檔案信息化建設(shè)的“濱湖經(jīng)驗(yàn)”

周梅 吳燁寧

自2013年起，無錫市濱湖區(qū)檔案局正式將檔案信息化作為工作的重心，以便捷、高效、實(shí)用為目的，努力探索檔案信息化建設(shè)新思路。2015年，濱湖區(qū)檔案局順利通過了江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館的評(píng)估，成為無錫市首家省5A級(jí)數(shù)字檔案館的區(qū)級(jí)單位。2016年，無錫市檔案信息化工作會(huì)議在濱湖區(qū)檔案局召開。2017年3月，在省檔案信息化工作會(huì)議上，濱湖數(shù)字館被列為會(huì)議學(xué)習(xí)考察場(chǎng)所之一，時(shí)任省檔案局局長謝波帶領(lǐng)全省各市、縣區(qū)檔案局主要負(fù)責(zé)人組成的調(diào)研組一行160余人，來我館進(jìn)行實(shí)地參觀，并表示我館的做法走出了一條檔案信息化建設(shè)的“濱湖經(jīng)驗(yàn)”，值得在全省范圍推廣。此后，檔案信息化建設(shè)的濱湖經(jīng)驗(yàn)被列入2017年省檔案系統(tǒng)創(chuàng)新成果評(píng)選。

檔案信息化建設(shè)的濱湖經(jīng)驗(yàn)是怎么形成的？具體做法是什么？它給檔案工作帶來了怎樣的變化？有什么樣的啟示？我們?cè)谒伎歼^程中形成了如下體會(huì)。

一、檔案信息化建設(shè)的基本做法

在實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案數(shù)字化之前，我們就對(duì)濱湖區(qū)的檔案信息化有了初步的設(shè)想：首先要搭建自己的數(shù)字檔案館平臺(tái)，其次要建設(shè)基層單位數(shù)字檔案室，最后形成檔案信息資源區(qū)域內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化覆蓋，以達(dá)到檔案信息化的目的。

1.數(shù)字檔案館建設(shè)

在“科技興檔、科技強(qiáng)檔”先進(jìn)理念的指導(dǎo)下，“十二五”期間，我們對(duì)軟、硬件系統(tǒng)和館藏檔案數(shù)字化投入了一定的人力和財(cái)力。

（1）搭建平臺(tái)，加快數(shù)字檔案館的一體化建設(shè)。為有效實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案資源整合，使得查詢利用更便捷，我們?cè)诖_保信息安全有效的前提下，依托互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)專網(wǎng)搭建了三個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，積極開發(fā)符合要求的管理平臺(tái)與應(yīng)用系統(tǒng)。

利用局域網(wǎng)建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)。我們的數(shù)字檔案館綜合應(yīng)用管理系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行于局域網(wǎng)，與外界物理隔離，是檔案館的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，是檔案信息收集、加工、整合、利用、存儲(chǔ)的中心場(chǎng)所，實(shí)現(xiàn)了檔案館內(nèi)業(yè)務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化。系統(tǒng)總體構(gòu)架可分為：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用支撐層、應(yīng)用層和接入層五個(gè)層次。原文檢索時(shí)間小于3秒，準(zhǔn)確率達(dá)到99%以上。

利用政務(wù)網(wǎng)建立數(shù)字檔案室系統(tǒng)。政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)物理隔離，在此平臺(tái)上建成的數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，可以將全區(qū)機(jī)關(guān)立檔單位、基層檔案室連成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源在線進(jìn)館、資源共享、網(wǎng)上業(yè)務(wù)指導(dǎo)等功能。目前，全區(qū)進(jìn)館單位已有20余個(gè)接入運(yùn)行。

利用互聯(lián)網(wǎng)建立檔案信息發(fā)布查詢平臺(tái)。濱湖區(qū)檔案信息網(wǎng)上設(shè)有開放檔案資料目錄及政府公開信息目錄的查閱功能。于2006年開通以來，社會(huì)反響較好，目前正在進(jìn)行網(wǎng)站第四次改版，優(yōu)化網(wǎng)站結(jié)構(gòu)模塊，增加信息利用率。

