實(shí)體檔案保護(hù)工作的問(wèn)題及對(duì)策思考

蒙曉瑩

【摘 要】近年來(lái)，我國(guó)的實(shí)體檔案保護(hù)工作呈現(xiàn)迅猛發(fā)展的趨勢(shì)，無(wú)論是紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)還是電子檔案的保護(hù)技術(shù)，較以往相比都有了一定的提高，檔案保護(hù)工作也取得了一些重要成就，但是與此同時(shí)也存在一些問(wèn)題與不足。文章就現(xiàn)階段實(shí)體檔案保護(hù)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析與探討，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了加強(qiáng)實(shí)體檔案保護(hù)工作的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù)；問(wèn)題；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G273.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）06-0236-03

回看8 000麻袋“大內(nèi)檔案”險(xiǎn)遭銷毀的歷史事件，震驚之外覺(jué)得甚是萬(wàn)幸，這些珍貴的檔案最終能被保存下來(lái)。這一事件也反映出檔案是人類歷史發(fā)展的重要見(jiàn)證，是不可或缺的財(cái)富。檔案保護(hù)工作是檔案工作的重要內(nèi)容之一，《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)?！绷?xí)近平同志指出，“檔案工作確實(shí)要由封閉向開(kāi)放，由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)”。在這個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)代，檔案行業(yè)也在聚焦于加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，致力于建設(shè)數(shù)字檔案館。然而，檔案只有在得到了很好的保管及保護(hù)的情況下，才能更好地實(shí)現(xiàn)其服務(wù)與利用價(jià)值。即使數(shù)字檔案得到了廣泛的使用，但檔案的保管及利用仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。傳統(tǒng)的檔案載體是物質(zhì)的，使得實(shí)體檔案存在有限的壽命且容易受到自然因素、人為因素等的影響而加速老化或損壞。因此，及時(shí)地對(duì)實(shí)體檔案加以有效的保護(hù)顯得尤為重要，而這項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作卻缺乏相關(guān)部門和人員足夠的關(guān)注。

1 實(shí)體檔案保護(hù)工作存在的問(wèn)題

1.1 歷史因素影響了實(shí)體檔案的保管質(zhì)量

檔案保護(hù)是一個(gè)永恒的命題。8 000麻袋“大內(nèi)檔案”為何遭遇了一波三折的坎坷歷程？緣起于存放檔案的內(nèi)閣大庫(kù)因年久失修，嚴(yán)重滲漏，直至庫(kù)房崩塌需要重新修繕，檔案自然面臨遷移。這些珍貴的檔案便是在遷移的過(guò)程中，由于人為、自然的因素，遭受了大量的遺失、破損，甚至是錯(cuò)誤的銷毀。這些歷史因素導(dǎo)致了珍貴的檔案出現(xiàn)不可挽回的損失。隨著社會(huì)的發(fā)展，出現(xiàn)很多單位地址搬遷或是單位檔案館址搬遷的現(xiàn)象。檔案的遷移工作是一場(chǎng)“戰(zhàn)役”，打好這場(chǎng)“戰(zhàn)役”需要提前做好周密的遷移計(jì)劃。以2014年遼寧檔案館的搬遷為例，其館長(zhǎng)趙煥林認(rèn)為，“檔案搬遷既關(guān)系到國(guó)家和民族的當(dāng)前利益，也關(guān)系到為子孫后代留存歷史文化財(cái)富的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，使命光榮，責(zé)任重大”[1]。檔案館的搬遷，應(yīng)先做好檔案搬遷前的臨時(shí)保管工作，檔案一旦離開(kāi)了庫(kù)房庫(kù)架，沒(méi)有安全的檔案保護(hù)措施，實(shí)體檔案容易受潮、受污染等。在檔案的搬遷過(guò)程中，應(yīng)選用具有質(zhì)量保證的檔案箱，使檔案免受灰塵、紫外線燈等的危害。檔案的搬遷應(yīng)注重案卷的順序排列，集中裝箱、集中存放、集中搬遷，只有有條不紊地進(jìn)行搬遷工作，才能避免檔案在搬遷過(guò)程中被遺失。在整個(gè)檔案遷移的過(guò)程中，要重視檔案的押運(yùn)過(guò)程和上架排架的規(guī)劃及安排。

