大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化分析

杜慧

摘 要：大數(shù)據(jù)時代是促進信息產(chǎn)業(yè)高速且持續(xù)增長的新引擎，它成為當(dāng)前社會企業(yè)核心競爭力提高的關(guān)鍵因素。大數(shù)據(jù)時代的到來，給企事業(yè)單位的檔案管理帶來了顯而易見的變化，分析大數(shù)據(jù)時代背景下企事業(yè)單位檔案管理模式的變化，有利于更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理的價值作用，從而更好地為人民服務(wù)。因此，以《大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化分析》為題，從大數(shù)據(jù)與檔案管理相關(guān)概念解析入手，對大數(shù)據(jù)時代下企事業(yè)檔案管理的特征進行了全面而深入的講解，最后深層次的分析了大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；企事業(yè)檔案管理；模式變化

中圖分類號：F24 文獻標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.17.034

1 大數(shù)據(jù)與檔案管理相關(guān)概念解析

1.1 大數(shù)據(jù)的相關(guān)概念解析

大數(shù)據(jù)，又可以稱之為巨量資料，這一概念是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)高度發(fā)展過程中所產(chǎn)生的一個新概念。大數(shù)據(jù)，主要指的是企事業(yè)單位利用常規(guī)軟件對無法在可承受的時間范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)進行管理、捕捉、處理以及整理，從而實現(xiàn)企事業(yè)單位經(jīng)營決策更具有價值意義的資訊。大數(shù)據(jù)具有四個基本特點，第一個基本特點是：數(shù)據(jù)體量非常的大，大概在10TB左右的規(guī)模；第二個基本特點是：類別大且類型多；第三個基本特點是：處理任務(wù)的速度非常的快，即使在數(shù)據(jù)非常巨大的情況下，也能夠做到實時處理；第四個基本特點是：數(shù)據(jù)真實性較高。大數(shù)據(jù)可以說是促進信息產(chǎn)業(yè)高速且持續(xù)增長的新引擎，它成為當(dāng)前社會企業(yè)核心競爭力提高的關(guān)鍵因素。

1.2 檔案管理的相關(guān)概念解析

檔案管理，也可以稱之為檔案工作，顧名思義，可以理解為對檔案進行有效管理的工作。具體來說，檔案管理，可以說是國家檔案事業(yè)的基本組成部分，主要指的是企事業(yè)單位的檔案室對檔案信息和檔案實體進行直接管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。從檔案管理的發(fā)展歷史來看，檔案管理是從簡單管理到復(fù)雜管理從手工管理到計算機管理、從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理，從非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、從封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)逐漸發(fā)展隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，自動化與無紙化辦公等事物逐漸出現(xiàn)，使得檔案管理的模式發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式給客戶所帶來的服務(wù)就是：客戶需要什么，就提供什么，而當(dāng)代大時代數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式，會對檔案用戶的個體行為進行關(guān)注，并分析其客戶檔案利用的需求，從而為客戶帶來的服務(wù)更精細，更具有差異性。

2 大數(shù)據(jù)時代下企事業(yè)檔案管理的特征

在企事業(yè)檔案管理的工作中，由于大數(shù)據(jù)時代帶來的巨大影響，從而使得檔案管理工作發(fā)生了顯而易見的變化。在我國，“大數(shù)據(jù)”是近些年來各行各業(yè)中研究的比較“火”的一個名詞，它有點像“前人栽樹后人乘涼”，也就是充分地利用前人與當(dāng)代人所收集的大量數(shù)據(jù)，進行一定程度上對未來或某些相似事件的推測，從而達到節(jié)省成本或者提供更人性化服務(wù)的目的。大數(shù)據(jù)時代背景下，企事業(yè)單位對檔案的管理方式也發(fā)生了一些顯而易見的變化。其變化從最開始的云計算過渡到物聯(lián)網(wǎng)，最后發(fā)展到現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)，毫不夸大的說這是一種跨越式的偉大變革。當(dāng)然，這不可否認的得歸功于隨時代不斷提高的技術(shù)。企事業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)的特征變化尤其明顯，雖然可能我國大部分行業(yè)的數(shù)據(jù)資源總量相對來說不夠豐富，數(shù)據(jù)類型不夠完善，但是單單從企事業(yè)檔案資源的管理量來說仍然是分量十足的，而且按照現(xiàn)在的發(fā)展勢頭來說，數(shù)字化、智能化仍然是不可動搖的主方向。雖然很多十分重要的企事業(yè)檔案文件還是以紙質(zhì)版為主，但是隨著時代的進步與發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案最終會被無紙化取代。