（2）全文數(shù)字化，扎實(shí)做好數(shù)字檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)。我局的館藏檔案數(shù)字化工作起步于2009年。目前已有案卷級(jí)117539條、卷內(nèi)文件級(jí)1018095條、一文一件級(jí)90073條，共計(jì)約123萬個(gè)條目，涉及民生的專題目錄數(shù)據(jù)庫20個(gè)。2014年我局通過政府招標(biāo)，有重點(diǎn)地對(duì)館藏所有文書檔案以及利用率高的各類民生檔案（婚姻、上山下鄉(xiāng)知青、獨(dú)生子女等）、照片、視頻檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和掛接工作，共計(jì)113個(gè)全宗，65838卷、141005件、照片16126張、視頻142分鐘，目前已累計(jì)掃描640多萬頁，掛接目錄100多萬條，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)90%，重要民生檔案100%數(shù)字化，總數(shù)據(jù)容量約為10T。

通過這幾年的努力，我館已建成包含5臺(tái)服務(wù)器、總?cè)萘窟_(dá)60T的磁盤陣列、5臺(tái)核心交換機(jī)、1臺(tái)專業(yè)防火墻、UPS不間斷電源、雙機(jī)冗余熱備系統(tǒng)等硬件設(shè)備的檔案信息中心以及濱湖區(qū)檔案館核心數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)局域網(wǎng)服務(wù)器配備了防火墻、入侵檢測(cè)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了電子文件收、管、存、用過程中的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性要求。

如果把網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)比作高速公路，那么數(shù)字化的檔案就是汽車，而其他軟硬件則是高速公路運(yùn)行的保障措施。有汽車，沒有高速公路，那么汽車跑不快；有高速公路，沒有汽車，那么高速公路形同虛設(shè)；有了汽車，有了高速公路，那么汽車才能跑得快，但是存在著安全的隱患；給高速公路標(biāo)上了指示，對(duì)行車人制定規(guī)則，有了這些保障措施，汽車就能跑得既快又好。正是有了對(duì)這三者關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，我們信息化工作才沒有跑偏，少走了很多彎路。

2.分步推進(jìn)數(shù)字檔案室創(chuàng)建

在通過省5A級(jí)數(shù)字檔案館驗(yàn)收后，檔案利用服務(wù)愈發(fā)高效便捷，在服務(wù)中心、服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)中發(fā)揮突出作用，為后續(xù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的打造打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)自身信息化的需要和省、市檔案局的要求，我們將創(chuàng)建基層數(shù)字檔案室擺在了工作首位。

針對(duì)區(qū)政府機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各立檔單位檔案室而建立的數(shù)字檔案室，是檔案信息化工作的重要組成部分。前期，我們主要針對(duì)數(shù)字檔案室的硬件設(shè)備進(jìn)行調(diào)整和測(cè)試。2014年2月份，我局對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行前期的服務(wù)器測(cè)試及初期框架搭建工作。由于我區(qū)大部分機(jī)關(guān)單位不在同一地點(diǎn)，為保證網(wǎng)絡(luò)連通，我局向電信申請(qǐng)了一條區(qū)政務(wù)OA專線，與檔案館機(jī)房的防火墻相連接。與此同時(shí)，根據(jù)我區(qū)實(shí)際，改進(jìn)數(shù)字檔案室原系統(tǒng)模塊，使應(yīng)用范圍涵蓋各種門類檔案目錄的管理、歸檔電子公文及數(shù)字化后的影像檔案管理，包括文件收集、文件整理、檔案接收、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，共18個(gè)分類模塊，兼具各立檔單位電子文件收集、鑒定、保存、發(fā)布的各項(xiàng)功能，使得電子檔案的整理、移交以及檔案信息資源的利用更為方便、快捷。

2016年，區(qū)檔案局在前期工作的基礎(chǔ)上，確立總體布局和實(shí)施步驟。依托電子政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，制定了“先試點(diǎn)，抓典型，后鋪開”的三步走計(jì)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，逐步開展基層數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作。當(dāng)年12月，區(qū)環(huán)保局、山水城管委會(huì)率先通過測(cè)評(píng)驗(yàn)收，分別成為無錫市區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)部門和街道層面首家擁有省4A級(jí)數(shù)字檔案室的單位。

