數(shù)字檔案館可行性研究報告編制流程及要點淺析

劉靜

摘? 要：數(shù)字檔案館建設(shè)目前多通過項目管理的方法開展，其中編制可行性研究報告是項目建設(shè)中不可缺少的環(huán)節(jié)。但當前國內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)域?qū)裳袌蟾婢幹蒲芯可刑幱诳瞻谞顟B(tài)，實踐中也多流于形式。而圖書館行業(yè)這方面起步較早，經(jīng)驗較多，可借鑒國內(nèi)部分數(shù)字圖書館可研報告編制流程、內(nèi)容等，為數(shù)字檔案館可研報告編制提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;數(shù)字圖書館;可行性;研究報告;編制

1 數(shù)字檔案館項目可行性研究報告研究現(xiàn)狀

《投資項目可行性研究指南》指出，可研報告是政府投資項目決策的依據(jù)，編制初步設(shè)計及概算的依據(jù)，發(fā)改、國土、規(guī)劃等行政部門出具批復意見的依據(jù)以及項目相關(guān)部門簽訂協(xié)議的依據(jù)。因此科學合理的可研報告可提高數(shù)字檔案館項目投資的科學化、民主化水平，降低投資風險，在一定程度上還能健全本單位的項目監(jiān)管體系。

但在中國知網(wǎng)中以“主題=數(shù)字檔案館+可行性研究報告”作為檢索式，檢索時間、文獻來源不限，檢索日期為2018年3月10日，共檢索出0篇期刊論文。顯見在數(shù)字檔案館可研編制方面尚無相關(guān)研究成果。

實踐中，可研報告“力求可批性，戲說可行性”的現(xiàn)狀也使之流于形式。[1]對可研報告編制的輕視還造成一些數(shù)字檔案館項目存在重建設(shè)、輕維護，重復建設(shè)等問題。[2]具體而言，一是難以針對本單位實際情況開展有針對性的可行性研究。二是目前尚無檔案館行業(yè)可研報告編制標準、指南等，使得編制成果良莠不齊。三是可研報告的內(nèi)容設(shè)計缺乏經(jīng)濟和法律手段的運用。一旦通過審批，項目能否在后續(xù)實施中按要求執(zhí)行，缺少相應的跟蹤、約束手段。四是經(jīng)論證取得的可研報告未必能得到領(lǐng)導的重視，一些不合實際卻與領(lǐng)導意圖一致的可研報告則容易過關(guān)，使得人們對可研的重視程度降低。五是僅僅將可研作為通過項目審批的一個環(huán)節(jié)，意在獲得相應的資金，而非真正對數(shù)字檔案館建設(shè)可行性進行評價，這種定位使得人們不愿投入太多精力開展可研工作。[3]與之相對，數(shù)字圖書館在可研報告編制中積累了一定的經(jīng)驗，因此，可借鑒部分數(shù)字圖書館可研報告的編制，編制出切合數(shù)字檔案館項目實際的可研報告。

2 可研報告編制流程

通過參考國家數(shù)字圖書館、CADLIS等項目的可研報告，一般可將編制流程分為計劃、執(zhí)行、驗收三個階段。

2.1 制定計劃。受托方根據(jù)項目內(nèi)容、范圍、技術(shù)難度、時間要求等組建合適的編制團隊并制定工作計劃，內(nèi)容主要包括項目人員構(gòu)成及分工、工作進度計劃、工作重點和難點分析等。

2.2 編制報告。編制團隊根據(jù)項目類型和具體特點開展現(xiàn)場調(diào)研，編制調(diào)研計劃，并與建設(shè)單位溝通，深入了解建設(shè)單位現(xiàn)狀、優(yōu)勢條件、存在問題、信息化工作限制瓶頸等，在此基礎(chǔ)上編寫可研報告初稿。初稿形成后，需從可研報告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、方法、技術(shù)等方面進行審查，基本達到合同約定的要求后交建設(shè)單位征求意見。征求意見可采取項目匯報、專題座談、專題審議等方式。之后按照反饋意見進行修改，形成送審稿。

