管理者眼中的信息化

文｜申啟杰 劉靈君

信息化是管理提升的工具，施工企業(yè)信息化關(guān)鍵在于“用”，不能為了信息化而信息化。企業(yè)的信息化歸根到底就是一件工具，如果發(fā)揮的好，可以提高工作效率、加強(qiáng)管理能力、提升決策科學(xué)性；如果發(fā)揮的不好，反而會(huì)造成大量重復(fù)勞動(dòng)、導(dǎo)致流程僵化，影響管理效率。

信息技術(shù)不斷發(fā)展，且更新?lián)Q代步伐不斷加速，但企業(yè)的信息化不能盲目去實(shí)施，而要有規(guī)劃、有目標(biāo)、有步驟去做。信息化是真實(shí)管理的反映，追求的是將線下的管理方式通過信息技術(shù)，轉(zhuǎn)化為扁平的網(wǎng)上協(xié)同方式。

在企業(yè)實(shí)際信息化建設(shè)過程中，管理與軟件系統(tǒng)很容易出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)的日常管理是一條線，軟件系統(tǒng)又是另一條線。這樣的軟件系統(tǒng)往往無法用起來，很多到最后都要推倒重來。

要發(fā)揮好信息化的工具屬性，關(guān)鍵在于業(yè)務(wù)替代。管理信息化是對(duì)管理手段的變革，而不是對(duì)管理模式的變革。業(yè)務(wù)替代則是用信息化軟件系統(tǒng)，去適應(yīng)管理的模式，是管理方式在信息技術(shù)上面的反映。一些人認(rèn)為，一上信息化就會(huì)改變?cè)械墓芾矸绞剑瑫?huì)沖擊一部分人、一部分部門的利益，需要企業(yè)全員轉(zhuǎn)變觀念，去接受軟件系統(tǒng)帶來的管理劇變，由上而下進(jìn)行管理改革，這樣的信息化往往無法實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的初衷。

信息化的業(yè)務(wù)替代“三步走”

第一步，用信息系統(tǒng)替代過去的手工填報(bào)、電子表格的工作方式。通過提供智能化的系統(tǒng)工具，提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，減少數(shù)據(jù)出錯(cuò)的幾率，統(tǒng)一輸入輸出的形式，為企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)共享提供條件。在這個(gè)過程中，尤其要重視基層操作人員的管理操作，軟件系統(tǒng)要滿足他們的所有需求，并能按照流程管理的邏輯，將要提交的紙質(zhì)數(shù)據(jù)和報(bào)表，通過軟件系統(tǒng)自動(dòng)生成，減少基層的重復(fù)操作。

第二步，用信息協(xié)同替代管理中的溝通和協(xié)同。通過信息協(xié)同將管理和信息化相融合，打通管理壁壘，提高管理效率。先從企業(yè)核心業(yè)務(wù)出發(fā)，圍繞項(xiàng)目管理的全過程，打造橫向各業(yè)務(wù)部門的流程協(xié)同，以及縱向各管理層級(jí)的流程協(xié)同，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)貫通、流程貫通、數(shù)據(jù)貫通、上下貫通”。

第三步，用信息決策替代“拍腦袋”決策。過去由于管理粗獷，不少施工企業(yè)出現(xiàn)了很多“拍腦袋”的決策。信息決策就是用數(shù)據(jù)說話，通過分析業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不斷產(chǎn)生、收集起來的數(shù)據(jù)，形成對(duì)整體內(nèi)、外部形勢(shì)的分析，獲取企業(yè)整體業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)而形成科學(xué)合理的管理決策。通過分析數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，使之作為決策的依據(jù)，避免“拍腦袋”憑空做決策。反之，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)的應(yīng)用，進(jìn)一步促進(jìn)信息化的發(fā)展和各系統(tǒng)的不斷優(yōu)化完善。只有信息化實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)替代，管理與信息化相匹配了，才能通過優(yōu)化信息處理流程，實(shí)現(xiàn)信息化流程的再造和提升，實(shí)現(xiàn)管理流程和資源的優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)管理的提升。