2017年，我們加快了數(shù)字檔案室的創(chuàng)建步伐。一方面，我們優(yōu)化數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能，與OA辦公系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，并對(duì)全區(qū)60多家單位2011—2016年室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，為數(shù)字檔案室創(chuàng)建提供基礎(chǔ)保障；另一方面，穩(wěn)步推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)，有2家單位通過了省5A級(jí)，5家單位通過了省4A級(jí)數(shù)字檔案室評(píng)估，太湖國家旅游度假區(qū)和區(qū)委組織部以高分獲得評(píng)估組的肯定，成為全區(qū)立檔單位的典型，為今后數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作增添了更強(qiáng)的信心。

下一步，按照濱湖區(qū)委、區(qū)政府下發(fā)的《關(guān)于2018—2020年濱湖區(qū)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》的文件精神，我們將以數(shù)字檔案室創(chuàng)建為抓手，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)地調(diào)研、統(tǒng)一部署、分步實(shí)施，到2020年末，分三年全面完成全區(qū)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)、開發(fā)區(qū)、街道的省A級(jí)數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作，建成以區(qū)檔案館館藏為核心，各部門單位數(shù)字檔案室相結(jié)合的檔案信息資源共建共享體系，推進(jìn)全區(qū)檔案信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)全區(qū)檔案事業(yè)各類基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的全面提升和現(xiàn)代化。

為了大面積地種植，先要進(jìn)行盆景試驗(yàn)，然后再入田試種，最后再大規(guī)模量產(chǎn)，這是種植業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，也是我們信息化工作的經(jīng)驗(yàn)。近幾年，我們以點(diǎn)帶面，穩(wěn)步推進(jìn)，在館室信息化方面做出了有益的嘗試，并已經(jīng)看到了網(wǎng)絡(luò)化的曙光。

二、檔案信息化建設(shè)中遇到的問題及推進(jìn)的措施

1.思想認(rèn)識(shí)不夠到位——思想統(tǒng)一。很多單位滿足于傳統(tǒng)的檔案移交、整理和利用方式，對(duì)于檔案信息化的意義、作用和產(chǎn)生的效果還不理解，積極性不高。為此，我們一方面加大宣傳的力度，在“6·9”國際檔案日開展檔案信息化宣傳教育活動(dòng)；在微信公眾號(hào)“濱湖檔案”以及網(wǎng)站上實(shí)時(shí)更新數(shù)字檔案管理、區(qū)局各項(xiàng)檔案信息化工作、檔案查詢利用效果等信息；建立包含各單位檔案員的QQ群，相互分享檔案信息化帶來的便利，幫助他們實(shí)時(shí)解決遇到的問題。另一方面，實(shí)踐先行，先通過調(diào)研，選取幾個(gè)基礎(chǔ)好、思想覺悟高的基層單位，幫助他們創(chuàng)建，讓其他單位看到試點(diǎn)單位在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)后，檔案移交、查詢和利用上的便利。通過上述舉措，檔案信息化在全區(qū)受到了越來越高的重視，截至目前，已有近50家單位完成了2011—2016年室藏檔案的數(shù)字化，加入運(yùn)用數(shù)據(jù)檔案平臺(tái)行列中的立檔單位也不斷增加。

2.畏難情緒客觀存在——攻堅(jiān)克難。檔案信息化作為檔案行業(yè)的新興事物，是各基層單位沒有接觸過的，它涉及內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的培訓(xùn)、安全保密保管等多方面的問題，而且還需要硬件采購、軟件開發(fā)維護(hù)、接口開發(fā)、傳統(tǒng)載體數(shù)字化、人員配備等各方面的費(fèi)用。檔案信息化的“高深”“燒錢”讓基層單位無從下手，而且投入大，甚至認(rèn)為就算干了，也會(huì)成為無底之洞。對(duì)此，我們也為基層單位多方考慮。一是深入建設(shè)單位進(jìn)行細(xì)致指導(dǎo)，并通過電話、微信等跟蹤他們的建設(shè)進(jìn)度，答疑解惑。二是我們根據(jù)試點(diǎn)，測(cè)算了基層數(shù)字檔案室的建設(shè)費(fèi)用：達(dá)到省檔案二星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基層檔案室在創(chuàng)建數(shù)字檔案室的過程中，大約需要5萬元的投入，而達(dá)到三星級(jí)的基層檔案室只需要約2萬元的投入——這并不是一個(gè)高不可攀的費(fèi)用。我們將這個(gè)測(cè)算告訴了各個(gè)單位，他們?nèi)玑屩刎?fù)，創(chuàng)建的熱情陡然高漲。

