高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系構(gòu)建初探

李莎

摘? 要：創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系的構(gòu)建是實(shí)施國家就業(yè)優(yōu)先戰(zhàn)略，推進(jìn)高等教育綜合改革，開發(fā)檔案管理新動能的需要?；跈n案管理視角，理清創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的涵義，重點(diǎn)從構(gòu)建高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系的意義、制度基礎(chǔ)、組織保障、內(nèi)容建設(shè)、檔案資源的共享與保密等方面進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新創(chuàng)業(yè);檔案;體系

1 創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案概念的提出與涵義

1.1 概念的提出。雙創(chuàng)驅(qū)動戰(zhàn)略實(shí)施后，國家相繼制定了多項(xiàng)政策法規(guī)鼓勵大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)。2015年，國務(wù)院辦公廳出臺了《關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實(shí)施意見》，指出“為有意愿有潛質(zhì)的學(xué)生制定創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)計(jì)劃，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和成績單，客觀記錄并量化評價學(xué)生開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動情況”，[1]提出了“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案”概念。2017年2月，教育部修訂了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，再次指出“學(xué)校應(yīng)當(dāng)鼓勵、支持和指導(dǎo)學(xué)生參加社會實(shí)踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動，可以建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、設(shè)置創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分”。[2]

1.2 概念的界定。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是指高等學(xué)校在從事與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)的教學(xué)、科研、管理、社會實(shí)踐等活動的過程中，形成的各類具有保存價值的不同形式、載體的歷史記錄。目前對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案概念的理解存在一個誤區(qū)，即認(rèn)為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的主體是學(xué)生，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案即為學(xué)生檔案或?qū)W籍檔案。學(xué)生（學(xué)籍）檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的歷史記錄，包括學(xué)生的入學(xué)材料、考試成績、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的主體包含學(xué)校、用人單位與學(xué)生三個層次，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案收集的范圍應(yīng)涵蓋這三方主體的活動，將其等同于學(xué)生或?qū)W籍檔案的理解是片面的。

1.3 管理體系內(nèi)涵。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系是為實(shí)現(xiàn)檔案的產(chǎn)生、收集、保管、服務(wù)與利用等目標(biāo)而采取的管理模式。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系應(yīng)包含三方面內(nèi)容：一是高校管理者對學(xué)生開展的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育與管理。二是高校大學(xué)生個體在就讀期間所進(jìn)行的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的課程學(xué)習(xí)、科研成果與獲獎、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)社會實(shí)踐活動，以及就業(yè)后各項(xiàng)工作的開展情況。三是用人單位對招聘大學(xué)生入職后所進(jìn)行的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)支持活動與項(xiàng)目。

2 創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的理論研究與實(shí)踐

2.1 理論研究?！皠?chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案”概念提出之前，高校檔案是按獨(dú)立的檔案類別進(jìn)行收集的，學(xué)生檔案作為其中一項(xiàng)檔案種類，保存的是從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)所產(chǎn)生的歷史記錄，學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)以及創(chuàng)業(yè)的檔案不屬于高校學(xué)生檔案的收集范圍?！皠?chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案”概念提出后，相關(guān)理論研究并不多。筆者在知網(wǎng)以“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案”、“創(chuàng)業(yè)檔案”以及“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”并含“檔案”為題名關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，僅得到十余篇研究成果（數(shù)據(jù)截至2018年3月15日），且大多分布在近三年，以傳統(tǒng)檔案概念為立足點(diǎn)，基于檔案管理視角，探討高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系建設(shè)的研究較少。

2.2理論實(shí)踐。目前高校開展的各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐探索尚滯后于社會發(fā)展。雖然有高校開始了建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的有益嘗試，比如北京大學(xué)制定了《深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革實(shí)施方案》，探索制定專門的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)計(jì)劃，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案。[3]然而建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系的高校仍然是鳳毛麟角，通過對全國19所普通本科院校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建立情況的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的僅有5所，僅占調(diào)查總數(shù)的26%，且實(shí)際歸檔情況千差萬別。[4]

3 創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系建立的意義

3.1 推動高等教育綜合改革。借助國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的契機(jī)，通過檔案管理建立高校、學(xué)生與用人單位三方合作平臺，實(shí)現(xiàn)校地資源共享，推進(jìn)教育領(lǐng)域新舊動能轉(zhuǎn)換，發(fā)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目，擴(kuò)大就業(yè)聯(lián)動，開發(fā)共建渠道，拓展教育資源，完善保障機(jī)制，推動改革進(jìn)程。

3.2豐富檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)雙創(chuàng)時代發(fā)展的需要，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體制的建立，開創(chuàng)了檔案管理的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了理論研究成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用，優(yōu)化了檔案服務(wù)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新了工作方法，擴(kuò)大歸檔范圍，豐富教學(xué)、社會實(shí)踐等檔案類目，對檔案管理水平的提升起到了促進(jìn)作用。

3.3提升創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識，完善就業(yè)配套服務(wù)。就業(yè)關(guān)乎大學(xué)生的根本利益、高校和社會的穩(wěn)定以及國家人才的發(fā)展戰(zhàn)略。以檔案為依據(jù)開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，為學(xué)生就業(yè)提供真實(shí)有效的檔案數(shù)據(jù)與案例支持，有利于激發(fā)大學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)熱情，營造良好的校園雙創(chuàng)氛圍。另一方面，也為用人單位提供了就業(yè)招聘信息和豐富的人力資源保障，實(shí)現(xiàn)了勞動力資源的優(yōu)化配置。[5]

