人事檔案管理問題及解決對策

文/徐麗麗

人事檔案是記錄一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是記載人生軌跡的重要載體和依據(jù)，與我們工作、學(xué)習(xí)、生活、進步息息相關(guān)。近年來，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，人事檔案工作越來越受到社會的重視和關(guān)注，解決人事檔案管理工作中的實際問題，推進人事檔案工作管理實現(xiàn)新的發(fā)展成為迫切要求。

一、人事檔案管理中存在的問題

一是人事檔案管理機制和管理方法落后。首先是管理機制問題，我國的檔案管理依舊執(zhí)行建國以來“計劃管理”和“行政管理”的各項制度，重管理、輕服務(wù)，導(dǎo)致檔案管理死板、僵化，人事檔案的使用價值和社會價值難以得到充分發(fā)揮和實現(xiàn)。另外，在人事檔案的管理方法上，也存在著嚴(yán)重的操作不規(guī)范問題：有的檔案管理硬件設(shè)施不完善，在檔案的保管過程當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀等問題；還有的不重視人事檔案整理和保存的規(guī)范性，在檔案材料收集時，缺乏控制標(biāo)準(zhǔn)，使得許多不符合入檔規(guī)定的大小不合格紙張和破損材料混入檔案當(dāng)中，嚴(yán)重影響人事檔案的整潔和美觀；另外，我國的人事檔案管理，還存在著分類模糊的問題，很多檔案材料在進行分類時把握不準(zhǔn)，隨意性強、規(guī)范性差，給后續(xù)檔案查閱帶來了極大的不便。

二是人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)性較差。一些單位人事檔案管理人員一般都由一些年齡偏大的工作人員擔(dān)任，這部分工作人員，很少接觸過專業(yè)的檔案管理知識，都是“半路出家”或者“兼職服務(wù)”，在工作中邊干邊學(xué)，這就造成我國檔案管理操作不標(biāo)準(zhǔn)，材料的歸納、整理不及時。由于年齡的限制，一些人事檔案管理人員抱著“混日子”的心態(tài)，拒絕接觸最新的檔案管理技術(shù)，一部分工作人員甚至連基本的電腦操作都不能完成，這就使一些單位的電子化檔案管理設(shè)備長期處于閑置狀態(tài)，制約了人事檔案管理的信息化發(fā)展。另外，由于人事檔案管理工作具有相對的封閉性和保密性，因此在一個單位中的存在感較弱，這就導(dǎo)致單位在安排員工培訓(xùn)時，極易忽略了這部分人事檔案管理人員，使他們失去了與外界交流和參與培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機會，工作技能難以得到提升，單位的人事檔案管理工作也一直處于落后水平。

三是社會和單位對人事檔案管理的重視程度不夠。由于人事檔案管理工作在“暗處”，很少會和企業(yè)的效益直接掛鉤，因此社會上和單位內(nèi)對人事檔案管理的重視程度普遍不高，對于檔案管理的經(jīng)費投入有限、人員配備有限、制度要求和執(zhí)行也有限，這些都不利于人事檔案管理水平的提高。

四是人事檔案信息化水平不高。在信息存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，任何一個單位內(nèi)部的任何一項工作幾乎都需要計算機的參與完成，但是很多企業(yè)、單位和部門在提升整體化信息水平的時候，卻忽略了人事檔案管理的信息化，使得許多先進的技術(shù)手段不能落實到檔案管理操作當(dāng)中，很多人事檔案工作仍舊采用純手工操作，影響了檔案的無紙化交流和實用性。

五是個人對檔案管理的意識淡薄。一些工作者，特別是剛剛進入社會的大學(xué)生，檔案管理意識淡薄，對于有關(guān)個人檔案管理的事宜從來都是漫不經(jīng)心，馬馬虎虎，造成檔案錄入過程中的種種錯誤和檔案材料收集時的種種困難，給檔案管理造成了混亂。更有甚者，在頻繁的工作變更過程當(dāng)中，一早就將檔案提取到個人手上，卻遲遲不能上交組織，檔案的保密性喪失，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致檔案的缺損和遺失，極大地影響了個人工作的開展。

二、提高人事檔案管理水平的有效策略

一是建立科學(xué)的檔案管理機制，嚴(yán)格責(zé)任追究。檔案管理單位和相關(guān)管理部門，應(yīng)該加強制度建設(shè)，確立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度和一把手負責(zé)制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現(xiàn)，能在第一時間落實責(zé)任，提出整改方案，提高工作的規(guī)范性。為了更好地協(xié)同解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協(xié)調(diào)機制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

二是加強隊伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。針對我國人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)素養(yǎng)較差的問題，我們應(yīng)切實抓好隊伍建設(shè)，通過多種方式和多種手段，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，要重視檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，定期組織檔案管理人員進行集中學(xué)習(xí)和交流，使最新的檔案管理思想得到貫徹、最有效的檔案管理方法得到交流。其次，要堅持“請進來”戰(zhàn)略，改變檔案管理思維，在人事檔案管理人員的挑選過程當(dāng)中，盡量選擇和吸收專業(yè)素養(yǎng)較高、政治思想正確、為人正派、工作負責(zé)的人參與到本單位的人事檔案管理工作中來，提升檔案管理工作的可靠性。最后，應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，以不斷激發(fā)他們的工作熱情。

三是加強人事檔案的信息化建設(shè)。信息化的人事檔案管理，是人事檔案管理未來的發(fā)展方向，也是提升我國檔案管理水平的必經(jīng)之路。在現(xiàn)有的工作模式之下，檔案管理部門應(yīng)積極引進先進設(shè)備，學(xué)習(xí)先進技術(shù)，使最新的科技成果作用于人事檔案管理工作，有效地提升工作效率，保證檔案管理的時效性、實用性和服務(wù)性。

四是提高各方認識，加大支持力度。做好檔案管理工作，既需要得到本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，又需要得到社會的廣泛關(guān)注和認可。我們一方面要加強單位領(lǐng)導(dǎo)的認識，改變他們“重經(jīng)營、輕檔案”的思維誤區(qū)，使檔案工作成為單位管理的一項重要內(nèi)容，進而獲得檔案管理手段提升所必須的資金、人力和技術(shù)支持；另一方面，要在社會上做好宣傳工作，普及檔案知識，強調(diào)檔案對于個人發(fā)展的重要性，從而改變?nèi)藗儗τ跈n案的輕慢態(tài)度，不斷加深社會對于檔案管理的重視程度。