與此同時，大數(shù)據(jù)時代下企事業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)類型也發(fā)生了極其顯著的變化，其中最突出的特點是企事業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)類型相比之前來說更智能化、復(fù)雜化?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展使得檔案的管理方式由過去單一的紙質(zhì)版檔案管理逐漸發(fā)展成對圖片、音頻、視頻、電子版、紙質(zhì)版等的綜合管理。雖然檔案的方式更加的豐富了，但是借助于各種智能化的輔助工具，比如說電腦，使得這些復(fù)雜的檔案能夠按照人們所希望的結(jié)構(gòu)分布方式進行排版、歸檔，顯得更加的智能化。尤其是處于一個信息大爆炸的數(shù)據(jù)時代，如果僅僅依靠過去紙質(zhì)版檔案的結(jié)構(gòu)方式，估計是不太現(xiàn)實的?？萍嫉倪M步會帶動整個社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代下企事業(yè)檔案管理方式的改變也是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。結(jié)構(gòu)方式的這些變化是大數(shù)據(jù)時代下的一大特點，突出地顯示出了結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，以及與復(fù)雜性“伴生”的智能化。

談到數(shù)據(jù)資源時，就不可避免的要涉及其價值密度。我們知道，現(xiàn)在的企事業(yè)檔案管理中很大一部分的資源并沒有得到充分的利用，造成這種現(xiàn)象的原因主要是因為在先前的檔案管理過程中沒有對這些檔案進行合理、準(zhǔn)確的分類以及沒有提供相應(yīng)的查找系統(tǒng)，最終形成在數(shù)據(jù)上處理比較困難的現(xiàn)象。這種后果在一定程度上限制了對企事業(yè)檔案管理的作用，其應(yīng)有的使用價值也就得不到有效的發(fā)揮。雖然我國為了改變這種現(xiàn)象做出了部分的努力，并且也取得了一些成效，但是大幅度地提高對企事業(yè)檔案的利用率仍然是大數(shù)據(jù)時代下各企事業(yè)需要努力的方向。只有順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，用適當(dāng)?shù)姆椒ㄞD(zhuǎn)變對企事業(yè)檔案管理的方式，才能最大限度地將使得檔案管理的價值密度得到相應(yīng)的提升，從而在有限的時間里能更高效的從豐富的數(shù)據(jù)庫中檢索到用戶所需要的檔案數(shù)據(jù)。而且提高對檔案管理的價值密度也是人性化服務(wù)的表現(xiàn)，能夠加強檔案管理人員與用戶關(guān)系的提升，適應(yīng)了時代發(fā)展的需要，最終將對企事業(yè)檔案管理水平提升一個新的臺階。

3 大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化分析

不可否認，我們可以認為是互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展加快了大數(shù)據(jù)時代到來的腳步，而大數(shù)據(jù)時代又迫使企事業(yè)檔案管理模式發(fā)生了變化。發(fā)生變化也是為了能夠讓企事業(yè)檔案管理工作能夠做得很好。畢竟檔案管理模式對于檔案是否能向著人們所需要的方向發(fā)展起到了決定性的作用，因此，必須對檔案管理模式發(fā)生的變化進行研究。本文從以下幾個方面對大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式的變化進行分析。

3.1 大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化之整合檔案數(shù)據(jù)方式的變化

任何檔案在歸檔之前都要先經(jīng)過收集、篩選、整理、分類等步驟，而且在大數(shù)據(jù)時代之前，每一個步驟都需要花費大量的時間和精力。如今，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，更多的檔案數(shù)據(jù)需要進行處理，依靠幾乎完全紙質(zhì)版的手段已經(jīng)滿足不了用戶的需要。 因此，必須依靠計算機科學(xué)、高效地對收集到的企事業(yè)檔案資料進行整理。最終獲得的效果就是用戶可以很便捷而準(zhǔn)確無誤地能得到其想得到的檔案資料，當(dāng)然，要想達到這樣的水平可能還需要相關(guān)的人員做出更大的努力。檔案數(shù)據(jù)資料的收集是整個流程中的第一步，同時我們一般認為它也是最重要的一步，是整個流程中的核心。檔案就相當(dāng)于是過去的一種記錄，如果不對這些檔案資料進行清除，那么隨著時間的積累它的數(shù)量也在逐漸的增加擴大，同時對于檔案數(shù)據(jù)管理的要求也是逐漸升高。歸根結(jié)底就是為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來而發(fā)生的整合檔案數(shù)據(jù)資源方式的變化。

