淺談企業(yè)檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

賴秀琴

摘? 要：企業(yè)人力資源管理是企業(yè)管理的核心。本文從實(shí)證研究的角度，運(yùn)用邏輯分析的手段，探索人力資源管理與企業(yè)檔案存在的關(guān)聯(lián)度與影響作用，認(rèn)為合理利用企業(yè)檔案可以助力企業(yè)人力資源的戰(zhàn)略定位，保障企業(yè)人力資源的計(jì)劃性、結(jié)構(gòu)性和流動(dòng)性。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析利用企業(yè)檔案對(duì)人力資源管理的戰(zhàn)術(shù)性實(shí)施，從而助力企業(yè)創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;人力資源管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)本質(zhì)上就是企業(yè)之間人才的競(jìng)爭(zhēng)。面對(duì)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)狀，我國(guó)企業(yè)在人才戰(zhàn)略上，必須立足于現(xiàn)有的人力資源管理和潛在的人力資源開發(fā)，調(diào)動(dòng)一切有效資源服務(wù)于人才競(jìng)爭(zhēng)。這其中，以“真實(shí)可靠的原始記錄”著稱的檔案，特別是記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的企業(yè)檔案，有助于企業(yè)更有效地挖掘企業(yè)員工的潛能，更加合理地配置人力資源，最大化地發(fā)揮每個(gè)員工的才能，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 企業(yè)檔案與人力資源管理的相關(guān)性

企業(yè)檔案，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案資源的總和，它以科學(xué)技術(shù)檔案、人力資源檔案為主體，涉及組織結(jié)構(gòu)，決策規(guī)劃，計(jì)劃統(tǒng)計(jì)，經(jīng)營(yíng)銷售，物資供應(yīng)，財(cái)務(wù)管理，勞動(dòng)工資，教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等諸多方面。是以人才為活動(dòng)主體的所有信息的集合。

企業(yè)檔案是企業(yè)信息流的原點(diǎn)，是企業(yè)科研、生產(chǎn)、運(yùn)輸、銷售等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和設(shè)備、財(cái)務(wù)、人員等管理活動(dòng)的過程記錄。但歸根結(jié)底，這一切活動(dòng)都是附著于“人的活動(dòng)”而產(chǎn)生的。所以，在對(duì)人才進(jìn)行管理、開發(fā)、培養(yǎng)、評(píng)價(jià)和流動(dòng)等管理過程中，有效結(jié)合企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，將是人才競(jìng)爭(zhēng)與人才培育工作的重要環(huán)節(jié)。如果企業(yè)檔案管理出現(xiàn)問題，將會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和豐富度降低，企業(yè)人力資源開發(fā)與管理工作的依據(jù)性不足，人力資源管理的效能就會(huì)大大降低，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常運(yùn)作，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有序開展。

理論研究表明，企業(yè)檔案管理和人力資源管理相關(guān)度很高。一方面，企業(yè)檔案資源中包含了大量企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理信息，能為企業(yè)的人力資源管理中的人才定制、交流、培訓(xùn)、配置工作提供充分并且有價(jià)值的憑證性、依據(jù)性材料;另一方面，檔案工作延伸至企業(yè)各個(gè)職能部門、涉及每一位企業(yè)職工，人力資源的布局與配置又能準(zhǔn)確地反饋在檔案記錄中，借助檔案記錄可以使各個(gè)部門及各級(jí)員工之間的溝通更直接、廣泛和有效。這兩點(diǎn)優(yōu)勢(shì)能充分發(fā)揮檔案工作對(duì)企業(yè)人力資源管理工作的積極的輔助作用，可以起到簡(jiǎn)化人力資源管理程序，提高人才使用效率與效益。[1]

2 企業(yè)檔案，助力人力資源戰(zhàn)略定位

2.1 企業(yè)檔案，保證企業(yè)人力資源的計(jì)劃性。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！比肆Y源也不例外。合理準(zhǔn)確的人力資源規(guī)劃不僅有助于降低人力資源管理投入，還能更加有效地激勵(lì)員工。這其中，企業(yè)的年報(bào)表、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等檔案材料有助于企業(yè)人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃;企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖、歷史發(fā)展變革記錄、企業(yè)主要崗位的工作崗位分析等有助于企業(yè)的人力組織與布局;企業(yè)的管理規(guī)范、安全說明書和崗位說明書有助于企業(yè)的人力定位與分配;企業(yè)的人力資源現(xiàn)狀分析，企業(yè)定員定額、專業(yè)技術(shù)需求與供給預(yù)測(cè)有助于企業(yè)的人才引進(jìn)與流動(dòng)管控?？傊?，企業(yè)檔案的巨大知識(shí)與信息財(cái)富，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的計(jì)劃性。