4 創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系的模式分析

4.1 制度基礎(chǔ)。在國家層面，要重新修訂《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增加創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)容，制定行業(yè)新規(guī)范。在學(xué)校層面，要細(xì)化符合學(xué)校實(shí)際的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理實(shí)施辦法，補(bǔ)充各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案類目的歸檔范圍和保管期限，同時完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案考核辦法，將其納入學(xué)校年度考核、評優(yōu)、獎懲工作中，形成完整的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案制度體系。用人單位也需要研究制定配合學(xué)校和學(xué)生，適用于本單位工作實(shí)際的檔案管理辦法、獎懲制度等，彌補(bǔ)檔案制度建設(shè)的空白。

4.2 組織保障。高校與用人單位必須建立檔案管理組織保障體系，用人單位主要以人力資源部門為主，高校由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置較為復(fù)雜，而創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作涉及學(xué)校多部門，因此要理順相關(guān)部門間的關(guān)系，確定職能分工。根據(jù)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的特點(diǎn)，可以確立三級檔案組織機(jī)構(gòu)。第一級為學(xué)校檔案館（室），總體負(fù)責(zé)學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作，開展檔案收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，完善檔案管理與服務(wù)利用;第二級為學(xué)校相關(guān)職能部門，包括校長辦公室、教務(wù)處、科研處、學(xué)生處、團(tuán)委、就業(yè)指導(dǎo)中心、社會實(shí)踐處等，按照學(xué)校檔案館（室）的要求，分別負(fù)責(zé)與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)的文件資料的分類整理，進(jìn)行預(yù)立卷，上交學(xué)校檔案館（室）保管;第三級為學(xué)校一線教學(xué)單位，負(fù)責(zé)收集學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)過程中的一手資料，分類匯總給第二級職能部門。三級機(jī)構(gòu)橫向涵蓋了學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的各個方面，縱向覆蓋了各級檔案收集部門，確保了檔案收集的全面性與精準(zhǔn)性。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)做好與用人單位的檔案對接工作。

4.3 內(nèi)容建設(shè)。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)容包括學(xué)生在校與工作兩個階段中形成的相關(guān)材料。其中，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案又分為六大類：一是文件類檔案，包括國家與上級管理部門下發(fā)的有關(guān)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作政策法規(guī)與制度文件，以及學(xué)校內(nèi)部形成的紅頭文件;二是教學(xué)類檔案，包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類課程的教育教學(xué)、課程安排、學(xué)分成績等資料;三是科研類檔案，包括在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)習(xí)與實(shí)踐的過程中，形成的各類學(xué)術(shù)成果、項(xiàng)目、論文等資料;四是學(xué)生類檔案，包括學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)信息、貸款情況、誠信資質(zhì)等資料，為每一位學(xué)生創(chuàng)建個人專屬的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案;五是社會實(shí)踐類檔案，包括學(xué)生參加的學(xué)校及社會舉辦的各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐活動資料;六是就業(yè)實(shí)習(xí)類檔案，包括實(shí)習(xí)階段的工作經(jīng)歷、工作績效，以及就業(yè)工作意向與工作安排等資料。學(xué)生正式參加工作后所形成的與本職工作相關(guān)的各類記錄資料，作為工作檔案由用人單位收集保管。

4.4 服務(wù)與利用。檔案收集的意義在于服務(wù)與利用。對于高校來說，可以利用用人單位收集的畢業(yè)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，開展對在校生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)優(yōu)秀案例教育，提高學(xué)生檔案意識和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識，促進(jìn)教學(xué)改革發(fā)展;對于用人單位來說，可以從在校生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案中，篩選符合本單位工作需求的學(xué)生進(jìn)行重點(diǎn)考察，為人才招聘提供充足的人力資源保障，增強(qiáng)人才引進(jìn)的精準(zhǔn)度;對學(xué)生來說，借助于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理平臺，可以獲得就業(yè)創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和更多的實(shí)習(xí)就業(yè)機(jī)會，合理規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，提高就業(yè)率。

5 創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的共享與保密

5.1 信息化資源共享。要推動創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的深入發(fā)展，必須實(shí)施創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)資源共享行動，發(fā)揮高校與用人單位自身優(yōu)勢，開放現(xiàn)有資源，提高檔案成果共享與轉(zhuǎn)化能力。實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的有效途徑，是借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)。要建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步保存;開發(fā)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時管理與“一站式”服務(wù);利用微信、微博等新興傳播媒介，開通創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案官方微信公眾號，對外發(fā)布創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作情況，實(shí)現(xiàn)O2O線上線下互動，增強(qiáng)大眾對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的關(guān)注度。

5.2 保密管理的提升。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案涉及國家政策、學(xué)校教學(xué)與科研成果、用人單位的行政秘密或商業(yè)秘密，以及學(xué)生的個人隱私，因此，要積極開展檔案保密宣傳教育?？梢酝ㄟ^召開座談會、培訓(xùn)班等多種形式，在高校、學(xué)生與用人單位中進(jìn)行保密知識的宣傳普及，提高保密意識;要對檔案材料進(jìn)行科學(xué)審查與篩選，根據(jù)保密要求確定保密等級，對可以公開的檔案資料實(shí)施共享，對涉密檔案資料開展定密工作并確定公開條件;還要重視電子檔案信息的保密，對檔案電子信息平臺的開發(fā)必須選擇有保密資質(zhì)的專業(yè)公司進(jìn)行，配備保密信息化防護(hù)設(shè)備，杜絕泄密事件，保護(hù)檔案安全。

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