淺析財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

摘 要：2016年6月，為促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)工作，提升內(nèi)部管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級，財(cái)政部會(huì)計(jì)司印發(fā)了《管理會(huì)計(jì)基本指引》（財(cái)會(huì)〔2016〕10號），拉開了企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的序幕。財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型以財(cái)務(wù)信息化建設(shè)為突破口，充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化、集團(tuán)化的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)管理者提供決策支持服務(wù)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化 成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫 成本費(fèi)用管理平臺

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）03（b）-119-02

2010年底，隨著經(jīng)營性文化事業(yè)單位轉(zhuǎn)企改制的完成，全國580余家出版單位，除人民出版社、盲文出版社、民族出版社、西藏出版社等都已經(jīng)完成了體制的轉(zhuǎn)變。經(jīng)過幾年的發(fā)展，截至2016年底，全國年出版圖書49.99萬種，年?duì)I業(yè)收入2.3萬億元。同時(shí)，已成立34家圖書出版集團(tuán)，22家出版單位已經(jīng)上市發(fā)行。近些年，各出版單位出版規(guī)模逐漸增大，對財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的要求越來越高，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需要也更加迫切。

1 建立“一庫一平臺”財(cái)務(wù)信息化體系

目前，我國很多企業(yè)管理信息化建設(shè)是以財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)為核心和切入點(diǎn)，明確樹立以財(cái)務(wù)管理為核心的管理思想和理念。通過重新定義業(yè)務(wù)范圍、重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程開展信息化建設(shè)，但這種信息化建設(shè)的方式往往不適用于出版單位的實(shí)際情況。針對出版單位圖書品種多、圖書生命周期不同、圖書單品價(jià)值不高的特點(diǎn)，出版單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要以編、印、銷三大業(yè)務(wù)為核心，圍繞業(yè)務(wù)工作，搭建符合出版單位實(shí)際情況，適應(yīng)出版單位管理需要，突出財(cái)務(wù)信息作用的財(cái)務(wù)信息化體系。筆者認(rèn)為，需要建立“一庫一平臺”的財(cái)務(wù)信息化體系，即成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫、成本費(fèi)用管理平臺。

2 建立“一庫一平臺”的必要性

2.1 利用信息化建設(shè)完成財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

財(cái)政部《管理會(huì)計(jì)基本指引》的頒布標(biāo)志著企業(yè)財(cái)務(wù)職能將逐步由原有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，通過轉(zhuǎn)型提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理需要，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型。

出版單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)以核算為中心，通過手工記賬或會(huì)計(jì)電算化軟件將業(yè)務(wù)事項(xiàng)原始憑證轉(zhuǎn)化成會(huì)計(jì)分錄，在會(huì)計(jì)報(bào)表中體現(xiàn)。整個(gè)會(huì)計(jì)過程，對業(yè)務(wù)信息整理加工的程度有限，提供的數(shù)據(jù)在維度和廣度上有很大局限性。在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)背景下，重新梳理財(cái)務(wù)工作流程，利用成本費(fèi)用管理平臺和會(huì)計(jì)電算化軟件有機(jī)結(jié)合，將業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始憑證先轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，再將數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸集，形成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表，同時(shí)匯集到成本費(fèi)用數(shù)據(jù)中，生成管理會(huì)計(jì)所需要的數(shù)據(jù)。通過對業(yè)務(wù)原始憑證在平臺上的傳遞、加工、總結(jié)、展示，大大提高出版單位財(cái)務(wù)管理水平、降低財(cái)務(wù)管理成本、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，提升企業(yè)管理能力。

2.2 推進(jìn)業(yè)財(cái)融合，助力業(yè)務(wù)發(fā)展

出版單位行業(yè)特性、業(yè)務(wù)特點(diǎn)決定了財(cái)務(wù)部的工作必須緊密圍繞編、印、銷三大核心業(yè)務(wù)開展。同時(shí)，在日常工作中，財(cái)務(wù)部的收付業(yè)務(wù)也都是圍繞著三大核心業(yè)務(wù)進(jìn)行的。加強(qiáng)財(cái)務(wù)部與各業(yè)務(wù)部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，并實(shí)現(xiàn)信息和資源的共享，這樣才能使得業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間形成暢通的交流，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，一方面能建立信息紐帶把處理后的財(cái)務(wù)信息及時(shí)傳遞給相關(guān)部門，有效地提升上下環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)信息傳遞效率，增進(jìn)各部門間溝通協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。另一方面能將封閉的財(cái)務(wù)信息有權(quán)限的向業(yè)務(wù)部門放開，有利于各業(yè)務(wù)部門按所需條件分類匯總、分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，查找原因，及時(shí)作出調(diào)整，助力業(yè)務(wù)發(fā)展。