2.2 企業(yè)檔案，保障企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)的合理性。企業(yè)的人力資源必須具有合理性，不能浪費(fèi)、不能錯(cuò)配，這是保障人盡其才、最大限度發(fā)揮人力資源的關(guān)鍵。以企業(yè)人事檔案為依托，以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、科技創(chuàng)新計(jì)劃和人力規(guī)劃為導(dǎo)向，可以促進(jìn)企業(yè)人力資源的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，從而讓企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)趨于科學(xué)合理。

企業(yè)人力資源的結(jié)構(gòu)性調(diào)整包括了人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)結(jié)構(gòu)、工齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)和管理層次等方面。譬如在新的人員招聘過程中，高質(zhì)量的人資管理會(huì)注意補(bǔ)齊企業(yè)人事檔案中的結(jié)構(gòu)性短板，優(yōu)先招聘公司急缺的專業(yè)知識(shí)、專門技術(shù)、管理層次所對(duì)應(yīng)人員，從而保證企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)始終擁有合理的結(jié)構(gòu)，最大限度地發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)。

2.3 企業(yè)檔案，促進(jìn)企業(yè)人力資源的流動(dòng)性?，F(xiàn)代企業(yè)的管理思想強(qiáng)調(diào)“以人為本”，企業(yè)人事管理強(qiáng)調(diào)崗位和人員的高度契合以及人力資源的最大化利用。這其中，崗位與人員的契合是從公司的需求出發(fā)的，但是人力資源的最大化利用卻是著眼于員工專業(yè)能力及性格特征的。企業(yè)在幫助員工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的同時(shí)，也推進(jìn)了企業(yè)的創(chuàng)新活力，實(shí)現(xiàn)了雙贏。崗位與能力的契合、人盡其才的應(yīng)用可以基于人力資源檔案中的“三齡兩歷”等基本信息。企業(yè)在人事管理時(shí)可以分析與盤活人力資源信息，基于合作高校的實(shí)習(xí)記錄、職業(yè)履歷材料以及同行業(yè)的調(diào)查報(bào)告，企業(yè)可以依據(jù)崗位與人才契合訴求，科學(xué)地外部引進(jìn)及內(nèi)部配置，確保人力資源的流動(dòng)性及人才活力。

3 企業(yè)檔案，指導(dǎo)人力資源戰(zhàn)術(shù)實(shí)施

3.1 構(gòu)建企業(yè)智力平臺(tái)，助力企業(yè)創(chuàng)新。知識(shí)時(shí)代，以圖書和網(wǎng)絡(luò)傳媒為主體的顯性知識(shí)傳播迅速而廣泛，檔案等限制性資源的開發(fā)利用相對(duì)較少。在企業(yè)內(nèi)部，充分利用現(xiàn)有的檔案資源，以專題定制化形態(tài)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段自動(dòng)推送給相關(guān)科技人員，可以對(duì)新的項(xiàng)目研發(fā)提供借鑒或激發(fā)創(chuàng)新靈感。不僅如此，企業(yè)的最大生產(chǎn)潛力是人才及人才的可共享的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的智力平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)最廣泛的傳播，以提高企業(yè)生產(chǎn)效率及各種產(chǎn)品的成熟度，并帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)。

3.2 構(gòu)建企業(yè)培訓(xùn)體系，挖掘員工潛力。培訓(xùn)是人力資源管理工作中的一個(gè)重要模塊，也是優(yōu)化與提升人力資源知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要途徑之一。培訓(xùn)不僅是提高員工勝任工作的整體能力的手段，還是內(nèi)部人力資源供給的一條有效途徑，也是一種有效的員工激勵(lì)機(jī)制——滿足員工自我實(shí)現(xiàn)的需要。

既然培訓(xùn)如此重要，那么又應(yīng)該培訓(xùn)誰(shuí)、培訓(xùn)什么、怎么培訓(xùn)呢？這些問題，都可以在企業(yè)檔案中找到答案。主管所接觸的企業(yè)的生產(chǎn)率、事故率、辭職率、缺勤率;經(jīng)理所進(jìn)行的工作分析、績(jī)效評(píng)價(jià)、質(zhì)量控制報(bào)告和顧客反饋記錄;員工所提供的業(yè)績(jī)考核記錄、員工技能測(cè)試和培訓(xùn)需求問卷，都是確定培訓(xùn)人員和主題的可供主要參考的企業(yè)檔案。另外，培訓(xùn)方式和培訓(xùn)內(nèi)容可以選取企業(yè)檔案記錄中實(shí)例，有針對(duì)性地編寫教材，從而讓培訓(xùn)更加現(xiàn)實(shí)、生動(dòng)，也更有成效。