3.2 大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化之檔案管理制度的變化

制定相應(yīng)的大數(shù)據(jù)時代下的企事業(yè)檔案管理制度，讓目標(biāo)和目的顯得更明確，同時也讓檔案管理得到進一步的規(guī)范，讓規(guī)章制度為管理保駕護航，充分保證檔案管理工作高效地進行。大數(shù)據(jù)時代背景下，由于檔案數(shù)據(jù)資料基數(shù)大，結(jié)構(gòu)方式復(fù)雜多變，因此更需要相關(guān)人員制定相應(yīng)的電子著錄、電子文件管理等相關(guān)的內(nèi)容作業(yè)。同時要嚴格的按照所制定的規(guī)章制度進行檔案的管理，確保真正地做到規(guī)范每一步檔案工作的步驟以及不同類型檔案的管理行為，使得企事業(yè)檔案管理工作成為行之有效、有法可依的有序化的工作。而為了這一切目的的實現(xiàn)就必須要依靠檔案管理制度的改變。

3.3 大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化之檔案利用方式以及服務(wù)對象的變化

無論企事業(yè)檔案發(fā)生什么樣的變化，其最終的目的只有一個，那就是為用戶提供更便捷、優(yōu)質(zhì)、安全的服務(wù)。而檔案資料存在的價值和意義也是為了滿足用戶的各種需求。身處于大數(shù)據(jù)這樣的時代背景下，檔案數(shù)據(jù)資料的利用逐漸向著多元化、平民化的方向發(fā)展，尤其就其服務(wù)對象和相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容而言，發(fā)生的變化就更明顯了。平民化主要體現(xiàn)在服務(wù)對象上，即由過去的僅服務(wù)于黨組織等重要部門或者企業(yè)單位變成同時也為更廣大的人民群眾提供服務(wù)。之前的檔案管理模式相對來說比較呆板，僅僅只能為用戶提供他們所要求的內(nèi)容。而大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理則更注重使用檔案用戶的個體行為，也就是說智能化地對用戶的檔案需求進行分析，從而讓用戶檔案的服務(wù)內(nèi)容具有與眾不同的特點，以求更精準(zhǔn)、精細。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理，力求在滿足用戶對檔案數(shù)據(jù)資料內(nèi)容滿足的基礎(chǔ)上，探索出用戶更深層次的潛在需求，為實現(xiàn)企事業(yè)檔案利用服務(wù)與智能化服務(wù)共贏的局面增加可能性。

3.4 大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化之檔案安全系數(shù)的變化

用戶在考慮對檔案數(shù)據(jù)資料的安排時，最擔(dān)心的問題就是它們的安全性，也就是其安全系數(shù)的高低，畢竟檔案的安全性高于一切。如果檔案資源的安全性不高，那么其他的優(yōu)點都是蒼白無力的。大數(shù)據(jù)時代的特點是數(shù)據(jù)的數(shù)量大、種類繁多，同時對數(shù)據(jù)的處理速度也比較快，這些特點給檔案數(shù)據(jù)資料的管理帶來了新的機遇以及新的挑戰(zhàn)。我們知道，隨著信息大爆炸時代的到來，檔案數(shù)據(jù)資料的類型和數(shù)量幾乎以指數(shù)的形式增長，這也給檔案的管理方式提出了更高的要求。而傳統(tǒng)對紙質(zhì)版檔案的保護，僅僅依靠“八防措施”就足夠了。與過去相比，檔案數(shù)據(jù)資料受到損害的概率增加了，但與此同時，針對這些可能發(fā)生的安全問題，相應(yīng)的安全保護措施也更多了。例如云端備份等等，都在一定程度上保證了檔案數(shù)據(jù)資料不會被一次性摧毀或者丟失等事情的發(fā)生，提高了檔案數(shù)據(jù)資料的安全系數(shù)。

總之，通過對大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理模式變化的分析可以了解到，為了滿足大數(shù)據(jù)時代下對企事業(yè)檔案管理的新需要，對整合檔案管理數(shù)據(jù)資料的方式進行了改變；而為了讓檔案管理工作更順利地開展，檔案管理制度也發(fā)生了相應(yīng)地改變；為了能夠為用戶提供更人性化的服務(wù)，企事業(yè)單位對檔案的利用方式以及服務(wù)方面進行了改變，讓人們的滿意度得到提升；同時，為了提高檔案的安全性，也采取出了有效的措施。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代背景下，企事業(yè)單位的檔案管理發(fā)生了深刻意義上的變化，檔案管理不再是傳統(tǒng)單一封閉式的管理，它開始向著社會化與多元化的方向進行發(fā)展，分析大數(shù)據(jù)時代背景下企事業(yè)單位檔案管理模式的變化，有利于更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理的價值作用，從而更好地為人們服務(wù)。

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