淺析農(nóng)場檔案管理信息化建設(shè)

王欣欣

為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求，農(nóng)場檔案管理將面臨由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型當(dāng)中，遇到了很多互相關(guān)聯(lián)的問題，例如檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)系，檔案傳統(tǒng)技術(shù)方式與現(xiàn)代技術(shù)方式的關(guān)系，檔案信息收藏和利用的關(guān)系等等問題。唯有正確解決好這些關(guān)系，才可以跟隨上信息化社會的發(fā)展步伐，推動農(nóng)場檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1正確處理傳統(tǒng)技術(shù)方式和現(xiàn)代技術(shù)方式的關(guān)系

農(nóng)場檔案管理工作現(xiàn)階段正處在手工管理方式與計(jì)算機(jī)管理方式互相銜接時期，而且這個時期仍需要一定的時間。所以，正確處理傳統(tǒng)技術(shù)和現(xiàn)代技術(shù)兩種方式的關(guān)系是農(nóng)場檔案信息化建設(shè)發(fā)展里非常主要的一方面，是促進(jìn)農(nóng)場檔案信息化建設(shè)的前提與基礎(chǔ)。假若以技術(shù)方法的方面看，在農(nóng)場檔案信息化建設(shè)發(fā)展里不可以只謀求技術(shù)方式是否先進(jìn)，而需要意識到，在農(nóng)場檔案管理工作里，兩種技術(shù)手段分別都有好壞。傳統(tǒng)檔案管理歷經(jīng)了長期發(fā)展里程，累積了大批的檔案信息資源與豐厚的管理經(jīng)驗(yàn)，可是其確實(shí)又落后于國家社會與經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。而在使用現(xiàn)代技術(shù)手段后，能加大歸擋文件收集與整理以及傳遞的速度，能提高檔案檢索與提供的準(zhǔn)確性。最主要的是，利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理，能實(shí)現(xiàn)農(nóng)場檔案信息與文件的資源互享，能切實(shí)做到文件及時分類及時歸檔，降低集中歸檔的工作量與壓力。所以計(jì)算機(jī)使用在檔案管理上，能有效降低了農(nóng)場檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。但雖說其優(yōu)越性非常多，可是，現(xiàn)代技術(shù)手段還要憑借傳統(tǒng)檔案管理手段來持續(xù)收集和補(bǔ)充以及更新數(shù)字化信息，二者問是一個有機(jī)的整體，唯有互存取長補(bǔ)短才可以實(shí)現(xiàn)一種平衡的發(fā)展?fàn)顩r。

2正確處理檔案數(shù)據(jù)建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)系

農(nóng)場要達(dá)到檔案信息化，最主要的就是處理好檔案數(shù)據(jù)建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)系。兩者是珠聯(lián)璧合，互為關(guān)聯(lián)的，檔案信息資源建設(shè)主要是農(nóng)場檔案的數(shù)字化與電子文件的接收與采集。檔案信息資源建設(shè)主要形式是農(nóng)場檔案目錄中心數(shù)據(jù)建設(shè)與各種數(shù)字化檔案全文和專門數(shù)據(jù)建設(shè)。成立檔案數(shù)據(jù)的宗旨是要通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)有效便捷的信息利用，而檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量是決定網(wǎng)絡(luò)輸送檔案信息效果的重要影響原因。所以，一定把檔案信息的“存儲”與“釋放”工作做好，讓錄入的每個數(shù)據(jù)都能一致和準(zhǔn)確與完整，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，進(jìn)而促進(jìn)農(nóng)場檔案信息化盡早實(shí)現(xiàn)。

3正確處理收藏和利用的關(guān)系

很長時期以來，傳統(tǒng)檔案管理重藏輕用的情況很是凸顯，隨著國家社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的加速，網(wǎng)絡(luò)信息資源與電子文件大批產(chǎn)生。在如此的新階段，農(nóng)場檔案工作人員就應(yīng)推陳出新，改變觀念，創(chuàng)新服務(wù)手段，將“用”當(dāng)做搞好檔案工作的評價準(zhǔn)則和做好檔案信息化建設(shè)的導(dǎo)向，應(yīng)搞好農(nóng)場檔案的收集和整理與分類以及錄入等基礎(chǔ)性工作，保證收藏檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量。總而言之，應(yīng)正確處理好“藏”和“用”的關(guān)系，才可以為全方位建設(shè)農(nóng)場做好服務(wù)，實(shí)現(xiàn)新階段農(nóng)場檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)。

4正確處理檔案信息化和檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)系

檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)是農(nóng)場真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的根本，其對檔案信息化的質(zhì)量與發(fā)展速度有著決定性作用。信息時代文件的自動登記和輔助立卷、歸檔和著錄、檢索以及信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、安全利用均于電腦上實(shí)現(xiàn)的。這就要求農(nóng)場信息時代的檔案管理人員，既要懂技術(shù)，又要具備一定的科技知識；同時，應(yīng)懂得管理，有很強(qiáng)的計(jì)劃能力：也應(yīng)懂得政治，有豐富的經(jīng)濟(jì)理論基礎(chǔ)，這些是科學(xué)管檔的客觀要求。農(nóng)場信息時代的檔案管理者還需立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識的更新，增強(qiáng)本身的業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作水平。為農(nóng)場早日實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理方法由現(xiàn)代管理方法的轉(zhuǎn)變，農(nóng)場檔案管理機(jī)構(gòu)需要有計(jì)劃地對本單位的檔案管理者實(shí)施信息化技術(shù)培訓(xùn)，其內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等多方面的知識。農(nóng)場檔案管理機(jī)構(gòu)還需要營建一定的條件，使檔案管理者及時了解檔案發(fā)展趨勢與現(xiàn)代科技在檔案工作里的運(yùn)用，不斷增強(qiáng)檔案管理者的工作技能。

5正確處理檔案信息化與信息安全的關(guān)系

檔案涉及農(nóng)場利益和國家利益，特別是涉及一些保密的檔案，與國家安全密切相關(guān)。要依據(jù)國家擬定的信息安全框架由總體上進(jìn)行信息安全建設(shè)。在農(nóng)場檔案建設(shè)中，信息安全管理是主要要素之一，當(dāng)中最主要的原則即一定是在我國相關(guān)主管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下，依據(jù)農(nóng)場相關(guān)機(jī)構(gòu)擬定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章及制度開展工作。檔案實(shí)體和信息的安全是檔農(nóng)場案部門的工作性質(zhì)所決定的，由于國家信任所系，因國家機(jī)構(gòu)生存所系，農(nóng)場檔案工作人員一定將農(nóng)場檔案安全和保密工作的職責(zé)作為“本職”和“天職”，恪守職守。

6結(jié)語

農(nóng)場檔案信息建設(shè)絕非是空中樓閣，憑空臆造的，而其是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。在農(nóng)場檔案信息化建設(shè)過程中，有許多方面需要引起農(nóng)場相關(guān)部門重視；在具體實(shí)踐中，檔案信息化建設(shè)需檔案人員在工作里不斷探索，不斷創(chuàng)新，以檔案信息化帶動農(nóng)場檔案事業(yè)每項(xiàng)工作的開展，推動農(nóng)場檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提高。