論基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

王巖

摘 要：當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理數(shù)量較多，檔案管理人員面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。將現(xiàn)代化理念及技術(shù)應(yīng)用于基層事業(yè)單位檔案管理工作之中，有效保障檔案管理工作效率，從而提升了基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。從當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題入手，簡(jiǎn)要介紹檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

中圖分類(lèi)號(hào)：F24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.17.032

信息時(shí)代背景下，檔案管理工作發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化管理技術(shù)與理念應(yīng)用于檔案管理工作之中，有助于檔案管理工作效率得以提升，從根本上解決基層事業(yè)單位檔案管理工作量較大的問(wèn)題。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，根據(jù)單位實(shí)際情況部署檔案管理現(xiàn)代化方案，從而實(shí)現(xiàn)加快基層事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公的發(fā)展步伐。

1 當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 基層事業(yè)單位檔案管理制度缺失

當(dāng)前大部分基層事業(yè)單位均制定了檔案管理制度，但制度執(zhí)行力度較低，造成諸多問(wèn)題，比如檔案格式不統(tǒng)一、序號(hào)缺失、案卷標(biāo)題不全及組卷遺失等等一系列問(wèn)題，致使檔案管理工作實(shí)際作用難以體現(xiàn)。另外，部分基層事業(yè)單位檔案管理制度針對(duì)性不足，與單位實(shí)際情況差異較大，導(dǎo)致檔案管理工作人員難以按照制度開(kāi)展日常工作，從而造成檔案管理工作缺乏必要的規(guī)范性。

1.2 基層事業(yè)單位檔案檢索效率低下

傳統(tǒng)模式下檔案資料檢索需要人工處理，根據(jù)檔案類(lèi)型找到其編碼，再通過(guò)編碼找出檔案資料，這種檢索形式所需時(shí)間較長(zhǎng)，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開(kāi)展檢索工作，極大浪費(fèi)了檔案管理人力資源。當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理檢索較為方便，但因部分基層事業(yè)單位信息化程度不足，致使部分檔案難以通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)施檢索，極大影響了檔案管理效果。另外，基層事業(yè)單位檔案信息管理平臺(tái)檢索功能需要對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)加以讀取，一些事業(yè)單位計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)落后，導(dǎo)致其檢索時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，硬盤(pán)讀取及響應(yīng)速度較慢，這也是影響基層事業(yè)單位檔案管理檢索效率的原因之一。

1.3 基層事業(yè)單位檔案資源利用率低

檔案是基層事業(yè)單位的重要資源，對(duì)基層事業(yè)單位發(fā)展及變革具有關(guān)鍵作用，但在實(shí)際工作之中，一些基層事業(yè)單位沒(méi)能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，其工作僅僅是將檔案資料進(jìn)行保存，無(wú)法發(fā)揮其利用價(jià)值。另外，通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)能夠?qū)Σ煌N類(lèi)的檔案資源進(jìn)行整合、計(jì)算、分析與研究，但是部分管理人員工作水平不足，導(dǎo)致其無(wú)法通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)實(shí)施檔案整理，難以實(shí)現(xiàn)利用檔案材料及數(shù)據(jù)的目標(biāo)，進(jìn)而無(wú)法提取出檔案中的關(guān)鍵信息，使檔案指導(dǎo)基層事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的需求難以滿(mǎn)足。

2 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

2.1 基層事業(yè)單位應(yīng)更新檔案管理理念

基層事業(yè)單位的檔案數(shù)量較大、分類(lèi)比較復(fù)雜，因此檔案管理人員的工作量極大，在檔案管理工作之中引入現(xiàn)代化管理模式，能夠簡(jiǎn)化檔案管理人員工作流程，從而提升基層事業(yè)單位檔案管理效率。為切實(shí)保障基層事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)轉(zhuǎn)變以往的檔案管理理念，需從基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員入手，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，從而由上至下形成工作體系，以保證基層事業(yè)單位檔案管理的貫徹與落實(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。另外，基層事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)秉持以人為本原則，一方面，通過(guò)以人為本原則加強(qiáng)對(duì)職工的管理，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情；另一方面，在為人民群眾服務(wù)上也要樹(shù)立以人為本原則，將百姓置于工作的首位，切實(shí)做好各項(xiàng)檔案相關(guān)工作。

