電子檔案中個人信息保護淺析

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，在檔案管理的過程中，紙質(zhì)檔案的使用慢慢隨著歷史遠去，取而代之的是電子檔案。但是，在網(wǎng)絡(luò)信息管理和電子檔案的使用過程中，存在一些問題，容易產(chǎn)生個人信息泄露的問題。本文擬對現(xiàn)階段電子檔案中個人信息保護進行研究。

關(guān)鍵詞：檔案利用 個人信息 保護措施

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，隨之帶來的一個嚴峻問題是在以往紙質(zhì)檔案下不太明顯的個人信息保護問題變得越來越突出。電子檔案傳播速度快、傳播渠道多樣化、處理批量化的特點極大的增加了檔案個人信息泄露的危險性，因此，檔案個人信息保護面臨新挑戰(zhàn)。

一、檔案個人信息概述及保護的必要性

（一）國家在個人信息保護法律法規(guī)中明確規(guī)定，個人信息，就是在生活中特定個人所有信息，涉及的范圍很廣，其中含有文字信息、圖片信息與音頻信息等。

檔案個人信息是指檔案中反映個人的自然狀況、歷史獎懲、財產(chǎn)信用、戶籍、婚姻、身體狀況等各方面狀況的信息。

（二）檔案作為個人參與社會活動的歷史紀錄，記載著大量個人信息，一經(jīng)泄露，勢必給個人權(quán)益帶來無法估量的損害。因此，檔案個人信息保護對權(quán)利主體的權(quán)益保障有重要意義。

二、電子檔案存在的個人信息保護問題分析

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息的復制、修改、傳輸更為容易，查閱更加方便，利用方式更加多樣，并可有效減少檔案管理人員的工作量，大幅提高工作效率。

但是，與紙質(zhì)檔案經(jīng)過多年發(fā)展形成的一套較為成熟的管理制度相比，電子檔案在管理、利用方便快捷的同時，也帶來了一些新的問題。

（一）信息收集方面

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)跟蹤技術(shù)使個人資料的收集變得更加自動化、便捷化、詳細化。但由于網(wǎng)絡(luò)本身安全性的不可靠和目前技術(shù)的不完善，第三方（如黑客等）可以通過非法手段竊取信息導致個人信息泄露。

（二）檔案存儲方面

雖然紙質(zhì)檔案也存在信息泄露的風險，但電子檔案易復制、傳輸?shù)忍攸c，導致電子檔案信息泄露風險更加突出。如被不法分子利用非法手段入侵檔案管理系統(tǒng)，查看、篡改甚至竊取系統(tǒng)中存儲的檔案信息，無疑會對社會政治、經(jīng)濟以及個人利益造成極大的損害。

（三）檔案管理人員保密意識缺乏

檔案管理人員對電子檔案的保密工作沒能引起足夠重視，使用公共計算機處理、保存或傳輸檔案文件，不按規(guī)定設(shè)置開機密碼等等不規(guī)范行為，都可能導致檔案信息的泄露。

三、電子檔案個人信息的保護措施

（一）制定完善的法律法規(guī)

立法保護是對電子檔案個人信息最基本的保護方式。我國目前為止尚沒有一部專門的隱私法或個人信息保護法來為個人信息保護提供法律保障，建議立法機構(gòu)盡快制定完善的法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理機構(gòu)對個人信息的取得、管理和使用，解決檔案領(lǐng)域的個人信息安全問題[1]。

（二）樹立正確的個人信息保護觀念

樹立個人信息保護觀念，是從源頭上解決檔案管理工作中出現(xiàn)個人信息泄露的主要途徑和必經(jīng)之路。利用電視渠道、網(wǎng)絡(luò)渠道等加強對個人信息保護的宣傳，使得公民意識到檔案中個人信息安全的重要性，增強公民的防范意識，指導公民正確保護自身的合法信息。同時，加強檔案管理人員安全教育工作，不斷提高檔案管理人員的信息安全意識，保護好檔案信息安全 [2]。

（三）提升電子檔案安全性

加強電子檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和安全管理。采取先進的技術(shù)進行電子檔案管理，從硬件和軟件兩方面著手不斷升級電子檔案信息安全管理技術(shù)，安裝防火墻、殺毒軟件，使用數(shù)字簽名、電子印章、身份驗證、防寫加密等技術(shù)，防止黑客和病毒的攻擊，確保電子檔案不被非法訪問、篡改、復制和毀壞，從而有效保障電子檔案信息的安全 [3]。

（四）建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍

隨著電子檔案的快速發(fā)展，擔負著電子檔案管理與利用的檔案管理人員，在工作中能接觸到他人檔案中的個人信息，對信息安全有著直接的影響。因此，尤其需要提高檔案管理人員的信息保護意識和責任意識，這就要求檔案管理人員加強學習，掌握專業(yè)知識，提高法律意識，提升電子檔案專業(yè)管理水平，善于在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高保護個人信息的技能，在管理、利用電子檔案的同時，做好檔案當事人的個人信息保護工作 [4]。

結(jié) 語

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，存儲便捷、查找迅速、利用方式多樣的電子檔案已被越來越多的企事業(yè)單位使用。電子檔案個人信息保護的重要性日益凸顯。因此，在檔案管理實際工作中，尤其是檔案信息服務(wù)過程中，努力使檔案信息資源得到充分利用，又保護檔案當事人個人信息不受侵害，是電子檔案管理工作的重點。

參考文獻：

[1] 趙瑞，安小米.檔案利用中的個人信息保護研究[J].檔案學通訊，2015（4）：94-100.

[2] 邢艷波.檔案利用中的個人信息保護研究[J].赤子，2017（32）：184.

[3] 屈紅軍.電子檔案管理與防護.城建檔案，2018（1）：56-58.

[4] 韓麗秋.檔案利用中的個人信息保護研究[J].卷宗，2017（32）：6-6.

作者簡介： 才翔（1983.02--）；性別：男，籍貫：黑龍江杜蒙，學歷：本科，畢業(yè)于廣東工業(yè)大學；現(xiàn)有職稱：中級工程師；研究方向：檔案；