2.3 提升企業(yè)競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對提升出版單位整體競爭力，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略有著十分重要的意義。近幾年，轉(zhuǎn)企改制后的出版企業(yè)迎來了更大的發(fā)展契機(jī)，很多出版單位正朝著集團(tuán)化、多元化、融合化的方向大踏步發(fā)展，更有一些出版單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了上市融資。在當(dāng)下大發(fā)展的背景下，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息共享、信息整合的基礎(chǔ)，是加強(qiáng)財(cái)務(wù)集中管理的有力手段，為出版單位內(nèi)部管理者及時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)營狀況、實(shí)現(xiàn)事前計(jì)劃、事中控制、事后監(jiān)管評價(jià)提供決策支持服務(wù)。通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，將多種管理理念和管理手段相融合，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)資源配置，確定利潤目標(biāo)，強(qiáng)化成本控制，服務(wù)精細(xì)化管理需要，提升出版單位競爭力。同時(shí)，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)一體化的基礎(chǔ)，為出版集團(tuán)戰(zhàn)略實(shí)施保駕護(hù)航。

3 建立“一庫一平臺”的路徑

3.1 建設(shè)健全成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)對投資決策、分析評價(jià)、預(yù)算管理、成本控制都有著十分重要的意義。一個(gè)出版單位年出版新書加重印少則幾百個(gè)品種，多則三四千個(gè)品種，年銷銷圖書則有萬余。為了更好地服務(wù)于日常管理、經(jīng)營決策，需要將這些圖書從策劃組稿到印制銷售的成本信息、費(fèi)用信息、銷售信息等全生命周期信息納入到成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫中。

現(xiàn)階段大部分出版單位在日常工作中使用ERP軟件輔助生產(chǎn)經(jīng)營管理，通過ERP軟件鏈接編輯業(yè)務(wù)、出版印制、銷售回款等業(yè)務(wù)工作，提高工作效率的同時(shí)，按整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條歸集匯總編、校、印的成本，進(jìn)而提供單本圖書成本信息。但是隨著全程成本理念深入，一本圖書在其生命周期內(nèi)的成本費(fèi)用不再僅由稿酬、編校費(fèi)用、制排印裝、紙張材料等傳統(tǒng)成本費(fèi)用構(gòu)成。在圖書策劃、生產(chǎn)、營銷過程中發(fā)生的其他費(fèi)用也應(yīng)由該圖書分擔(dān)。所以出版單位需逐步健全完善成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫中的成本費(fèi)用數(shù)據(jù)，將期間費(fèi)用合理分配、準(zhǔn)確歸集到各單品種圖書中，并將數(shù)據(jù)庫中成本費(fèi)用信息運(yùn)用到選題策劃、定價(jià)印數(shù)確定、成本控制、預(yù)算編制、績效考核等管理決策中，為決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.2 成本費(fèi)用管理平臺的搭建

成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫的建立，需要成本費(fèi)用管理平臺的支持。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，通過平臺的建設(shè)實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)分類匯總，打破原有財(cái)務(wù)信息僅能按會(huì)計(jì)科目、按部門分類匯總的局限性，使數(shù)據(jù)信息更多元，數(shù)據(jù)整合更靈活。

成本費(fèi)用管理平臺的搭建除了為成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供技術(shù)支持外，還為了破解財(cái)務(wù)日常費(fèi)用管理工作中的三大難題。一是預(yù)算管控不夠細(xì)化。管控維度粗放，大部分只管理大類，執(zhí)行過程無管控，無法做到不同的費(fèi)用項(xiàng)目剛?cè)岵?jì)的管控模式，無法實(shí)時(shí)看到預(yù)算執(zhí)行情況。二是事中控制不夠嚴(yán)謹(jǐn)。財(cái)務(wù)日常業(yè)務(wù)中手工報(bào)銷最為頻繁、最為普遍。單據(jù)填寫不規(guī)范，報(bào)銷不及時(shí)，審批過程時(shí)間長，還會(huì)偶爾出現(xiàn)單據(jù)丟失的現(xiàn)象，影響工作效率。另外，不按標(biāo)準(zhǔn)流程走，越級報(bào)銷等情況也給財(cái)務(wù)管理工作帶來諸多不便。三是后續(xù)單據(jù)錄入工作量巨大。手工報(bào)銷給財(cái)務(wù)人員在審核、付款、制單三個(gè)環(huán)節(jié)帶來了大量的工作，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，工作效能不高。

