“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理模式探究

陳小磊

【摘要】在“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種國家發(fā)展戰(zhàn)略的大環(huán)境下，高校的檔案管理工作也應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展風(fēng)向標(biāo)，根據(jù)自身情況去探究新的管理模式。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的發(fā)展，使數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸引領(lǐng)這個(gè)時(shí)代的潮流。在這樣的新形勢下，檔案管理應(yīng)改造升級傳統(tǒng)管理方式，不斷發(fā)現(xiàn)并利用新的發(fā)展引擎，為打造智慧社會、智慧生活服務(wù)添加新助力。故此在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校的檔案管理模式工作應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)有機(jī)結(jié)合，在檔案管理工作的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化、及檔案利用服務(wù)方面進(jìn)行不斷的探究和創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+ 創(chuàng)新 思維 資源整合 系統(tǒng)構(gòu)建

【課題項(xiàng)目】“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校黨建檔案管理模式探究，課題編號：DJY201702。

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）07-0002-01

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的管理體系構(gòu)建：

1.培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)思維模式，將原有檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合來開展工作。

目前高校一般大學(xué)生的基本的紙質(zhì)檔案材料包括高考材料、錄取表、畢業(yè)生登記表、中學(xué)生登記表、學(xué)校鑒定表、考試成績表、素質(zhì)拓展表、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料、黨員材料等信息。檔案資料基本都是紙質(zhì)版的，一旦出現(xiàn)問題需要修改，工作量大，而且部分材料修改很難實(shí)現(xiàn)。

2.高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。

（1））軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)以及存儲設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計(jì)算機(jī)以及電子文件存儲設(shè)備的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護(hù)簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2）高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進(jìn)行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3）檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實(shí)、可靠、完整，同時(shí)也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進(jìn)行訪問使用必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)后方可執(zhí)行。

二、建立網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)的必要性與優(yōu)越性：

1.隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，我國高校原有的半手工操作的小型數(shù)據(jù)庫已經(jīng)很難適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，所以需要建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，構(gòu)建一體化的管理和應(yīng)用服務(wù)平臺。

2.從學(xué)生入校開始的一切檔案資料錄入檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行信息化存儲。高?？梢越⒆杂械臋n案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。專門用來存儲和管理學(xué)生日常檔案變動(dòng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料錄入、修正、監(jiān)督、反饋和查閱等。

3.學(xué)籍管理工作的信息化可以極大的提高工作效率，做到情況反映及時(shí)迅速、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確可靠，信息搜集全面客觀。

4.加強(qiáng)各教學(xué)、系部之間的信息交流，便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。

三、互動(dòng)式檔案管理系統(tǒng)模式的優(yōu)越性：

1.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理體系不再是以往的單方向傳遞信息。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實(shí)現(xiàn)學(xué)生、輔導(dǎo)員、檔案部門管理人員等多方面信息的增補(bǔ)和修正。

2.在不涉及學(xué)生隱私的前提下，可以使得各方面的信息互動(dòng)反饋，這樣做一方面能夠避免信息的失真，另一方面能夠及時(shí)對信息進(jìn)行補(bǔ)充和修正。對此從兩方面進(jìn)行探究。

四、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行數(shù)字資源整合：

1.檔案工作者可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，與互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的收集、整理、歸檔相結(jié)合。就目前來看，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)占相當(dāng)大的比重，忽視對互聯(lián)網(wǎng)及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。

2.在重視互聯(lián)網(wǎng)信息檔案歸檔的同時(shí)，檔案管理部門還要對互聯(lián)網(wǎng)信息、新媒體信息的分類等方面進(jìn)行研究，其特性決定了與傳統(tǒng)檔案分類的區(qū)別。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案資源信息資源共享系統(tǒng)的建立：

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同協(xié)作，建設(shè)全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯(lián)網(wǎng)與檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源建設(shè)，逐步把全國已上網(wǎng)開放的檔案信息集中收集起來。積極推進(jìn)檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。國家檔案局網(wǎng)站已經(jīng)開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”。

六、高校檔案管理信息化完善策略研究：

1.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標(biāo)準(zhǔn)化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實(shí)際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，指導(dǎo)高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利開展。

2.結(jié)合高校的實(shí)際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學(xué)科研檔案、黨政管理檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學(xué)籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，高校內(nèi)部或者是社會機(jī)構(gòu)可以通過相應(yīng)的權(quán)限，對高校檔案資料進(jìn)行查詢，進(jìn)而提高高校檔案資料的使用效率。

3.提高高校檔案管理部門的工作隊(duì)伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進(jìn)應(yīng)該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點(diǎn)針對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護(hù)以及檔案管理理論對工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

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