園林檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施

劉紅云

摘 要：結(jié)合實(shí)際，針對(duì)園林檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：園林檔案；問(wèn)題；措施

城市園林檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分。它真實(shí)記錄了城市園林規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理和科學(xué)研究等話動(dòng)過(guò)程，為城市建設(shè)、改造與發(fā)展提供了重要依據(jù)。也是美化環(huán)境創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市重要活動(dòng)的真實(shí)記錄。管好用城市園林檔案，對(duì)提高城市品位，促進(jìn)城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。因此，我們必須把握住城市園林檔案的特點(diǎn)，認(rèn)真做好城市園林檔案的建立與管理工作，使城市園林檔案更好地為城市建設(shè)及各項(xiàng)工作服務(wù)。

1 城市園林檔案建立的方法

依據(jù)園林規(guī)劃編制內(nèi)容，園林檔案歸檔范圍應(yīng)關(guān)注面、線、點(diǎn)的綠化形態(tài)。所謂“面”是以平面區(qū)域?yàn)樘卣鞯木G地，在城建檔案分類的大綱中即為公園、綠地、苗圃等。所謂“線”是以線型為特征的綠色走廊，它的特點(diǎn)是園林面積增幅大，通過(guò)線狀綠地的穿插聯(lián)系，將各類城市園林空間有序的連接起來(lái)。“點(diǎn)”，即為檔案分類中的“古樹(shù)名木”、“名人故居”、“名勝古跡”、街頭綠地、道路節(jié)點(diǎn)綠地及花園式單位等。

1.1 前期規(guī)劃編制過(guò)程中形成的文件材料。材料在這里是指一種大范圍的社會(huì)活動(dòng)過(guò)程，這種過(guò)程的最終成果將體現(xiàn)在園林規(guī)劃編制（或者設(shè)計(jì)）的技術(shù)文件上。對(duì)該項(xiàng)目的各種會(huì)議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話，調(diào)查報(bào)告，專家的建議、爭(zhēng)議、決策材料，對(duì)選線定點(diǎn)的項(xiàng)目建議書批復(fù)、選址意見(jiàn)書和在此基礎(chǔ)上各級(jí)政府公文處理文件及批準(zhǔn)的園林專業(yè)設(shè)計(jì)文件。

1.2 立項(xiàng)依據(jù)文件材料。立項(xiàng)過(guò)程的文件是以專業(yè)管理對(duì)項(xiàng)目工程的審批審核的過(guò)程，是一種法定的審批程序。如計(jì)劃項(xiàng)目的批復(fù)、規(guī)劃用地的批復(fù)、土地管理的批復(fù)（合同）、建設(shè)工程規(guī)劃核準(zhǔn)、建設(shè)工程施工核準(zhǔn)等其它專業(yè)的審核材料。

1.3 施工技術(shù)文件的收集和竣工圖的編制。在成片綠地和綠帶的施工文件中，重要的是施工過(guò)程中對(duì)草、樹(shù)種類的選定，苗木名稱、大小尺寸、園林帶定位等記錄要準(zhǔn)確，對(duì)竣工圖的編制要正確

2 城市園林檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

城市園林檔案是城建檔案大類中的一類，是一個(gè)城市公共綠地專用綠地、生產(chǎn)綠地、防護(hù)綠地、風(fēng)景名勝區(qū)等規(guī)劃建設(shè)施工與管理的歷史性記載。像城市的公園工程，綠地苗圃、名木古樹(shù)、歷年的城市園林覆蓋率、人均公共綠地面積、歷年的植樹(shù)造林而積、地點(diǎn)與成話率、覆蓋率、病蟲害的防治、珍貴花卉、珍貴樹(shù)木、城市雕塑工程、基建工程等等，都蘊(yùn)含大量的信息，是一種供人們研究、利用的信息資源。對(duì)于園林管理部門，可把園林檔案劃分為七個(gè)分類：城市公園工程、城市綠地苗圃、城市名木古樹(shù)、歷年風(fēng)景園林、歷年動(dòng)物保護(hù)、城市雕塑、園林科技檔案。園林檔案是園林技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式和技術(shù)交流的重要手段。

2.1 專業(yè)性。城市園林檔案專業(yè)性的表現(xiàn)，除在園林管理業(yè)務(wù)工作中所應(yīng)遵循、適用的規(guī)范是國(guó)家有關(guān)園林綠化政策這一特定性外，在城市園林建設(shè)中要根據(jù)園林的生長(zhǎng)特點(diǎn)，選擇地點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、布局、種植、養(yǎng)護(hù)管理。因而，其在各項(xiàng)城市園林工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2.2 分散性。城市園林的好壞，標(biāo)志著一個(gè)城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹(shù)名木等年代的久遠(yuǎn)，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林、科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。

2.3 載體形式的多樣性。城市園林檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質(zhì)、感光材料、磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯等實(shí)物；有志書、實(shí)物遺存、圖片等，經(jīng)收集整理或加工成文獻(xiàn)資料后，也可作為檔案保存。