成本費(fèi)用管理平臺由預(yù)算管理、網(wǎng)上報(bào)銷、銀企互聯(lián)三個(gè)子系統(tǒng)模塊組成。

預(yù)算管理體系是現(xiàn)代企業(yè)廣泛采用的管理工具，它在日常經(jīng)營管理中起到優(yōu)化資源配置，強(qiáng)化成本控制，管控經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的作用。通過編制各部門年度費(fèi)用預(yù)算，確定各項(xiàng)成本、各項(xiàng)具體費(fèi)用預(yù)算額度，再配合網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，支付各項(xiàng)費(fèi)用的同時(shí)，提示預(yù)算額度余額，有利于各業(yè)務(wù)部門實(shí)時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況，便于隨業(yè)務(wù)工作開展適時(shí)調(diào)整工作進(jìn)度及計(jì)劃。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是整個(gè)成本費(fèi)用管理平臺的核心。它貫穿于出版單位的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，全部支出都通過網(wǎng)上報(bào)銷進(jìn)行。在搭建網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，首先要確定業(yè)務(wù)類型。如：稿酬支付、制排印裝成本支付、紙張材料采購支付、差旅費(fèi)支付、日常費(fèi)用支付等。根據(jù)不同的支付類型設(shè)定信息篩選字段，選取關(guān)鍵字段進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集，有利于后期數(shù)據(jù)按業(yè)務(wù)類型、圖書信息、部門、人員類別分類匯總。這樣豐富了成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫中的成本費(fèi)用信息，便于在不同決策過程中選取不同的信息，進(jìn)行分析比對。其次，要在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中做好審批流程和審批權(quán)限的設(shè)定。業(yè)務(wù)人員、管理人員通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，移動(dòng)辦公端在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中選取對應(yīng)的報(bào)銷業(yè)務(wù)，開展業(yè)務(wù)報(bào)銷申報(bào)及報(bào)銷單據(jù)的審核工作，這樣一來既規(guī)范了業(yè)務(wù)報(bào)銷，提高了報(bào)銷支付流程的時(shí)效性，又規(guī)避了不按流程報(bào)銷的情況。最后，會(huì)計(jì)人員利用網(wǎng)上報(bào)銷平臺和電算化軟件對接，分批抓取業(yè)務(wù)信息，自動(dòng)生成業(yè)務(wù)憑證，減少手工錄入的工作量，降低差錯(cuò)率，提高工作效率。

網(wǎng)上報(bào)銷平臺支付的業(yè)務(wù)事項(xiàng)是由各業(yè)務(wù)人員發(fā)起的。業(yè)務(wù)人員可以隨時(shí)查看報(bào)銷支付進(jìn)度，并在授權(quán)范圍內(nèi)，對自己已經(jīng)申報(bào)的業(yè)務(wù)花費(fèi)情況進(jìn)行分類匯總，掌握個(gè)人成本費(fèi)用情況。各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)也可通過網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)隨時(shí)了解本部門各項(xiàng)費(fèi)用的花費(fèi)情況，本部門各成員費(fèi)用分類匯總情況，便于掌握本部門成本費(fèi)用構(gòu)成，合理安排以后年度預(yù)算編制。

銀企互聯(lián)是成本費(fèi)用管理平臺的末端，是完成支付的最后路徑。傳統(tǒng)支付過程中，出納要對尚未支付的各個(gè)單據(jù)進(jìn)行匯總，通過網(wǎng)銀系統(tǒng)提交支付申請，復(fù)核人員在核對各項(xiàng)支付信息準(zhǔn)確性后，在網(wǎng)銀系 統(tǒng)上授權(quán)支付。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)和銀企互聯(lián)連接后，通過流程化、規(guī)范化的系統(tǒng)，出納只需對尚未支付項(xiàng)目選擇付與不付，不需要在單獨(dú)錄入支付金額，減少差錯(cuò)，簡化工作流程，節(jié)約人力成本。系統(tǒng)支付完成，數(shù)據(jù)自動(dòng)回填，方便業(yè)務(wù)人員查詢。

總之，通過成本費(fèi)用管理平臺的建設(shè)不但解決了原有財(cái)務(wù)工作存在的諸多難題，還豐富了成本費(fèi)用數(shù)據(jù)的類別，提高工作效率的同時(shí)完善了成本費(fèi)用數(shù)據(jù)庫信息。

4 結(jié)語

通過“一庫一平臺”的建設(shè)，提高了出版單位財(cái)務(wù)信息化管理的水平，逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，促進(jìn)出版單位內(nèi)部信息共享，為內(nèi)部管理者提供決策數(shù)據(jù)支持，提升出版單位管理水平，服務(wù)于精細(xì)化管理需要。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙維凱.轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)職能 推進(jìn)業(yè)財(cái)融合[J].中國商論，2018（2）.