信息化要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

打造完整業(yè)務(wù)鏈和數(shù)據(jù)價(jià)值鏈。針對(duì)工程項(xiàng)目，要重點(diǎn)建設(shè)、完善各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成從營(yíng)銷到結(jié)算的整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條的全貫通，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的環(huán)環(huán)相扣和數(shù)據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，用業(yè)務(wù)鏈推動(dòng)數(shù)據(jù)鏈，數(shù)據(jù)鏈帶動(dòng)價(jià)值鏈，切實(shí)提升項(xiàng)目管控能力。此外，針對(duì)投資、房地產(chǎn)、工業(yè)制造等多元化業(yè)務(wù)領(lǐng)域，要針對(duì)性設(shè)計(jì)開發(fā)專屬的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使所有業(yè)務(wù)板塊都能得到信息化的支撐。

數(shù)據(jù)輔助決策提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一方面，全面分析和整理各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈條，形成企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)；另一方面，不斷收集和整理外部的各種相關(guān)數(shù)據(jù)，形成企業(yè)外部數(shù)據(jù)源。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，設(shè)置不同的數(shù)據(jù)分析模型，將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，對(duì)不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和管理角色展現(xiàn)出不同的企業(yè)管理視圖，以數(shù)據(jù)支撐管理。做到科學(xué)、合理制定企業(yè)決策，并能夠一直跟蹤該決策的執(zhí)行情況和效果，切實(shí)提高企業(yè)營(yíng)銷能力、生產(chǎn)管控能力，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

提高企業(yè)資源整合能力。通過建設(shè)供應(yīng)商門戶、電子商務(wù)平臺(tái)，形成一個(gè)面向全球的招投標(biāo)電商平臺(tái)，具有資質(zhì)的供應(yīng)商可以在平臺(tái)上自助注冊(cè)，并在線上進(jìn)行招投標(biāo)活動(dòng)。企業(yè)可以對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、履約等情況進(jìn)行分析，還可以對(duì)全球資源情況和項(xiàng)目現(xiàn)有資源情況進(jìn)行分析，從而保證各種項(xiàng)目能夠得到充足的資源支持。

信息化建設(shè)要尊重客觀規(guī)律

尊重用戶需求。用戶的需求是系統(tǒng)開發(fā)首先要考慮的問題。離開了業(yè)務(wù)部門的需求，信息化就是無源之水，無本之木。管理信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)過程，在實(shí)施過程中，需要有信息部門把關(guān)，從總體上考慮；業(yè)務(wù)部門充分參與，提供軟件系統(tǒng)的實(shí)施素材，并定期審核、試用，提出使用意見，逐步將軟件推向完善。由于施工行業(yè)的需求比較復(fù)雜，不同企業(yè)都有個(gè)性化的管理需求，無法直接購(gòu)買市場(chǎng)上通用的商品軟件進(jìn)行信息化建設(shè)，需要針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行定制。系統(tǒng)上線后，并不能看作這個(gè)軟件項(xiàng)目已經(jīng)實(shí)施完成，這只是一個(gè)信息化的開端，需要在使用過程中，不斷地調(diào)整、完善，使軟件逐步迭代，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)。

尊重用戶體驗(yàn)。業(yè)務(wù)部門的用戶是軟件的直接使用者，好用還是不好用，他們最有發(fā)言權(quán)。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代里，用戶體驗(yàn)往往決定了軟件的應(yīng)用效果。在信息化建設(shè)過程中，要高度重視用戶的體驗(yàn)，設(shè)身處地考慮用戶使用的環(huán)境和感受。在分析用戶體驗(yàn)時(shí)，一方面，要考慮軟件系統(tǒng)的終端需要多樣化，PC端、移動(dòng)端等多個(gè)端口都要投入資源，從易用性和安全性上進(jìn)行綜合考慮，分析不同端口設(shè)備的應(yīng)用場(chǎng)景，針對(duì)性進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)，做到用戶能夠全天候使用手中的設(shè)備進(jìn)行工作。另一方面，需要考慮系統(tǒng)的整合性，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要整合在一起，各系統(tǒng)上線的時(shí)間有差異，使用的技術(shù)也可能不同，但在信息化建設(shè)的過程中，要考慮系統(tǒng)的整合，將各應(yīng)用系統(tǒng)整合在一起，各系統(tǒng)都能夠通過同一個(gè)地方進(jìn)入，消息能夠統(tǒng)一歸集處理，使各系統(tǒng)形成一個(gè)有機(jī)的整體。