為了避免由于歷史因素對(duì)檔案質(zhì)量造成不良影響，工作人員必須增強(qiáng)保護(hù)檔案的意識(shí)，肩負(fù)起保護(hù)檔案?jìng)ゴ蠖鈽s的使命。

1.2 檔案工作人員對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)的意識(shí)薄弱。

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，人們對(duì)檔案保護(hù)的意識(shí)也不斷增強(qiáng)。繼2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》后，一系列加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)、方案和實(shí)施辦法相繼出臺(tái)。十三屆全國(guó)人大一次會(huì)議上，李克強(qiáng)同志指出，“加快構(gòu)建中國(guó)特色哲學(xué)社會(huì)科學(xué)，繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視、檔案等事業(yè)”。檔案事業(yè)被寫(xiě)入政府工作報(bào)告中。由此可見(jiàn)，人們對(duì)檔案管理工作的共識(shí)不斷深化，對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)不斷增強(qiáng)。但當(dāng)前的新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)，人們的檔案保護(hù)意識(shí)仍較薄弱，因此提高全社會(huì)尤其是檔案人員的檔案保護(hù)意識(shí)是一項(xiàng)重要而又緊迫的任務(wù)。目前，在檔案保護(hù)工作中存在以下問(wèn)題：檔案人員對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)性認(rèn)識(shí)不夠深入，缺乏檔案保護(hù)意識(shí)，檔案管理的手段較落后，對(duì)檔案工作的投入不足，未建立健全檔案管理、檔案保護(hù)的制度體系，等等。致使檔案的管理水平較低，實(shí)體檔案未能得到妥善的保護(hù)[2]。

1.3 對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)的投入不足

新形勢(shì)下，檔案工作的新要求與檔案工作中滯后的發(fā)展條件之間的矛盾是檔案事業(yè)發(fā)展中面臨的主要問(wèn)題。對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)的投入不足具體表現(xiàn)如下：一是人力不足，檔案保護(hù)人員的能力不足。從事檔案工作的人員并非專業(yè)出身，這是我國(guó)檔案工作中普遍存在的通病，檔案人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，缺乏一定的檔案保護(hù)意識(shí)及能力，甚至有的檔案崗位未設(shè)置專職的檔案管理人員，檔案員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)對(duì)煩雜的工作事務(wù)，無(wú)法將時(shí)間和精力專注于檔案工作。在如此情況下，大多數(shù)檔案業(yè)務(wù)部門的檔案保管工作做不到位。二是物力、財(cái)力不足，檔案保管條件落后。檔案的存放環(huán)境直接影響實(shí)體檔案保護(hù)的質(zhì)量。我國(guó)對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)要求比較嚴(yán)格，庫(kù)房的選址必須有利于檔案安全，且便于檔案的利用。檔案庫(kù)房的安全至關(guān)重要，其建設(shè)需達(dá)到“十防”（即防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設(shè)計(jì)要求。大多數(shù)單位的檔案保管仍停留在用木柜、鐵柜存放檔案的方式，未建立專門的檔案庫(kù)房，未利用密集架等專門的器具對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案管理的設(shè)施設(shè)備老舊，缺少管理制度，檔案的完整性、安全性及質(zhì)量得不到最基本的保障。三是先進(jìn)技術(shù)投入不足，檔案保護(hù)手段滯后。大多數(shù)單位都存在年代已久且保管不周到的檔案，這一部分檔案由于保護(hù)不當(dāng)而被白蟻、霉菌、粉塵腐蝕破壞，甚至有的檔案已成為“檔案磚”，破損嚴(yán)重，無(wú)法利用，損失嚴(yán)重。普通的檔案單位缺乏檔案修復(fù)技術(shù)，無(wú)法搶救受損檔案，致使這部分檔案失去了利用價(jià)值。

