事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑的思考

李想

摘 要：隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都取得了不小成就，事業(yè)單位面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機(jī)。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的核心構(gòu)成部分，在其發(fā)展中起著舉足輕重的作用。本文將主要圍繞我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀展開分析，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化路徑提供有效措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

引言

在現(xiàn)代信息化社會(huì)中，檔案監(jiān)管在事業(yè)的工作中占據(jù)著十分重要的地位，是決定其能否良好發(fā)展的決定性因素，但單位檔案監(jiān)管是一項(xiàng)繁雜的作業(yè)，因此在檔案監(jiān)管中，必須要積極運(yùn)用高新技術(shù)，提升檔案監(jiān)管工作的效率和質(zhì)量。但就目前而言，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中依然存在諸多漏洞不足，要及時(shí)予以處理。

1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 意識(shí)匱乏，監(jiān)管不夠完善

事業(yè)單位中部分檔案監(jiān)管人員對(duì)檔案監(jiān)管具備一些誤解，其覺(jué)得只有檔案監(jiān)管中的文檔沒(méi)有遺失、破壞的就可以，覺(jué)得檔案監(jiān)管僅是保存性的作業(yè)。并且有些事業(yè)單位對(duì)檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化也沒(méi)有加以關(guān)注，在實(shí)際工作中，無(wú)論是人力、物力、財(cái)力均沒(méi)有十分充足。與此同時(shí)，檔案工作人員并未參加過(guò)專業(yè)的教育和培訓(xùn)，監(jiān)管檔案能力有限，管理方法及理念方面等都沒(méi)有及時(shí)更新，十分落后，對(duì)其工作的具體流程也沒(méi)有正確掌握，工作效率和質(zhì)量普遍偏低。以上種種表現(xiàn)都是對(duì)檔案監(jiān)管工作的必要性沒(méi)有引起充分認(rèn)識(shí)，對(duì)工作中的狀況檔案搜集認(rèn)知不足，沒(méi)有實(shí)時(shí)對(duì)搜集的檔案予以分類處理。

在輕視檔案監(jiān)管的一些事業(yè)單位中，相關(guān)工作人員的文化程度較低，并且工作流動(dòng)性大，沒(méi)有穩(wěn)定的工作項(xiàng)目，這便致使崗位工作人員無(wú)法固定，并且檔案監(jiān)管雜亂無(wú)章。有些檔案監(jiān)管人員對(duì)檔案監(jiān)管的原則、過(guò)程、監(jiān)管形式不是十分了解，僅僅掌握了檔案監(jiān)管的基礎(chǔ)知識(shí)，而針對(duì)檔案的搜集，編寫目錄號(hào)、宗號(hào)等環(huán)節(jié)并不知曉，進(jìn)而導(dǎo)致檔案在整理過(guò)程中常常出現(xiàn)編碼差池。此外，還未能創(chuàng)建較為健全的檔案檢索，在工作中無(wú)法迅速尋找，讓其使用價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案監(jiān)管效率和質(zhì)量雙雙降低，不能良好的為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1.2 檔案資料編制不標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位的檔案監(jiān)管作業(yè)中，要利用相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的檔案紙來(lái)展開搜集工作，以此方便檔案的監(jiān)管，然而單位在實(shí)際搜集時(shí)往往利用的是A4紙，其并不適用資料歸檔、修剪，單位沒(méi)有對(duì)檔案歸檔過(guò)程的資料展開明確的要求，讓其監(jiān)管不夠標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 硬件軟件設(shè)備不夠齊全

在高科技時(shí)代中，人們開始使用電子文檔來(lái)開展工作，因此在我國(guó)事業(yè)單位的檔案監(jiān)管中，也要對(duì)電子文檔展開相應(yīng)的監(jiān)管。現(xiàn)階段，單位在電子檔案監(jiān)管過(guò)程中，硬件設(shè)備搭配不夠完善，監(jiān)管力度薄弱，并且電子檔案的錄入比較繁瑣。但是，電子檔案的監(jiān)管一定要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，信息化監(jiān)管廣泛被運(yùn)用在事業(yè)單位中，這便要對(duì)電子檔案監(jiān)管予以一定的重視[1]。

2 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案監(jiān)管規(guī)范化途徑的有效措施

2.1 提高檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知

檔案監(jiān)管是我國(guó)事業(yè)單位一項(xiàng)非常關(guān)鍵的作業(yè)，其質(zhì)量的高低直接影響著事業(yè)單位本身的進(jìn)步。標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管是社會(huì)前進(jìn)的主要方向，在發(fā)展如此迅速的今天，事業(yè)單位在檔案監(jiān)管中要積極意識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管的必要性。首先，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部要把樹立檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化列入到平常工作之中，為其供應(yīng)堅(jiān)實(shí)的后盾力量；其次，要增加一定的投入，例如：人力、物理、財(cái)力相關(guān)的安排，要常常關(guān)心檔案監(jiān)管作業(yè)，全方位掌握檔案監(jiān)管工作進(jìn)行的狀況，從而具體性的展開指引，推動(dòng)檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案監(jiān)管規(guī)范

