基于Indioffice的決議督辦管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

武渭民

（潞安礦業(yè)（集團）有限責任公司通信公司， 山西 長治 046204）

引言

潞安集團OA辦公自動化系統(tǒng)[1]自2010年12月開始實施以來，為企業(yè)管理效率的提升提供了有力的支撐。但是面對多變的市場環(huán)境，企業(yè)發(fā)展的速度要加快、發(fā)展的質量要提高。提升企業(yè)的快速決策能力、改善企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行力、加強決策執(zhí)行與反饋已成為企業(yè)的關鍵競爭因素之一。目前，潞安集團決議及重大事項管理過程中大多還是通過郵件或者電話進行分解下達與反饋跟蹤，缺乏分解下達、協(xié)作執(zhí)行、執(zhí)行反饋的通道。

本文旨在利用現(xiàn)有潞安集團廣泛應用的OA辦公自動化系統(tǒng)，搭建決議事項督辦管理平臺，實現(xiàn)重要會議、“13710”[2]督辦、領導交辦、重點工作等從提案到決議形成，直至任務分解、任務執(zhí)行反饋、任務評價確認等的閉環(huán)管理功能，提高了各項重大決策和督辦的執(zhí)行力和執(zhí)行效率；同時，改造OA辦公系統(tǒng)的公文流轉功能，增加公文的限時待辦、超時自動辦理等功能。最終整合OA辦公自動化系統(tǒng)和決議督辦管理系統(tǒng)，形成統(tǒng)一的辦公門戶，實現(xiàn)統(tǒng)一登錄、統(tǒng)一權限控制，為系統(tǒng)管理和用戶使用提供方便快捷的登錄和使用方式。

1 設計原則

該系統(tǒng)總體架構要實現(xiàn)系統(tǒng)的整體結構構造，在本文中以模塊化的方式實現(xiàn)內容，以結構將功能模塊化，并給模塊進行架構設計。

2 系統(tǒng)架構設計及實現(xiàn)

為保證不同的用戶能夠合作完成某項督辦事項，要求相互之間能夠相互配合，共同合作，處理問題。利用 5C概念，即：溝通（Communication）、協(xié)作（Cooperation）、控制（Control）、創(chuàng)造（Creation）和方便（Convenience）實現(xiàn)整個系統(tǒng)的協(xié)同工作。該系統(tǒng)總體的架構圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構

從圖1可以看出，該系統(tǒng)總體架構是基于用戶需求設計實現(xiàn)的，并且將這些需求從不同層面實現(xiàn)。系統(tǒng)使用主要是用戶通過首頁信息介紹，進入不同的頁面中心，包括個人工作臺、決議督辦、我的待辦、我的督辦、黨建調度、“13710”督辦等。統(tǒng)一管理視圖中，包括會議管理督辦模塊、督辦管理模塊和決策支撐模塊，每一項中又包含多項內容。結合上述功能，配合安全日志管理以及選擇合適的應用支撐平臺Indi.Platform，即可為系統(tǒng)的用戶管理提供基于網(wǎng)絡的實現(xiàn)平臺。

通過辦公自動化的使用可以實現(xiàn)資源的有效利用，并且可以保證成本的重復利用，合理的架構設計可以增加系統(tǒng)的使用范圍，并且在使用的過程中也可以實現(xiàn)信息內容的合理收集。

2.1 平臺功能設計

基礎平臺層為支撐辦公應用的基礎技術層，主要實現(xiàn)了組織管理、流程管理、權限管理等功能。同時，為適應業(yè)務需求、提升系統(tǒng)處理性能，在數(shù)據(jù)結構設計、數(shù)據(jù)交換設計方面采取了一定的技術策略。

2.1.1 組織管理

組織機構管理是協(xié)同辦公應用系統(tǒng)的核心模塊，包含機構與部門、人員、崗位等信息管理，可以支持部門新增、刪除、修改、合并，可支持矩陣式組織管理和垂直化管理組織模式。督辦管理系統(tǒng)自動讀取辦公自動化系統(tǒng)中的組織架構，辦公自動化系統(tǒng)的組織架構支持獨立設置管理和從其他業(yè)務系統(tǒng)中同步管理。同時，辦公自動化系統(tǒng)除了基本的人員和基本信息外，還有一些特別的信息，如部門文書、部門領導、持章人、部門管理員等信息。