2.3 項目驗收。可研報告送審稿形成后要再次進行內(nèi)審，審查主要從報告的研究深度、先進性，實施方法的科學性、合理性，是否能達到合同相關(guān)要求，報告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、層次和文字水平以及成果旁證材料的充分性等方面進行。內(nèi)審通過后交建設(shè)單位驗收，建設(shè)單位可自行組織驗收或邀請第三方機構(gòu)或?qū)＜疫M行評審，項目經(jīng)理需做好相關(guān)準備工作，如匯報方案、上會材料、答辯預案等，并根據(jù)驗收意見對報告進行修改形成終稿。

3 可研報告的編制要點

3.1 項目總說明。主要介紹項目概況，可研報告編制的依據(jù)、原則等。編制依據(jù)主要涉及行業(yè)的相關(guān)法規(guī)標準，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等。編制原則主要是指數(shù)字檔案館建設(shè)既要體現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案館具有的綜合性，還要發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，在建設(shè)中體現(xiàn)出信息資源共建共享的原則，此外還有采用標準和規(guī)范的統(tǒng)一性原則，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的可擴展性原則以及保證系統(tǒng)較高的技術(shù)水平而采取的先進性原則等。[4]

3.2 項目背景及開展的必要性。此部分意在明確建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、問題，建設(shè)的必要性以及體現(xiàn)出本項目在適應信息資源管理、知識組織、大數(shù)據(jù)發(fā)展等方面的迫切性。

3.3 需求分析。需求分析應緊扣檔案工作從實物管理向信息管理轉(zhuǎn)變，從單一服務(wù)向綜合服務(wù)轉(zhuǎn)變的趨勢，突出以數(shù)字檔案館為載體，推進館藏資源存量數(shù)字化、增量電子化、信息標準化、利用網(wǎng)絡(luò)化這一趨勢。

3.4 建設(shè)目標。在需求分析的基礎(chǔ)上，對擬建項目的輪廓和預期目標進行總體分析論證。通過考慮投資額度、建設(shè)規(guī)劃、行業(yè)法規(guī)政策等內(nèi)容，明確數(shù)字檔案館的功能定位及預計實現(xiàn)的功能、可解決的問題和滿足的需求等。

3.5 建設(shè)內(nèi)容和方案

3.5.1 標準規(guī)范體系建設(shè)。在數(shù)字圖書館建設(shè)中，標準規(guī)范體系建設(shè)充分利用了國家或行業(yè)已有的標準，如CADLIS建設(shè)中就直接采用了《專門數(shù)字對象描述元數(shù)據(jù)規(guī)范》，選定了古籍、家譜等11種描述型元數(shù)據(jù)規(guī)范格式及其著錄規(guī)則作為自身建設(shè)標準。數(shù)字檔案館建設(shè)中也應以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等為指導進行編制。

3.5.2 應用軟件體系建設(shè)。數(shù)字圖書軟件體系重在保證數(shù)字圖書的完整性、可讀性、安全性，這與數(shù)字檔案的保管需求是基本一致的，因此軟件體系建設(shè)主要包括數(shù)字檔案長期保管系統(tǒng)，備份與恢復系統(tǒng)，資源共享系統(tǒng)，系統(tǒng)管理平臺，數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)。

3.5.3 基礎(chǔ)設(shè)施體系建設(shè)。國家數(shù)字圖書館建設(shè)中考慮到訪問量等因素，進而對網(wǎng)絡(luò)帶寬、傳輸流量、存儲節(jié)點等提出要求，數(shù)字檔案館建設(shè)也需考慮這些因素。

3.5.4 安全保障體系建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)要根據(jù)其數(shù)據(jù)的重要性，對項目的安全性進行總體設(shè)計，明確信息安全保障的重點，落實信息安全責任，建立符合一定安保等級要求的技術(shù)體系、管理體系，并開展相關(guān)測評工作。

3.5.5 容災備份系統(tǒng)建設(shè)。國家數(shù)字圖書館、CADLIS建設(shè)中均建設(shè)了容災系統(tǒng)。容災系統(tǒng)的核心在于使用各種技術(shù)和管理手段將災難化解。目前一般采用近線備份、離線備份和異地備份相結(jié)合的方案建立多渠道、多途徑的數(shù)字資源保護方案，確保數(shù)字資源安全管理和長期可用，保證業(yè)務(wù)應用不中斷。