3.專業(yè)人才相對(duì)缺乏——培訓(xùn)提升?；ヂ?lián)網(wǎng)在機(jī)關(guān)事務(wù)中的運(yùn)用越來越廣泛，但無論是我們區(qū)檔案局還是基層各單位都缺乏相關(guān)專業(yè)人才，特別是在基層單位，傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固，很多基層檔案工作人員不愿主動(dòng)探索數(shù)字化的工作方式，知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上檔案信息化的建設(shè)速度。為滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運(yùn)行的需求，完善人才隊(duì)伍建設(shè)迫在眉睫，為此我們專門向區(qū)委、區(qū)政府報(bào)告，并得到區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，區(qū)委、區(qū)政府專門召開協(xié)調(diào)會(huì)，由區(qū)編辦專門研究在保管科掛牌成立信息技術(shù)科。近5年來，區(qū)委組織部和區(qū)有關(guān)部門克服編制瓶頸，每年都給我館增添一名相對(duì)專業(yè)的人才。在基層檔案信息化方面，我局定期面向各單位檔案員以及分管領(lǐng)導(dǎo)開展業(yè)務(wù)技能和信息化技能的培訓(xùn)，并將培訓(xùn)內(nèi)容制作成PPT和信息化手冊(cè)以供后續(xù)學(xué)習(xí)鞏固。梯度人才結(jié)構(gòu)的逐漸完善，使得我們信息化建設(shè)工作越來越得心應(yīng)手。

三、信息化帶來的檔案工作新變化

1.信息化建設(shè)為查檔利用增添便捷。館藏查檔效率明顯提升。館藏檔案全文數(shù)字化以及平臺(tái)搭建完成投入使用后，平均時(shí)長從原來的20分鐘縮減到現(xiàn)在的3分鐘，對(duì)于館藏中沒有的檔案，現(xiàn)在一鍵檢索，馬上可以確定。我們的工作量變少了，群眾的認(rèn)可度反而上升了，2017年全年，我館接待查檔2882人次，調(diào)閱案卷2895卷，為歷史最高?；鶎硬闄n擺脫條件限制。濱湖區(qū)的有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、開發(fā)區(qū)，檔案室離辦公大樓較遠(yuǎn)，客觀條件的制約導(dǎo)致檔案員查檔很費(fèi)周折，十分不便。有了數(shù)字檔案室系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查詢，檔案員在辦公室就能輕松地查閱所需要的電子檔案。檔案信息化能夠?yàn)槔谜咛峁┛焖佟?zhǔn)確、便捷的查檔服務(wù)，提升了機(jī)關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力。

2.信息化建設(shè)為檔案存儲(chǔ)提供保障。檔案的安全保管是研究利用的前提。在檔案信息化建設(shè)過程中，我們將館藏、室藏檔案全文數(shù)字化掃描，對(duì)于檔案信息安全，我們一方面使用CA數(shù)字證書、電子簽名、封裝、雙機(jī)熱備等技術(shù)，并定期將館藏檔案異地備份；另一方面，加強(qiáng)上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密事件的發(fā)生。檔案信息化很大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案資料的安全，防止因人為因素、自然因素而導(dǎo)致的破壞，能夠有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，不會(huì)因?yàn)閷?shí)體檔案文件的損毀而失去利用價(jià)值，這是原始的檔案保管方式很難做到的。

3.信息化建設(shè)為編研工作釋放潛能。在檔案信息化之前，為了編史研究，從浩繁的文字中查找相關(guān)信息非常困難，現(xiàn)在只需關(guān)鍵詞檢索，就能方便、快捷、完整地查閱到館藏全部相關(guān)檔案。2015年末，濱湖區(qū)政協(xié)文史委員會(huì)會(huì)同我局成立編委會(huì)，著手編寫的《濱湖漁史》一書，已于近日由鳳凰出版社正式出版發(fā)行。該書共計(jì)約37萬字，通過館藏?cái)?shù)字化平臺(tái)查閱了大量的檔案資料，節(jié)約了人力、時(shí)間，提高了效率。檔案信息化使得檔案在“存史、鑒今、資政”方面的作用得到充分發(fā)揮。