2.1.2 流程管理

流程管理主要實現(xiàn)將實際的審批流程電子化。其主要包括流程自定義配置和工作流引擎實現(xiàn)等內容。其中，流程自定義配置主要是流程環(huán)節(jié)、節(jié)點流向、審批信息的配置，流程中的環(huán)節(jié)可以靈活配置多個后續(xù)環(huán)節(jié)，以適應不同業(yè)務需要同時并發(fā)、順序、會簽審批等各種情況；同時每個環(huán)節(jié)包含多種節(jié)點屬性，可通過其是否允許上報、轉收文、轉發(fā)文、會簽、同處理人跳過、超時自動辦理、評價等。

用戶訪問任何子系統(tǒng)都會由該子系統(tǒng)驗證OA系統(tǒng)中是否存在該用戶的session，在用戶沒有登錄的情況下，子系統(tǒng)將會將頁面重定向到NetEye單點登錄系統(tǒng)的登錄頁面，要求用戶完成登錄。同時，重定向時，也會記錄用戶的來源頁，以便用戶在登錄成功后，可以直接打開之前要訪問的頁面，減少用戶操作。操作流程如圖2所示。

圖2 登錄模塊管理流程

2.1.3 權限管理

權限管理是辦公自動化系統(tǒng)的核心功能，權限管理的設置是否合理決定了辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否安全。權限管理主要包含兩部分內容：數(shù)據(jù)讀取權限和功能操作權限。本集團系統(tǒng)中，遵循了銀行業(yè)習慣的權限管理機制，即管理員和所有參與過文檔的人員可以讀取文檔，而對文檔和系統(tǒng)一些功能的操作，則按一定的規(guī)則進行設置。

2.2 數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫的設計需要結合實際系統(tǒng)需求和客觀工作現(xiàn)實，本設計結合現(xiàn)在OA系統(tǒng)中各項信息分析得出此數(shù)據(jù)庫設計，主要的數(shù)據(jù)庫表如表1所示。

表1 數(shù)據(jù)庫表

根據(jù)系統(tǒng)實際情況，設計相應數(shù)據(jù)表單，系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)表E-R、系統(tǒng)模塊處理時序如圖3、圖4所示。

圖3 系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)表E-R圖

圖4 系統(tǒng)處理時序圖

同時，為避免數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量積累到一定程度，出現(xiàn)系統(tǒng)運行逐漸緩慢的狀態(tài)，本次開發(fā)采用了自動分庫技術和自動歸檔技術。例如某模塊啟用自動分庫設置后，該模塊對應的正文、附件、辦結庫數(shù)據(jù)按時間自動進行分庫，同時正文和附件在年度內再按設定大小進行自動分庫；自動歸檔技術解決了流轉庫滯留文件過多造成的性能低下，系統(tǒng)通過對各類文件設置不同的處理策略進行有效的處理。如自動刪除超過3個月處于擬稿狀態(tài)的文件和自動辦結和歸檔流轉時間超過6個月的文檔。

2.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)實現(xiàn)是本設計的核心內容，依賴于前面各數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表的設計和鋪墊，采用lotus Domino平臺[3]，實現(xiàn)本系統(tǒng)所有功能。

系統(tǒng)首頁向用戶提供任務中心、我的待辦、我的會議和我的提醒。任務中心向用戶提供當前用戶相關的各督辦事項情況統(tǒng)一管理平臺（主辦、協(xié)辦、交辦、分管），自動向用戶推送相關的督辦事項、要求等信息；用戶還可根據(jù)事項狀態(tài)、來源等進行便捷的篩選；用戶可以直接點擊相應的內容進行操作（反饋、點評、催督辦、打分等），為用戶提供一體化便捷的操作頁面，包括會議、待辦、提醒分別向用戶推送用戶需要參加的會議、待審批事項、提醒等信息。

3 結語

隨著計算機技術日新月異的不斷進步和信息網(wǎng)絡技術的更新?lián)Q代，越來越多的信息化技術被集團型企業(yè)電子政務所使用。本文通過開發(fā)潞安集團自身的決議督辦管理系統(tǒng)，增強了集團督辦工作的透明化，實現(xiàn)了督辦事項的自動化、促進了督辦管理的科學化，為集團各級領導實時、全面、準確、詳細、及時地把握督辦事項的難點、重點和熱點情況提供決策和依據(jù)。