3 園林檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理機(jī)制尚不健全。園林檔案管理機(jī)制不健全，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案收集機(jī)制不健全。什么規(guī)模的園林必須入檔，建檔時(shí)需要哪些材料，通過(guò)怎樣的渠道收集材料，都缺乏相關(guān)的機(jī)制來(lái)保障運(yùn)作。二是平時(shí)的管理機(jī)制不健全，檔案中材料的更新跟不上實(shí)際建設(shè)的步伐，對(duì)于一些改建擴(kuò)建的園林，不能做到檔案的即時(shí)更新。三是監(jiān)督機(jī)制不健全，在園林檔案管理中，監(jiān)督嚴(yán)重缺位，使得有些園林檔案管理形同虛設(shè)，管理人員長(zhǎng)時(shí)間離崗，安全隱患嚴(yán)重。四是資金投入機(jī)制不健全。由于缺少資金投入，一些硬件設(shè)施難以滿足實(shí)際需求，比如因沒(méi)有足夠場(chǎng)地，致使檔案亂堆亂放，不但查閱不便。

3.2 檔案管理信息化程度低。園林檔案信息化不但能提高園林檔案管理的質(zhì)量，而且更能發(fā)揮出園林檔案的價(jià)值。園林檔案是市政建設(shè)規(guī)劃者，決策者和施工者重要參考，檔案管理信息化之后，能讓市政建設(shè)規(guī)劃者和決策者查閱到相關(guān)的資料信息，幫助他們使得規(guī)劃和決策更合理科學(xué)和更具可持續(xù)發(fā)展性。然則，目前的檔案管理信息化程度還比較低，園林檔案依然停留在紙質(zhì)檔案上，園林檔案管理部門沒(méi)有建立相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，沒(méi)有開(kāi)通相關(guān)的網(wǎng)上查閱渠道。

3.3 管理人員素質(zhì)有待提高。園林檔案管理需要具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能對(duì)檔案科學(xué)合理的歸類和管理同時(shí)需要專人來(lái)負(fù)責(zé)平日里檔案的管理，材料的更新以及相關(guān)數(shù)據(jù)入網(wǎng)。而在實(shí)際中，園林檔案管理人員多是不具備專業(yè)知識(shí)的人員或是兼職。與此同時(shí)，他們對(duì)園林檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在管理中無(wú)所作為。

4 解決園林檔案管理中問(wèn)題的措施

4.1 建立健全相關(guān)機(jī)制。一是完善園林檔案收集機(jī)制。園林檔案的收集要包涵園林建設(shè)工程的整個(gè)規(guī)程，開(kāi)工前的設(shè)計(jì)資料，工程中的施工資料，竣工后的驗(yàn)收資料，以及投入使用的相關(guān)資料都應(yīng)存檔，做到全過(guò)程資料收集；園林檔案的收集要包涵所有相關(guān)者的資料。二是完善園林檔案投入機(jī)制。建立經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，在地方財(cái)政預(yù)算中設(shè)立園林檔案經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，?？顚Ｓ?，防止因經(jīng)費(fèi)短缺或投入斷裂造成園林檔案收集無(wú)法進(jìn)行，造成園林檔案流失。三是完善日常管理機(jī)制，定期檢查檔案存放處所的環(huán)境，防止紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)，防止電子檔案丟失或遭到破壞。四是完善監(jiān)督機(jī)制，確保園林檔案管理人員在崗，通過(guò)年度檢查，監(jiān)督園林檔案規(guī)范整理，合理存放。

4.2 加快信息化建設(shè)步伐。加快園林檔案信息化硬件設(shè)備建設(shè)，配備足夠數(shù)量的電腦，配備專職的信息管理人員。加快園林檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在政府網(wǎng)站開(kāi)設(shè)園林檔案專頁(yè)，建立有效的網(wǎng)頁(yè)查詢鏈接。加快紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)入網(wǎng)步伐，在檔案收集時(shí)既要收集紙質(zhì)檔案，也要收集相應(yīng)的電子檔案，特別要注意收集由專業(yè)人員利用專業(yè)軟件繪制的圖紙。加快原有園林檔案的數(shù)據(jù)錄入，做到電子檔案和紙質(zhì)檔案相對(duì)等。

4.3 建設(shè)高水平的管理隊(duì)伍。建設(shè)高水平的園林檔案管理隊(duì)伍，可以采取以下幾點(diǎn)措施：一是提高園林檔案管理人員入職的門檻，在錄用園林檔案管理人員時(shí)有必要對(duì)其專業(yè)進(jìn)行限制，招收一批與檔案管理專業(yè)有關(guān)的具備專業(yè)素質(zhì)的人員，充實(shí)到檔案管理的隊(duì)伍中來(lái)。二是加大園林檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)于已有的園林檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)后考核合格者才能繼續(xù)從事檔案管理工作。三是加強(qiáng)考核力度，制定有針對(duì)性的考核辦法，通過(guò)常規(guī)考核和突擊考核的辦法，提高園林檔案管理隊(duì)伍的紀(jì)律性。四是通過(guò)評(píng)選先進(jìn)的方式，調(diào)動(dòng)園林檔案管理人員的積極性，從而創(chuàng)新園林檔案管理的辦法，優(yōu)化園林檔案管理的工作流程，提高園林檔案管理的質(zhì)量。