4.信息化建設(shè)為資源共享創(chuàng)造可能。我館的檔案信息化建設(shè)已全面鋪開到基層，各基層單位可通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)查詢其已進(jìn)館的檔案，減少了開具介紹信及到館查詢的繁瑣，與簡(jiǎn)化辦公流程，提高機(jī)關(guān)工作效率的要求不謀而合。館室一體化也為異地查檔奠定了基礎(chǔ)，我們實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)單位之間的檔案信息資源共享，但還未能做到讓群眾就近查檔。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的延伸拓展將成為可能，我們對(duì)未來信息化建設(shè)的設(shè)想是：實(shí)現(xiàn)全市跨館異地查詢檔案，并將部分民生檔案的利用延伸到區(qū)各街道（社區(qū)），方便老百姓就近查閱利用檔案資料。

四、檔案信息化建設(shè)帶給我們的幾點(diǎn)啟示

1.各方支援是必要保障。從2013年開始，我們?nèi)纸y(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案信息化是檔案工作未來發(fā)展的趨勢(shì)，我們也認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，沒有各方面的支持是不可能成功的。我們專門向區(qū)委、區(qū)政府報(bào)告了檔案信息化建設(shè)的必要性，獲得區(qū)委、區(qū)政府的高度肯定，無論是資金還是機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員補(bǔ)充都有了很好的保障，為整項(xiàng)工作的開展打下根基；與項(xiàng)目乙方，我們一直認(rèn)為是合作關(guān)系，而不是單純地認(rèn)為他們是為了掙錢，大家都放在一個(gè)共同辦事的平臺(tái)上，我們才能在各方面進(jìn)行有效的溝通，信息化工作才能順利推進(jìn)；我們作為下級(jí)局，省局、市局對(duì)我們一直予以精心指導(dǎo)，在立項(xiàng)、實(shí)施、掃尾直至驗(yàn)收的每個(gè)環(huán)節(jié)都給予了到位的服務(wù)，使我們的信息化工作沒有走彎路，更沒有走回頭路；數(shù)字館建成后，我們秉承服務(wù)的宗旨，與機(jī)關(guān)部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道反復(fù)溝通，目前已經(jīng)有超過1/3的單位運(yùn)用我們的平臺(tái)進(jìn)行檔案查閱、在線指導(dǎo)，更大地發(fā)揮了數(shù)字館的功能，也更好地服務(wù)了基層。八方支持，協(xié)力同心，這是信息化建設(shè)的支撐。

2.借鑒經(jīng)驗(yàn)是最好方法。檔案信息化建設(shè)所面臨的新情況、新原則與新理論是以往的檔案工作所沒有的，與其閉門造車、事倍功半，不如尋求先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的支援。在確立檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)要求之后，我們先后到杭州臨安區(qū)、上海松江區(qū)、南京棲霞區(qū)、常州市、青島市、南京建鄴區(qū)等多個(gè)市、區(qū)、學(xué)習(xí)借鑒他們?cè)跈n案信息化方面的優(yōu)秀成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并與我館的實(shí)際相結(jié)合，取長補(bǔ)短、靈活運(yùn)用，開創(chuàng)了一條濱湖特色檔案信息化之路。他山之石，可以攻玉，這是信息化建設(shè)的捷徑。

3.服務(wù)利用是終極目標(biāo)。從事檔案信息化建設(shè)既是為了完成上級(jí)任務(wù)，更是為了有利于服務(wù)和利用，根據(jù)這樣的思路，我們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)的所有環(huán)節(jié)中，都把方便利用放在更加靠前的位置，放在更加重要的位置。從立項(xiàng)到平臺(tái)搭建，我們以利用為出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，倒推各個(gè)環(huán)節(jié)的方案制定和技術(shù)要求。利用靠前，重在服務(wù)，這是信息化建設(shè)的生命。

近幾年來，濱湖區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局以及區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，取得了一些“濱湖經(jīng)驗(yàn)”，在這里與大家分享。對(duì)于我們來說，走的每一步都是新的起點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)永遠(yuǎn)在路上，我們會(huì)不斷總結(jié)、完善、提高，拓展思路，提升標(biāo)準(zhǔn)，努力把檔案信息化水平推向一個(gè)新的高度。