3.3 健全績(jī)效薪酬管理，推動(dòng)人才培養(yǎng)?？?jī)效和薪酬管理是企業(yè)人力資源管理中的核心問題，其目的是為了考核和激勵(lì)員工，但如果標(biāo)準(zhǔn)制定得不合理、考核缺乏事實(shí)依據(jù)、實(shí)施步驟不夠科學(xué)則會(huì)起到相反的消極效果。正確解決以上問題，參考和依據(jù)企業(yè)各類檔案記錄是一個(gè)便捷有效的手段。例如，根據(jù)員工和管理人員簽訂的績(jī)效合同檔案，參考員工的出勤率和工作業(yè)績(jī)記錄，確定合適的薪酬等級(jí);在中期績(jī)效考核中將績(jī)效面談的紙質(zhì)材料發(fā)放到對(duì)應(yīng)員工手中;給年度考核中依據(jù)工作業(yè)績(jī)給明顯進(jìn)步的員工適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。以合同為依據(jù)、以記錄來考核，發(fā)揮企業(yè)檔案的依據(jù)與憑證作用，是健全企業(yè)績(jī)效薪酬管理的科學(xué)選擇。

3.4 建設(shè)企業(yè)文化內(nèi)涵，增強(qiáng)團(tuán)體凝聚力。企業(yè)文化是企業(yè)在發(fā)展中所形成的一種集體價(jià)值觀，它是生發(fā)于企業(yè)檔案但是高于企業(yè)檔案的一種個(gè)性化特征，企業(yè)文化是企業(yè)人力資源管理的潤(rùn)滑劑和促進(jìn)劑，對(duì)增強(qiáng)企業(yè)凝聚力及核心競(jìng)爭(zhēng)力意義重大。企業(yè)文化，不可能脫離本企業(yè)的歷史與發(fā)展特征而獨(dú)立存在。因此企業(yè)文化建設(shè)必須立足于歷史、現(xiàn)狀等實(shí)際情況，才能賦予企業(yè)自身的特色。[2]企業(yè)檔案，詳細(xì)記載了企業(yè)歷史上和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)、職能活動(dòng)，是企業(yè)文化發(fā)展的載體，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索和傳承淵源，有利于從歷史縱觀的高度與深度，全面理清企業(yè)文化的發(fā)展脈絡(luò)，從中提煉出企業(yè)的個(gè)性與價(jià)值觀，作為企業(yè)人力資源培育的基石。例如，以華為公司董事長(zhǎng)任正非先生的系列講話為材料整理的《任正非內(nèi)部講話：關(guān)鍵時(shí)任正非說了什么》一書，既是介紹商業(yè)經(jīng)驗(yàn)的著作，更是通過企業(yè)檔案宣傳企業(yè)狼性文化的一種方式。在這種企業(yè)文化的渲染下，華為公司擴(kuò)張欲望強(qiáng)烈，群狼“勝則舉杯相慶，敗則拼死相救”，研發(fā)隊(duì)伍超過萬(wàn)人，營(yíng)銷人員每次出征都給自己立下軍令狀，破釜沉舟，不達(dá)目的誓不罷休。整個(gè)公司都具有強(qiáng)大的向心力和凝聚力，從而有源源不竭的力量推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。

既有研究已經(jīng)證明，現(xiàn)有企業(yè)人力資源管理的各個(gè)階段及職能活動(dòng)都可以參閱企業(yè)歷史檔案。出于激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)與科學(xué)管理的需要，企業(yè)一方面要建立健全檔案管理制度，豐富檔案資源，注重以人為軸心的檔案信息的采集與管理，另一方面必須改變觀念，意識(shí)到企業(yè)檔案的信息屬性和知識(shí)屬性，挖掘企業(yè)檔案數(shù)據(jù)支撐企業(yè)的人力資源管理，創(chuàng)造和諧、積極的“人盡其才”人力資源環(huán)境，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新及可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]仲杰，唐子欽.以檔案工作輔助企業(yè)人力資源管理[J].經(jīng)營(yíng)管理者， 2016 （4）：151.

[2]劉均平.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）：44-45.