1.4 實(shí)體檔案保護(hù)法規(guī)、制度不健全

我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的不斷完善為依法治檔的實(shí)現(xiàn)提供了良好的基礎(chǔ)。但是，目前我國(guó)在檔案保護(hù)的法律法規(guī)、專業(yè)的檔案保護(hù)制度制定方面存在一定的缺失[3]。因此，各地區(qū)、各部門應(yīng)針對(duì)實(shí)際情況，制定合適的實(shí)體檔案保護(hù)規(guī)章制度以指導(dǎo)檔案保護(hù)工作。只有建立健全法律法規(guī)，才能將檔案保護(hù)工作任務(wù)細(xì)化分解，層層落實(shí)責(zé)任，真正將檔案保護(hù)工作重視起來(lái)。

2 加強(qiáng)實(shí)體檔案保護(hù)工作的對(duì)策

2.1 改善實(shí)體檔案保護(hù)條件

實(shí)體檔案的保護(hù)應(yīng)采取“防治結(jié)合”的措施。一是檔案庫(kù)房的建設(shè)。檔案庫(kù)房的建設(shè)要達(dá)到“十防”（防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設(shè)計(jì)要求。檔案庫(kù)房的選址應(yīng)選擇在遠(yuǎn)離人群流動(dòng)密集的地方，有獨(dú)立的辦公地點(diǎn)，形成半封閉的庫(kù)房環(huán)境，避免選擇在工業(yè)區(qū)的下風(fēng)向建庫(kù)。庫(kù)房選用遮光性較強(qiáng)的窗簾，安裝白熾燈作為照明設(shè)備，同時(shí)做好預(yù)防害蟲(chóng)的措施。實(shí)體檔案的保護(hù)工作要未雨綢繆，做到防患于未然。檔案庫(kù)房必須嚴(yán)格按要求建設(shè)，確保檔案保管環(huán)境的安全。二是實(shí)體檔案保護(hù)設(shè)備的更新。裝訂檔案的工具和存放檔案的夾、盒、箱、柜、架等器具，應(yīng)達(dá)到有利于檔案的長(zhǎng)期甚至永久保存和延長(zhǎng)檔案的壽命的要求，確保放檔案的夾、盒、箱、柜、架等器具的密封性好，防光、防塵、防潮功能性強(qiáng)。購(gòu)置專門的光盤、磁盤等特殊材質(zhì)檔案存放設(shè)備，防止這類實(shí)體檔案出現(xiàn)消磁、摩擦、刮痕、氧化等的損壞。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫度、濕度調(diào)控設(shè)備，并按照檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案庫(kù)房的溫度和濕度進(jìn)行調(diào)控。檔案庫(kù)房還應(yīng)設(shè)置防火墻、消防系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)等安全裝置。三是實(shí)體檔案保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用。普通檔案館應(yīng)安排檔案工作人員到專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案館學(xué)習(xí)專門的檔案保護(hù)、修復(fù)技術(shù)。在條件允許的情況下，檔案館應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案保護(hù)設(shè)備，例如山東省檔案局承擔(dān)并組織完成的“紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)研究與專用設(shè)備研制”和“檔案真空充痰密封包裝機(jī)研究”兩項(xiàng)科研成果，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案保護(hù)條件的改善[4]。若條件限制檔案保護(hù)技術(shù)的引進(jìn)，在需要的情況下，可向技術(shù)條件先進(jìn)的檔案館提出技術(shù)協(xié)助請(qǐng)求，確保實(shí)體檔案保護(hù)工作的順利開(kāi)展。

2.2 提高對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)意識(shí)

一是提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)意識(shí)，切實(shí)重視檔案安全管理工作，在檔案保護(hù)方面提供人力、物力、財(cái)力保障。制定并完善符合實(shí)際的規(guī)章制度，深化依法治檔，讓檔案保護(hù)工作有法可依，有章可循。二是提高檔案工作人員對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)意識(shí)。增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)、安全意識(shí)，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的保護(hù)，提高檔案工作人員的管理能力。三是提高社會(huì)公眾對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)意識(shí)。加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度。檔案是人民在社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的原始記錄。檔案的保護(hù)不僅是將資料轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案之后的保護(hù)，而應(yīng)是全過(guò)程的保護(hù)，從檔案形成前、檔案形成時(shí)到檔案形成后的前端、中端、末端的保護(hù)控制。這就需要人民群眾增強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，在日常的行為活動(dòng)中，對(duì)即將形成檔案的資料做好前端的質(zhì)量控制，在檔案整理過(guò)程中，要確保檔案的整理達(dá)到安全保護(hù)的要求，檔案形成后的利用過(guò)程中也應(yīng)注意保護(hù)檔案完好無(wú)缺。全過(guò)程、全方位地對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行保護(hù)。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案信息化建設(shè)水平