無(wú)規(guī)矩不成方圓，所有事物的有序展開一定要有相應(yīng)的規(guī)范做前提條件。規(guī)范具有一定的限制性、束縛性的租用，在體現(xiàn)規(guī)范作用過(guò)程中，一定要確保其長(zhǎng)久性、可靠性、合理性、高效性。在事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案監(jiān)管的進(jìn)程中，只有創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案監(jiān)管規(guī)范，將其作為主要參照，來(lái)指引檔案監(jiān)管的標(biāo)準(zhǔn)化前進(jìn)方向，才能真正提高其作業(yè)效率和質(zhì)量。第一，單位要優(yōu)化檔案監(jiān)管的已有規(guī)章制度，用其作為根據(jù)，促進(jìn)檔案監(jiān)管工作的標(biāo)準(zhǔn)化，而且要及時(shí)對(duì)一些落后的檔案監(jiān)管規(guī)程要予以處理，創(chuàng)建順應(yīng)單位發(fā)展要求的合理規(guī)范，用其限制工作人員的行為舉止，禁止所有不正確行為的出現(xiàn)。第二，要強(qiáng)化檔案監(jiān)管的監(jiān)督，創(chuàng)建合理的監(jiān)督體制，針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)展開全方位的掌控，進(jìn)而指引檔案監(jiān)管實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化[2]。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化的檔案監(jiān)管形式

現(xiàn)如今，以往的檔案監(jiān)管形式早已無(wú)法順應(yīng)檔案監(jiān)管作業(yè)的要求，然而單位要想取得進(jìn)一步的提升，在檔案監(jiān)管過(guò)程中一定要拋棄陳舊的手段、理念以及形式，要依據(jù)社會(huì)發(fā)展要求，創(chuàng)建適用于單位檔案監(jiān)管工作發(fā)展的形式，讓其具有時(shí)代氣息。相關(guān)單位要增加資本的投放力度，為檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化前進(jìn)置辦健全的設(shè)施設(shè)備，例如：電腦、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等等，完成檔案記載、儲(chǔ)存還有查找等流程的信息化監(jiān)管，特別是在檔案的搜集過(guò)程中，要搜集文字、圖片、影響等全面的材料，進(jìn)而有效提高檔案的使用率。在信息化創(chuàng)建進(jìn)程中，事業(yè)單位同樣要強(qiáng)化檔案監(jiān)管工作，改善檔案監(jiān)管作業(yè)運(yùn)作體制，讓檔案監(jiān)管向著“管理和運(yùn)用一體化”的形式前進(jìn)。

2.4 強(qiáng)化檔案監(jiān)管人員的監(jiān)管和培訓(xùn)

在我國(guó)事業(yè)單位檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中，檔案監(jiān)管人員身為檔案監(jiān)管的直接責(zé)任人，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管中，對(duì)其有著嚴(yán)格的要求，需要相關(guān)工作人員擁有豐富的專業(yè)知識(shí)，嫻熟的業(yè)務(wù)技能，較高的綜合素養(yǎng)以及職業(yè)道德和一定的監(jiān)管能力等。所以，在事業(yè)單位檔案監(jiān)管過(guò)程中，要注重內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)和教育工作，適當(dāng)為其提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，比如：專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和再教育、講座、研討會(huì)、外出深造等，讓其不斷充實(shí)自己，在學(xué)習(xí)、交流、共享時(shí)發(fā)現(xiàn)自身不足，提高自我認(rèn)識(shí)能力，發(fā)現(xiàn)他人身上的長(zhǎng)處，取長(zhǎng)補(bǔ)短，從而在本崗位中展現(xiàn)自我價(jià)值。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的鼓勵(lì)機(jī)制，以此來(lái)充分調(diào)動(dòng)檔案監(jiān)管人員的工作興趣和主觀能動(dòng)性，讓其具備高度責(zé)任心以及歸屬感，進(jìn)而為單位檔案監(jiān)管工作規(guī)范化途徑的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。

另外，在認(rèn)定檔案價(jià)值時(shí)，一定要加強(qiáng)檔案的安全性管理。在事業(yè)單位獨(dú)特的環(huán)境下，要守秘的檔案眾多，并非范例，因此相關(guān)人員要對(duì)保密作業(yè)的要求加以重視。所以，事業(yè)單位要適當(dāng)為相關(guān)人員組織教育活動(dòng)，增強(qiáng)其對(duì)檔案保密工作的重要意義展開灌輸，而且要讓其自行了解相關(guān)法律知識(shí)，知曉相應(yīng)部分條例。比如：在事業(yè)單位中禁止和其他人談?wù)摍n案內(nèi)容，禁止向其他人提及檔案消息；對(duì)于沒(méi)有價(jià)值的檔案禁止單獨(dú)處置，要得到上級(jí)的準(zhǔn)許；檔案的銷毀要安排專門人員處理，并且要多人共同在現(xiàn)場(chǎng)記載且確認(rèn)無(wú)誤之后才能展開銷毀，之后把記載及時(shí)匯報(bào)結(jié)束工作。

3 結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案監(jiān)管規(guī)范化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，相關(guān)部門和人員一定要對(duì)其加以重視。充分結(jié)合實(shí)際情況和自身特點(diǎn)，積極研究出科學(xué)合理的實(shí)現(xiàn)措施。并且在實(shí)踐中能及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題，從而全方位提高檔案監(jiān)管的質(zhì)量和水平，為我國(guó)社會(huì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]蓋志敏.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考與探索[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2017，（27）：229.

[2]閆凱.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，

2015，14（10）：205-206.