論醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

吳曉璇 王玲玲

摘 要：隨著當前社會經濟的進步，醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展，各種醫(yī)療管理工作也在不斷完善，醫(yī)院的檔案管理內容也是越來越多，這就對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求。檔案中記錄著醫(yī)院的所有材料文件，對于醫(yī)院的發(fā)展起著重要的作用，科學管理醫(yī)院檔案成為了當前必須要重視的問題。本文將從醫(yī)院檔案管理存在的問題方面進行分析，提出相應的對策。

關鍵詞：醫(yī)院檔案 管理 問題 措施

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理運行過程中產生的各種文件材料，對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用。當前醫(yī)院發(fā)展日新月異，管理運行的檔案內容日趨龐大，檔案管理的復雜性越來越高，而且信息化的高速發(fā)展對檔案管理工作也提出了更高的要求，如何對醫(yī)院檔案進行科學化的管理也是當前必須要重視的問題。作為醫(yī)院的檔案管理人員要利用現(xiàn)代化的信息技術實現(xiàn)對檔案的科學化管理，為醫(yī)院更好的發(fā)展奠定良好的基礎，提供重要的信息資源。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.缺乏檔案管理的意識

近年來，隨著社會科學技術的不斷發(fā)展，信息技術和網絡技術在各個領域中被廣泛應用，促進了社會的飛速發(fā)展，也極大地推動了醫(yī)療行業(yè)的進步。隨著先進的信息技術在醫(yī)院管理運營過程中的普遍應用，也促進了醫(yī)院管理工作得到進一步發(fā)展。但在醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃的同時，卻忽略了醫(yī)院檔案的管理，缺乏對檔案管理的重視，也沒有將檔案管理納入到醫(yī)院的日常管理中，導致檔案的管理不能與醫(yī)院的發(fā)展協(xié)調起來，檔案管理的水平相對比較落后，從而影響到醫(yī)院的管理水平，制約了醫(yī)院更好的發(fā)展。

2.檔案管理的設備不完善

當前信息技術的不斷發(fā)展，在各個企業(yè)的管理中，都應用到先進的信息技術，信息技術的應用促進了企業(yè)的管理效率和管理水平。但是，在醫(yī)院的檔案管理過程中，由于相關的檔案管理設施設備不夠完善，或者設備比較陳舊，運用計算機信息技術的管理手段也是較少，還是采用傳統(tǒng)的管理手段和管理方式進行檔案的收集和查閱，導致檔案管理的效率比較低，不利于檔案后期的利用，而且傳統(tǒng)的檔案收集和管理存在收集開發(fā)的信息量較少的現(xiàn)象。

3.檔案管理制度不健全

在醫(yī)院檔案管理過程中，檔案管理制度不健全是導致檔案管理效率比較低的一個重要因素。因為缺乏明確的規(guī)章制度，檔案都是分散在不同的科室，對需要歸檔的材料缺乏一定的認識，無法對檔案進行統(tǒng)一的收集和整理，管理比較隨意，導致各項檔案不能被及時匯總，存檔率相對比較低，無法達到檔案管理的相應要求。醫(yī)院檔案的管理工作是一項長期且十分重要的工作，就需要醫(yī)院加強對檔案管理的重視度，建立長效的管理機制，設立專門的部門做好檔案的管理工作，健全和完善各項檔案管理規(guī)章制度。

4.對信息技術的利用不到位

醫(yī)院的檔案具有很大的隱秘性，在管理的過程中，需要相關的管理者能夠注重保護檔案內容的隱秘性，在利用信息技術的進行檔案管理的過程中，能夠注重檔案內容的保密性，電子檔案管理在當前的需求量也是越來越大，要提高檔案管理的效率，開發(fā)各種軟件技術，注重檔案管理的靈活性。

二、醫(yī)院檔案管理工作的措施

1.加強醫(yī)院檔案管理的設施建設

醫(yī)院檔案的內容相對比較復雜，需要提供一個良好的檔案管理環(huán)境，加強檔案管理設施的建設，要注重保護檔案的安全性，在進行相關設施建設的過程中，需要按照相應的標準和規(guī)劃進行設計，要注重因一些客觀因素造成檔案資料的損失，要提高檔案管理的安全系數(shù)，有效控制周圍的溫度環(huán)境，定期做好對檔案的審查和安全監(jiān)測工作，要能夠充分保證檔案的安全。

2.建立健全檔案管理的相關制度

對于做好檔案管理工作，需要通過建立健全相關的管理制度，按照一定的規(guī)章制度進行對檔案的管理，醫(yī)院的檔案工作比較繁瑣，涉及到的檔案內容比較多，通過完善的制度能夠充分保障檔案工作的有效管理。需要對相關的檔案管理人員進行培訓，能夠充分了解相關的管理制度，按照相關的制度貫徹執(zhí)行。通過建立檔案安全評估制度，做好對檔案工作的評估、督查和反饋，要不斷完善檔案安全管理工作。同時還需要建立檔案安全應急制度和信息安全制度，在面對一些自然災害或者是突發(fā)事件時，能夠確保檔案信息資料的安全性和保密性。

3.加強對檔案管理人員的培訓

對于醫(yī)院檔案的管理，還需要提高檔案管理人員的業(yè)務素質，相關的管理人員需要及時學習檔案管理知識，參加相關的管理培訓工作，不斷拓寬自己的視野，能夠將學習到理論知識應用到實際的業(yè)務中，要具備一定的檔案管理意識，要了解檔案管理的現(xiàn)狀和動態(tài)，能夠用當前新的理論指導和改進檔案工作。另外，當前的檔案管理中應用到先進的信息技術手段，需要相關的管理人員學習先進的技術手段，實現(xiàn)技術的現(xiàn)代化。例如，運用網絡技術、數(shù)碼技術和影像技術等先進的技術手段，提高檔案管理的水平，要能夠充分發(fā)揮檔案管理的作用。

4.完善檔案管理的監(jiān)督機制

檔案管理是一項涉及范圍比較廣的工作，需要明確檔案管理中各自的職能，對于檔案的收集整理和檔案的歸檔等都需要安排專門的人員做好各自的工作，還需要安排好輪崗換位工作，做好工作的交接，能夠保證對檔案的分類管理。例如，在進行檔案管理的過程中，需要依據《檔案法》中的相關規(guī)定和實施細則，按照其中的一些規(guī)章制度結合實際情況做好相應的管理，要提高管理人員的檔案管理意識。要讓醫(yī)院的醫(yī)務人員意識到相關檔案信息的重要性和保密性，要依據相關的規(guī)章制度做好相應的管理工作。

綜上所述，醫(yī)院檔案的管理是確保醫(yī)院各項工作能夠順利完成的重要內容，醫(yī)院檔案中記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程、科研成果以及相關的病例研究，對于醫(yī)院以后更好地發(fā)展奠定良好的基礎。對于檔案安全性和保密性的管理，需要有專門的檔案管理人員做好管理工作，利用當前先進的信息技術進行管理，確保檔案管理的安全和效率，要推動醫(yī)院檔案事業(yè)管理的有序發(fā)展。

參考文獻

[1]田源.加強醫(yī)院檔案安全管理工作的若干思考[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2016（00）：29-33.

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