檔案利用是檔案工作的最終環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的和檔案的根本價(jià)值所在。檔案的利用可以通過(guò)提供原件查詢利用，將檔案信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)，根據(jù)需要設(shè)立專題進(jìn)行匯編的成果代替原件提供利用，可以有效地減少檔案原件的利用，降低實(shí)體檔案原件在提供利用過(guò)程中遭受的損壞。

利用信息技術(shù)提高檔案信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字信息的方式對(duì)檔案進(jìn)行利用，將傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方法和信息化技術(shù)手段相結(jié)合，既方便了檔案利用者，增強(qiáng)了檔案服務(wù)功能，又減少了實(shí)體檔案原件的利用次數(shù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)。同時(shí)，在實(shí)體檔案遭到損壞的情況下，仍然要將數(shù)字檔案作為備份保存[5]。

2.4 健全實(shí)體檔案保護(hù)規(guī)章制度，制定標(biāo)準(zhǔn)，深化依法治檔

根據(jù)我國(guó)已頒布和實(shí)施的《檔案法》等，各單位應(yīng)制定全面的、有針對(duì)性的、系統(tǒng)的、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，將實(shí)體檔案保護(hù)工作通過(guò)制度細(xì)化工作任務(wù)，層層壓實(shí)責(zé)任，加大執(zhí)行力度，將檔案保護(hù)工作落到實(shí)處，確保檔案保護(hù)工作的順利開(kāi)展。此外，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案保護(hù)工作的標(biāo)準(zhǔn)也在隨著信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生了巨大的變化。檔案的保護(hù)工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)制定并更新工作標(biāo)準(zhǔn)，保持檔案保護(hù)工作的科學(xué)性、規(guī)范性[3]。

2.5 制定自然災(zāi)難應(yīng)對(duì)機(jī)制

人為因素是破壞檔案安全的最嚴(yán)重的因素，而自然因素則是不可預(yù)測(cè)的，不可阻擋的因素，自然災(zāi)難給檔案的安全帶來(lái)的危害通常是毀滅性的，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等。面對(duì)自然災(zāi)難，我們需要做好充分的災(zāi)難應(yīng)對(duì)機(jī)制。災(zāi)難來(lái)臨前，做好檔案的安全防護(hù)和災(zāi)難應(yīng)對(duì)方案。災(zāi)難來(lái)臨時(shí)，能夠隨時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。災(zāi)難來(lái)臨后，應(yīng)做好災(zāi)后的重整、恢復(fù)工作，化被動(dòng)為主動(dòng)，將自然災(zāi)難對(duì)檔案的危害降至最低。

實(shí)體檔案的保護(hù)工作不僅是檔案工作人員的責(zé)任，也是每一位公民應(yīng)盡的義務(wù)。實(shí)體檔案的保護(hù)工作應(yīng)得到社會(huì)各界的重視和支持，只有做好檔案保護(hù)工作，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用服務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]趙春麗.百萬(wàn)檔案大遷移——遼寧省檔案館搬遷側(cè)記[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014-05/23/content_48242.htm，2014-05-23.

[2]靳樹(shù)梅.關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作提高檔案保護(hù)意識(shí)：的探究[J].檔案管理，2016（3）：52-53.

[3]姜玥.檔案保護(hù)若干問(wèn)題思考[J].蘭臺(tái)縱橫，2017（5）：42.

[4]孫洪魯.紙質(zhì)檔案保護(hù)修復(fù)技術(shù)研究[J].中國(guó)檔案，2014（4）：61-62.

[5]于春玲.新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案保護(hù)工作的具體舉措[J].黑龍江檔案，2015（4）：78.

[責(zé)任編輯：高海明]