3.5.6 運行維護系統(tǒng)建設(shè)。運維主要涉及對基礎(chǔ)設(shè)施運維、網(wǎng)絡(luò)運維、應用系統(tǒng)運維、安全系統(tǒng)運維、容災備份運維、數(shù)據(jù)運維等內(nèi)容。運維的方式一般有遠程響應式運維、駐場運維、定期巡檢運維以及運維考核等。

3.6 招標方案。國家數(shù)字圖書館的招標范圍主要涉及服務(wù)（咨詢公司、設(shè)計、監(jiān)理）、設(shè)備、軟件等方面。數(shù)字檔案館建設(shè)中可在借鑒招標范圍的基礎(chǔ)上，根據(jù)建設(shè)單位的實際情況提出總包或分包的方案。

3.7 環(huán)保消防。信息化項目基本無污染排放，對公共環(huán)境產(chǎn)生影響較小，因此可研報告此部分內(nèi)容編制一般較為簡略。消防方面主要涉及機房等的建設(shè)方案中是否遵守建筑物防火規(guī)定，設(shè)置有防火設(shè)施及指示標志等。

3.8 項目組織機構(gòu)和人員培訓?？裳袌蟾嬷袘贫ê侠淼慕M織機構(gòu)圖，對各子系統(tǒng)和支撐環(huán)境的日常維護，信息安全的日常檢查均要落實到人。

3.9 項目實施進度。項目實施進度計劃中應注意將各項任務(wù)完全列入進度計劃中，防止出現(xiàn)遺漏，計劃任務(wù)一般包括標準規(guī)范建設(shè)、軟件系統(tǒng)開發(fā)、軟件系統(tǒng)測試及完善，基礎(chǔ)設(shè)施部署及調(diào)試、容災備份系統(tǒng)部署及調(diào)試、功能完善及集成開發(fā)、數(shù)據(jù)遷移、安保測評、人員培訓、系統(tǒng)試運行、項目驗收、系統(tǒng)正式上線及運維。

3.10 投資估算及資金來源。可研報告中應確定需要參考的收費標準，以便投資估算合法合規(guī)，收費標準主要參考軟件開發(fā)、政務(wù)工程等收費的一些法規(guī)。費用估算需注意不能漏項，明確相關(guān)技術(shù)方案，以免費用在項目實施過程中產(chǎn)生較大變更。

3.11 效益分析。與數(shù)字圖書館整合若干高?；蛉舾蓞^(qū)域的資源一樣，數(shù)字檔案館項目也可通過整合區(qū)域內(nèi)或行業(yè)間的信息資源，消除信息孤島，達到資源的合理配置和共享，以求產(chǎn)生良好的社會效益。集約化建設(shè)還可合理利用已有資源，避免大量重復建設(shè)，最大限度保護前期投資，節(jié)約建設(shè)資金。

4 可研報告評估

數(shù)字圖書館建設(shè)項目可研報告編制完成后均會對其進行評估。這也值得數(shù)字檔案館建設(shè)項目參與人重視，目前常用三個“可行”評估可研報告。一是政策可行，可研報告中提出的數(shù)字檔案館建設(shè)政策，行業(yè)現(xiàn)狀及問題分析透徹，能夠體現(xiàn)出項目建設(shè)的必要性。二是方案可行，且有比選方案，主要從項目實施的設(shè)計、技術(shù)和施工角度進行評估。三是經(jīng)濟可行，主要從財務(wù)角度預測項目是否滿足需求（數(shù)字檔案館建設(shè)作為非營利的項目，一般能夠保證費用在項目批復的資金預算內(nèi)，財務(wù)三率等指標符合相關(guān)規(guī)定即可）。

參考文獻：

[1]李開孟.我國投資項目可行性研究60年的回顧和展望[J].技術(shù)經(jīng)濟，2009（9）：68.

[2]儲文靜，甘安龍，劉小強.江西省高校數(shù)字圖書館建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查分析[J].2017，35（2）：115.

[3]中國技術(shù)經(jīng)濟研究會.中國技術(shù)經(jīng)濟學學科發(fā)展（高校）現(xiàn)狀研究報告[J].技術(shù)經(jīng)濟，2009（增刊）：66.

[4]楊勇，張必蘭.重慶市高校數(shù)字圖書館建設(shè)實踐[J].重慶工商大學學報（自然科學版），2009（12）：573.