提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的路徑探析

何容

一、高職院校辦公室管理服務(wù)工作中存在的突出問題

1.服務(wù)意識淡薄問題

高職院校辦公室服務(wù)人員的服務(wù)意識是辦公室管理服務(wù)工作質(zhì)量的重要影響因素。受辦公室管理服務(wù)工作性質(zhì)的影響，一些工作人員在日常工作中往往會形成被動化、保守化的工作思維[1]。服務(wù)意識淡薄，服務(wù)層次有待提升的問題會成為高職院校辦公室管理服務(wù)工作中的突出問題。

2.管理制度有待健全

管理制度有待健全的問題會給高職院校辦公室的工作效率帶來不利影響。在辦公室崗位制度與工作職責(zé)不完善的情況下，工作人員在日常工作中易出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，應(yīng)急預(yù)案的缺失也會讓辦公室管理工作出現(xiàn)重大失誤。

3.高職院校辦公室工作人員整體素質(zhì)問題

高職院校辦公室管理工作的重要性，對辦公室人員的綜合素質(zhì)有著較為嚴格的要求。根據(jù)高職院校辦公室工作人員隊伍的現(xiàn)狀，人員學(xué)歷差異、專業(yè)知識差異和綜合管理人才的缺失問題已經(jīng)成為高職院校管理工作中存在的突出問題。

二、提升高職院校辦公室管理服務(wù)效能的路徑

1.提升高職院校辦公室的服務(wù)效能，優(yōu)化辦公室管理服務(wù)的服務(wù)方式

在突破辦公室工作瓶頸的基礎(chǔ)上，促進辦公室管理水平的提升，是新時期高職院校提升自身工作效率的重要措施。立足管理效能，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式是高校提升辦公室管理服務(wù)效能的必然選擇。對于辦公室管理服務(wù)人員而言，在日常工作之中充分發(fā)揮自身主觀能動性，提升自身的主動服務(wù)能力，可以讓辦公室服務(wù)工作的計劃性和預(yù)見性得到提升，根據(jù)學(xué)院中心工作，對學(xué)校各項事務(wù)進行統(tǒng)籌分析，可以為高校管理工作的實效性提供保障。根據(jù)“十九大”提出的要求，高職院校在提升辦公室管理服務(wù)效能的過程中，需要積極堅持求真務(wù)實的工作作風(fēng)，以便讓辦公室工作在高職院校管理工作中的引領(lǐng)作用下得到有效發(fā)揮。

2.提升高職院校辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，促進服務(wù)效能提升

高職院校辦公室工作人員群體的職業(yè)素質(zhì)是學(xué)校精神風(fēng)貌與工作作風(fēng)的外在表現(xiàn)。針對高職院校辦公室工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平對辦公室工作的工作質(zhì)量與工作效率的影響，高職院校需要在提升辦公室服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，促進辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)的提升。為促進辦公室工作人員專業(yè)素質(zhì)的提升，高職院?？梢酝ㄟ^對考核評價機制進行完善的方式，提升工作人員的榮譽感與責(zé)任感，并在幫助他們形成自我激勵、自我管理與自我約束的內(nèi)心體驗的基礎(chǔ)上，促進工作績效的提升。

3.加強高職院校辦公室管理服務(wù)信息化建設(shè)，促進服務(wù)質(zhì)量提升

自動化管理模式的應(yīng)用，是高職院校辦公室管理服務(wù)信息化建設(shè)的必然趨勢。信息化辦公模式與高職院校辦公室管理服務(wù)工作的結(jié)合，可以讓辦公室工作中的傳統(tǒng)化辦事流程呈現(xiàn)出電子化、數(shù)字化的特點。這種工作模式也可以在打破時間、空間限制的基礎(chǔ)上，發(fā)揮出提升辦公室管理服務(wù)工作的工作效率的作用。為借助信息化管理服務(wù)體系建設(shè)提升辦公室管理服務(wù)工作的工作質(zhì)量，高職院校需要對辦公室的硬件設(shè)施進行完善，并借助電子郵箱和網(wǎng)絡(luò)通信等便捷化網(wǎng)絡(luò)信息交流工具，拓展學(xué)校與教職工之間的溝通渠道。利用信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)獲取國內(nèi)外職業(yè)教育的前沿動態(tài)及其他兄弟院校所取得的發(fā)展經(jīng)驗，為高職院校自身的決策方向的調(diào)整提供保障[2]。

4.完善管理機制，促進科學(xué)管理

制度建設(shè)是辦公室管理服務(wù)建設(shè)工作質(zhì)量的重要保障。崗位責(zé)任制、人才選拔制度與激勵機制的優(yōu)化，有助于工作人員自身的責(zé)任意識的強化。審批流程與督察機制的優(yōu)化，也可以為辦公室管理服務(wù)效能的提升提供保障。

高職院校辦公室服務(wù)工作事關(guān)學(xué)校的管理效率，創(chuàng)新工作思維，改善服務(wù)方式，是促進學(xué)校各項工作開展的重要措施。

參考文獻：

[1]譚明成.高職院校辦公室科學(xué)化管理對策研究[J].天津商務(wù)職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2016（5）：58-61.

[2]費小平.高職院校辦公室管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].職教通訊，2015（26）：43-45.