人事檔案管理新思路

高中平

摘 要：人事檔案管理水平直接關(guān)系著社會(huì)對(duì)人才的選拔和任用，關(guān)系著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。而在信息化高速發(fā)展的今天，如何探索出一條新的、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的信息化人事檔案管理途徑是我國(guó)人事檔案管理目前的新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化

一、信息化背景下人事檔案管理的意義

信息化背景下，人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實(shí)體文件管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在信息化時(shí)代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模和容量，加強(qiáng)信息共享與安全儲(chǔ)存也是時(shí)代發(fā)展的需要。信息化管理人事檔案的意義與作用可歸納為以下幾個(gè)方面：

<一>降低管理成本，實(shí)現(xiàn)救濟(jì)效益和社會(huì)效益。傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費(fèi)，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為電子檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時(shí)間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)，也是低碳環(huán)保的時(shí)代要求。

<二>選人用人更方便。人事檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式傳遞，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)共享平臺(tái)對(duì)人員進(jìn)行直接快速審查，不必再像對(duì)傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進(jìn)行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作效率，降低成本，如黑龍江要到新疆查看一個(gè)人檔案資料，這就很麻煩，如果能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理授權(quán)，他只要在計(jì)算機(jī)前就能查看檔案，這為選人用人帶來(lái)更多的便捷。

<三>促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確、完整。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于部門之間沒有及時(shí)溝通，交接工作不及時(shí)而導(dǎo)致檔案信息不完整、更新速度慢的狀況。而建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行共享，避免了這種由于交接工作導(dǎo)致的錯(cuò)誤，使得檔案更新更加及時(shí)，也更加確保了檔案的準(zhǔn)確性、完整性程度。

<四>改變現(xiàn)有管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個(gè)檔案的整理，工作量大且效率不高，而進(jìn)行檔案信息化管理后，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這樣便可以方便、快速的實(shí)現(xiàn)各種人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析，從而提高各項(xiàng)工作的效率。同時(shí)還可以提高工作人員對(duì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高他們對(duì)檔案的管理水平。

<四>增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，雖說(shuō)在檔案室里能夠保護(hù)完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息化、數(shù)字化，會(huì)使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時(shí)間長(zhǎng)久的檔案物品，信息化實(shí)施后明顯是對(duì)他們最好的保護(hù)方式。同時(shí)，檔案信息化也避免了一些動(dòng)機(jī)不正的人員對(duì)檔案進(jìn)行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護(hù)。

二、加強(qiáng)和完善人事檔案信息管理新思路

<一>建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。國(guó)家要重視人事檔案管理的信息化建設(shè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，讓每一個(gè)人第一時(shí)間了解到自己的最新檔案，解決信息報(bào)送不及時(shí)問題。同時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進(jìn)行不同的分組，方便社會(huì)在進(jìn)行招聘時(shí)查詢應(yīng)聘者資料，同時(shí)這些信息可以重復(fù)利用，為社會(huì)的發(fā)展提供多方面的幫助。

<二>加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)是保障人事檔案信息管理工作順利進(jìn)行的保障。只有檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。所以，無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。

<三>建立健全內(nèi)部管理模式，提高工作水平，使檔案管理更安全?？茖W(xué)、完善的自身管理機(jī)制，是檔案工作能夠安全、高效進(jìn)行的前提。為保證檔案管理工作的安全、高效，應(yīng)對(duì)檔案的檢閱與存儲(chǔ)，實(shí)行互相牽制、分級(jí)授權(quán)簽署的模式進(jìn)行管理，對(duì)部分珍貴檔案的存放或過(guò)期檔案的銷毀，要盡可能的實(shí)施集體決策。同時(shí)要對(duì)重要部門的人員定期調(diào)整以保證個(gè)人檔案的私密性。

<四>實(shí)施嚴(yán)格的考評(píng)制度并進(jìn)行獎(jiǎng)懲。按照工作的需要和工作性質(zhì)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)那些在工作中表現(xiàn)突出，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)那些工作成績(jī)不高，或者在工作中犯了錯(cuò)誤，比如將個(gè)人隱私透漏、使信息失真的檔案管理員進(jìn)行懲罰、批評(píng)，對(duì)于情節(jié)比較嚴(yán)重的檔案管理員則追究其法律責(zé)任。

<五>建立專人負(fù)責(zé)制度。為適應(yīng)新形勢(shì)的需要，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，人事檔案信息管理工作不僅需要專業(yè)的技術(shù)型人才掌握必要的信息化業(yè)務(wù)知識(shí)，并且還要有人參與檔案管理、保護(hù)等具體業(yè)務(wù)。因此檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的存放、調(diào)閱、流通等各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，不可疏忽任何一個(gè)環(huán)節(jié)，將責(zé)任聯(lián)系到具體的工作人員，將各項(xiàng)措施切實(shí)執(zhí)行，達(dá)到專人負(fù)責(zé)，以便檔案能夠更好的得到管理與保護(hù)。

<六>加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)、軟件的安全保障。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)，黑客也非常厲害，所以信息化管理一個(gè)非常注意的問題就是，檔案的安全，系統(tǒng)的穩(wěn)定，信息被篡改或者泄露。

因此，在進(jìn)行相關(guān)軟件購(gòu)買的時(shí)候，一定要檢驗(yàn)軟件開發(fā)廠商有沒有完全依照法律法規(guī)來(lái)設(shè)計(jì)制作。在運(yùn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件的時(shí)候，要詳細(xì)排查系統(tǒng)軟件是否存在著漏洞，如果檢查結(jié)果不符合安全需要，應(yīng)立即停止使用，以保障檔案信息系統(tǒng)的正常適用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。人事檔案信息化應(yīng)吸取其它檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展的前提下，努力探索出一條向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的可持續(xù)道路及檔案管理的新思路。