔案信息化建設(shè)相匹配[2]。往往將自己擺在一個(gè)“勞動(dòng)者”的地位，沒(méi)有將自己擺在一個(gè)“創(chuàng)新者”的地位。在具體工作時(shí)，仍然是“重建檔，輕利用”的服務(wù)模式。信息化建設(shè)過(guò)程中勢(shì)必會(huì)更加注重與檔案利用者的溝通交流，這就要求檔案管理人員樹(shù)立“以利用者為核心”的人本位理念。檔案管理人員不僅需要了解檔案事業(yè)的發(fā)展前沿，也要了解社會(huì)公眾的檔案信息需求，從而做到超前服務(wù)。

②知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善

檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員既用現(xiàn)代化檔案管理理論武裝頭腦，也要用信息化專業(yè)技術(shù)武裝實(shí)踐操作[3]。一方面，部分檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)豐富，精通檔案管理工作。但是在信息技術(shù)層面則較為，尤其是不能熟練操作先見(jiàn)的儀器設(shè)備，不能將檔案中的圖片做清晰化處理，不能將檔案中的聲像以及影像做壓縮格式化處理。這些困境都致使檔案事業(yè)與信息化建設(shè)不能實(shí)現(xiàn)完全接軌。另一方面，部分檔案管理人員雖然十分擅長(zhǎng)信息技術(shù)，但是卻缺乏對(duì)檔案管理有一個(gè)系統(tǒng)化、全面化的了解。綜上所述，檔案管理人員無(wú)法將檔案管理理論與信息化技術(shù)做到有機(jī)契合，是制約我國(guó)檔案事業(yè)突破與創(chuàng)新的重要因素。

三、完善檔案館信息化建設(shè)的建議

（1）規(guī)范檔案資源信息化處理標(biāo)準(zhǔn)

檔案館要出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范，做好事前規(guī)范，用規(guī)章制度規(guī)范工作人員的管理流程。首先，可以借鑒國(guó)際通用的著錄規(guī)則以及檔案信息化加工標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案館自身情形，出臺(tái)規(guī)章制度。其次，最好數(shù)字化輔助工作，從軟硬件設(shè)施的配備、相關(guān)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)到專業(yè)人員配備等各個(gè)方面入手，為檔案資源信息化提供堅(jiān)實(shí)的后盾。再次，加強(qiáng)新型檔案建設(shè)，對(duì)于檔案中的聲像、圖片等，可以通過(guò)掃描、光盤刻制等方式將圖片以及聲像內(nèi)容保存下來(lái)。最后，加強(qiáng)監(jiān)督管理。檔案館可以成立相應(yīng)的部門，對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，監(jiān)督過(guò)程中是否存在缺頁(yè)、少頁(yè)、修改等現(xiàn)象，確保原件與上傳件一致。

（2）提高資源共享程度

檔案信息資源共享，是未來(lái)國(guó)內(nèi)各大檔案館發(fā)展建設(shè)的一大趨勢(shì)，特別是跨地區(qū)跨省份的館際共享能力建設(shè)更是檔案管理領(lǐng)域的熱點(diǎn)以及難點(diǎn)。一方面，要提高資源共享程度，亟待解決的安全保障問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全保障問(wèn)題沒(méi)有做好，就極易發(fā)生檔案信息泄密事件。為此，在這一過(guò)程中必須加強(qiáng)訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)以及反復(fù)制技術(shù)，確保檔案信息在上傳共享到云數(shù)據(jù)段時(shí)不會(huì)泄露。另一方面，要加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，提供個(gè)性化服務(wù)。檔案館可以利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，推出符合公眾需求的服務(wù)產(chǎn)品[4]。例如，可以開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，這項(xiàng)服務(wù)又具體包括檔案在線服務(wù)、檔案辦事指南、互動(dòng)交流等內(nèi)容，公眾可以通過(guò)掃描相應(yīng)二維碼下載所需信息。對(duì)于公眾咨詢多的有關(guān)問(wèn)題，可以設(shè)置答案公布在有關(guān)界面，從而減少工作人員的工作量，提升檔案信息咨詢服務(wù)的維度。

（3）優(yōu)化管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)

首先，檔案館要分類、分層次的開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)于“重檔案管理，輕信息技術(shù)”類的管理人員要組織其進(jìn)行信息技術(shù)學(xué)習(xí)，具體到實(shí)踐中，可以聘請(qǐng)有關(guān)專家到檔案館進(jìn)行手把手實(shí)地培訓(xùn)[5]。對(duì)于“重信息技術(shù)，輕檔案管理”類的人員要培養(yǎng)其系統(tǒng)化的檔案管理理念，具體到實(shí)踐中，可以采取“以老帶新”的方式，由經(jīng)營(yíng)豐富的檔案管理人員一對(duì)一的進(jìn)行檔案管理指導(dǎo)。其次，加快人才引進(jìn)，在設(shè)置具體招聘門檻時(shí)，可以在提高薪酬標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，適當(dāng)提高招聘門檻。檔案館要引進(jìn)具有綜合知識(shí)的復(fù)合型的專業(yè)人才，提升檔案館的整體人員素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。最后，建立績(jī)效評(píng)估體系?，F(xiàn)代管理學(xué)研究表明，績(jī)效管理體系的優(yōu)化與工作人員的工作效率呈“正相關(guān)”的關(guān)系。因此，檔案館要立足于本館實(shí)際，針對(duì)不同崗位的工作難度以及任務(wù)分工，制定一套有針對(duì)性、合理性的績(jī)效考核體系。例如可以借鑒管理學(xué)中的目標(biāo)管理法。這種方法主要是由檔案館根據(jù)實(shí)際工作情況制定相應(yīng)目標(biāo)，并根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際完成情況進(jìn)行工作效果考評(píng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)主義建設(shè)邁入新征程背景下，檔案信息服務(wù)不斷突顯其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會(huì)建設(shè)中的重要作用。未來(lái)檔案館的發(fā)展趨勢(shì)仍然是以信息服務(wù)為主線，這一發(fā)展過(guò)程中會(huì)遇到一定的阻礙，包括如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)浪潮的沖擊，如何革新自身管理體制以及管理模式，如何多層次、多維度的滿足社會(huì)大眾需求等。但我們也要認(rèn)識(shí)到任何事物的創(chuàng)新都有一個(gè)循環(huán)過(guò)程，檔案事業(yè)的發(fā)展同樣如此，其需要檔案館在不斷的發(fā)展中積累經(jīng)驗(yàn)，為實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍鋪墊量的基礎(chǔ)。

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（作者單位：煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館）