2.2 基層事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理制度

制度是基層事業(yè)單位檔案管理工作有效開(kāi)展的保障，當(dāng)前絕大多數(shù)基層事業(yè)單位均已建立相對(duì)健全的檔案管理制度。但是，隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，原有的制度已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代基層事業(yè)單位實(shí)際需求。針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)針對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和變革，根據(jù)基層事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，結(jié)合檔案信息情況，建立更為完善的檔案管理制度，從而保障基層事業(yè)單位檔案管理工作效果。另外，還應(yīng)加大基層事業(yè)單位檔案管理制度的執(zhí)行力，使檔案管理制度能夠切實(shí)約束管理人員的日常工作?；鶎邮聵I(yè)單位可將激勵(lì)機(jī)制與管理制度相結(jié)合，將檔案管理制度細(xì)化，并引入崗位責(zé)任制，明確劃分各個(gè)崗位的職責(zé)，每個(gè)季度及年度對(duì)檔案管理人員開(kāi)展考核工作，針對(duì)考核結(jié)果較好的檔案管理人員，可酌情給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；反之，針對(duì)季度及年度考核結(jié)果較差的人員，基層事業(yè)單位應(yīng)著重分析該管理人員工作效率低下的原因，并采取針對(duì)性較高的教育活動(dòng)提升管理人員工作水平，以確?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 基層事業(yè)單位應(yīng)重視人才培養(yǎng)工作

管理人員專(zhuān)業(yè)水平高低直接影響基層事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)重視管理人員的專(zhuān)業(yè)能力培養(yǎng)工作。在具體工作中，根據(jù)基層事業(yè)單位具體情況，開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，定期組織管理人員參與檔案管理技能培訓(xùn)，從而提升基層事業(yè)單位檔案管理水平。另外，在基層事業(yè)單位人才選拔方面，可吸納部分離退休員工，這些員工有著多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的熟悉程度較高，尤其在其原有工作領(lǐng)域范圍之內(nèi)，對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理工作完善方面具有一定的權(quán)威性。除此之外，還應(yīng)重視基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，加大青年管理人員的培養(yǎng)力度，針對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生，可予以?xún)?yōu)先考慮，大學(xué)畢業(yè)生剛剛走出校園，工作熱情程度較高，但檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少。鑒于此，基層事業(yè)單位可加強(qiáng)崗前培訓(xùn)力度，從而調(diào)整檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

2.4 基層事業(yè)單位應(yīng)建立信息化平臺(tái)

傳統(tǒng)基層事業(yè)單位檔案多為紙質(zhì)媒介，紙質(zhì)檔案在管理工作中具有諸多弊端，其檔案保存、檢索、共享、利用等方面工作便利性較低，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)建立檔案管理信息化平臺(tái)，采用該平臺(tái)對(duì)電子檔案實(shí)施高效管理。電子檔案具有存儲(chǔ)方便、檢索速度快的優(yōu)勢(shì)，尤其是檔案?jìng)鬏敽凸蚕砉δ軜O大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層事業(yè)單位檔案信息管理水平的提高。在實(shí)際工作中，基層事業(yè)單位需全面掌握檔案管理實(shí)際情況，并根據(jù)基層事業(yè)單位需求建立具有針對(duì)性的檔案信息化管理平臺(tái)?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)在軟件方開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當(dāng)前檔案信息管理平臺(tái)包含前端、后臺(tái)及數(shù)據(jù)庫(kù)三個(gè)組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應(yīng)與基層事業(yè)單位網(wǎng)站設(shè)計(jì)理念相一致，將各種檔案類(lèi)別及管理功能分門(mén)別類(lèi)的設(shè)置在平臺(tái)前端；后臺(tái)作為基層事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理部分，在建設(shè)過(guò)程中需加強(qiáng)對(duì)后臺(tái)邏輯運(yùn)算的優(yōu)化，從而有效提升平臺(tái)響應(yīng)速度，提高檔案管理人員工作效率；數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息的保存單元，需選擇較為穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際檔案數(shù)量選擇相應(yīng)的容量。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理工作模式，切實(shí)提升基層事業(yè)單位工作水平，實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新，從而滿(mǎn)足當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案保存、管理、應(yīng)用功能及作用，使基層事業(yè)單位更好的為廣大人民群眾服務(wù)。

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