尊重發(fā)展規(guī)律。信息化建設(shè)有其固有的規(guī)律，無論是管理者、建設(shè)者、使用者，都要形成尊重信息化發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)。信息化是階段發(fā)展，逐步積累的，無法一次跨越。企業(yè)內(nèi)部要形成良好的信息化氛圍，持續(xù)推進(jìn)信息化的發(fā)展；信息部門要統(tǒng)一部署、規(guī)劃發(fā)展，主導(dǎo)和把控信息化的發(fā)展方向；業(yè)務(wù)部門要樹立信息化意識(shí)，與信息部門充分互動(dòng)，保證系統(tǒng)的質(zhì)量和上線速度。

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)處于高速發(fā)展的時(shí)期，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，新技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)企業(yè)信息化的發(fā)展非常有利。制造業(yè)、金融業(yè)等行業(yè)的信息化水平已經(jīng)達(dá)到了信息化管控、自動(dòng)化交易和處理、數(shù)據(jù)挖掘、流程優(yōu)化的水平；一些傳統(tǒng)行業(yè)，如服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等也在新技術(shù)和新理念的推動(dòng)下，以驚人的速度完成變革，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。與此相對(duì)應(yīng)的是，建筑施工行業(yè)信息化發(fā)展不容樂觀：一些軟件廠商退出了建筑施工市場(chǎng)，一些施工企業(yè)的信息系統(tǒng)還在推倒重建。施工企業(yè)信息化還有很大的差距，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提供條件，尊重信息化發(fā)展的規(guī)律，打造一支復(fù)合型的信息化實(shí)施團(tuán)隊(duì)，把控好實(shí)施路徑和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，通過“從無到有”，到“從有到優(yōu)”，通過積累和沉淀，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+業(yè)務(wù)”的跨越。

企業(yè)信息化發(fā)展保障

組織建設(shè)保障。施工企業(yè)信息化發(fā)展需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃信息化建設(shè)、制定整體框架、系統(tǒng)技術(shù)路線和開發(fā)規(guī)范。業(yè)務(wù)部門必須要有互聯(lián)網(wǎng)思維和很強(qiáng)的信息化意識(shí)并深度參與信息化建設(shè)，確保系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程滿足市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理的需要。同時(shí)，通過強(qiáng)化組織建設(shè)，提高信息化需求反饋、系統(tǒng)推廣培訓(xùn)、系統(tǒng)運(yùn)維能力，上下一心，形成合力，共同推進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展。

人才隊(duì)伍保障。施工企業(yè)的信息化建設(shè)需要具備信息化知識(shí)和施工管理知識(shí)的復(fù)合人才，要不斷加強(qiáng)對(duì)信息化隊(duì)伍的建設(shè)和鍛煉。加強(qiáng)信息化核心團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，提高對(duì)業(yè)務(wù)需求、技術(shù)方案、系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度、系統(tǒng)質(zhì)量、解決方案等綜合把控能力；培養(yǎng)業(yè)務(wù)部門的信息化專家。

社會(huì)資源整合。企業(yè)也要廣泛選擇市面上成熟的硬件設(shè)備和通用的軟件技術(shù)，集各方所長(zhǎng)，促進(jìn)信息化的快速發(fā)展。在資源整合過程中，對(duì)軟件的需求和技術(shù)路線要有明確的把控，確保對(duì)各系統(tǒng)有絕對(duì)的控制能力。

項(xiàng)目管理創(chuàng)新保障。通過引入成熟的軟件工程管理理念，對(duì)軟件項(xiàng)目進(jìn)行管理；采用各類輔助軟件，在需求整理、進(jìn)度管控、自動(dòng)化測(cè)試、團(tuán)隊(duì)協(xié)同等方面進(jìn)一步提高水平，并對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量進(jìn)行客觀評(píng)估，采用激勵(lì)機(jī)制，提高軟件項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各方的積極性。