施工企業(yè)檔案管理探究

楊海霞

摘 要：信息化時(shí)代的發(fā)展要求施工企業(yè)檔案管理也要信息化，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再符合社會(huì)發(fā)展以及新技術(shù)發(fā)展的要求。只有將傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣的檔案管理工作方式改變?yōu)槟軌蚋咝矢哔|(zhì)量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理檔案資料，促進(jìn)施工企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，本文主要分析了檔案管理工作信息化的基本概念和特點(diǎn)，然后探究了當(dāng)下施工企業(yè)檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，最終提出科學(xué)的解決方式。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；管理要點(diǎn)

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模越來(lái)越大，企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來(lái)越高，對(duì)于施工企業(yè)而言，人員流動(dòng)較大，傳統(tǒng)的人事、文書(shū)等門類檔案管理方式和手段也應(yīng)當(dāng)適時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，尤其是隨著信息化的發(fā)展，也要求施工企業(yè)的人事文書(shū)等檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化。

施工企業(yè)傳統(tǒng)的人事、文書(shū)等門類檔案管理方法和手段，在實(shí)際工作中造成了一定程度上資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理成本增大，影響了檔案管理工作的效率。因此，施工企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)趨勢(shì)的變化，要求在人事、文書(shū)等檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，大力利用信息化手段，減少各種資源耗費(fèi)，提升工作效率，促進(jìn)人事文書(shū)等門類檔案管理工作更加高效。

1 施工企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的必要性

人事、文書(shū)等檔案管理在施工企業(yè)管理的各個(gè)方面發(fā)揮著極為重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的人事文書(shū)等檔案管理，既是施工企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是施工企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證之一。隨著企業(yè)的發(fā)展，對(duì)人力資源管理和文件管理提出了更高的要求，同時(shí)也對(duì)人事等檔案管理提出了更高的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，人事等門類檔案管理工作不但不應(yīng)被削弱，而且要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，建立一套適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求和本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范、科學(xué)管理水平的檔案體系。

2 施工企業(yè)人事文書(shū)等門類檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

由于建筑產(chǎn)品的固定性造成了施工企業(yè)的流動(dòng)性，工程項(xiàng)目分布在全國(guó)廣大的地域范圍內(nèi)。以筆者所在單位為例，在建項(xiàng)目規(guī)模常年保持在50個(gè)左右，人員在各個(gè)工程項(xiàng)目之間調(diào)動(dòng)頻繁。各工程項(xiàng)目所形成的各類文書(shū)檔案在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中也具有高度分散的特點(diǎn)，相關(guān)人員在項(xiàng)目工作期間人事檔案資料，只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后才歸檔到企業(yè)總部機(jī)關(guān)，這種狀況給施工企業(yè)的相關(guān)檔案管理帶來(lái)了不少問(wèn)題。

2.1 人員素質(zhì)有待提高

有的施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄抄寫寫和保管性的工作，無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要檔案不丟失就算完成了任務(wù)。這導(dǎo)致部分施工企業(yè)檔案管理人員的學(xué)歷普遍較低，專業(yè)素質(zhì)不高。有的施工企業(yè)，專門的檔案管理人員數(shù)量非常少，工程項(xiàng)目的檔案管理人員基本上都是兼職，對(duì)于檔案管理的各項(xiàng)制度要求不熟悉，不可避免地對(duì)檔案管理工作造成不利影響。

2.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在工程項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中，項(xiàng)目部的工作重心主要放在了工程施工上，而忽視了檔案管理工作。再加上兼職檔案管理人員變動(dòng)頻繁等原因，很多工程項(xiàng)目都是在竣工之后才會(huì)著手做檔案收集和整理工作，但由于時(shí)過(guò)境遷，很多資料缺失，這時(shí)的檔案信息收集難度大、問(wèn)題多，嚴(yán)重影響了人事、文書(shū)等多類檔案管理工作的質(zhì)量。如本該歸檔的資料不能收集完整、及時(shí)更新，有的檔案資料缺乏真實(shí)性和代表性等。

2.3 檔案管理制度未能有效落實(shí)

雖然國(guó)家針對(duì)檔案管理出臺(tái)了相應(yīng)的管理制度，但由于點(diǎn)多線長(zhǎng)，監(jiān)督檢查不到位等因素，導(dǎo)致這些制度并未真正落到實(shí)處，有的甚至是流于形式。另外，由于監(jiān)督考核制度的欠缺，導(dǎo)致對(duì)人事等門類檔案的管理工作沒(méi)有明確的考核和獎(jiǎng)懲，干好干壞一個(gè)樣，也在一定程度上影響了檔案管理制度的有效落實(shí)。這使得相當(dāng)一部分人事等檔案缺乏利用價(jià)值，難以真正發(fā)揮對(duì)企業(yè)發(fā)展的應(yīng)有作用。

2.4 檔案信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，有相當(dāng)一部分企業(yè)為了有序開(kāi)展人事檔案管理工作，建立起了一套檔案管理系統(tǒng)。但就總體而言，也有相當(dāng)部分的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)缺乏較高的信息化程度，以紙質(zhì)方式查閱檔案仍是主要形式，檔案管理效率不高；或者僅僅是為信息化而信息化，檔案管理系統(tǒng)僅僅是提供簡(jiǎn)單的查詢功能，并不具備支持決策等高級(jí)功能，制約了檔案管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮。有的工程項(xiàng)目地處偏僻，檔案信息化的硬件設(shè)施都達(dá)不到要求，也嚴(yán)重影響了人事檔案管理的信息化進(jìn)展。

3 施工企業(yè)人事文書(shū)等門類檔案管理現(xiàn)代化的措施

3.1 提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)

施工企業(yè)必須要提高對(duì)檔案管理人員的重視程度，切實(shí)提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。嚴(yán)把入口關(guān)，切實(shí)把符合要求的人員安排在檔案管理工作崗位上，防止將檔案管理工作變成安置性的崗位，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理人員的知識(shí)化、專業(yè)化。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的知識(shí)和技能培訓(xùn)，特別是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)人事檔案管理人員的科學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代化管理水平。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)

無(wú)論是對(duì)于施工企業(yè)總部機(jī)關(guān)和工程項(xiàng)目部，還是檔案管理人員，都要不斷增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注人事檔案管理工作，全面落實(shí)崗位責(zé)任制，明確相關(guān)人員在檔案管理工作中的職責(zé)，做到人人有責(zé)任，人人負(fù)責(zé)人。制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度并落實(shí)到日常的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，由于自身工作失誤而帶來(lái)嚴(yán)重影響的工作人員及其直接領(lǐng)導(dǎo)須對(duì)該事件負(fù)主要責(zé)任。借助這些手段來(lái)促進(jìn)檔案管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮出潛能，不斷提升檔案管理對(duì)的責(zé)任意識(shí)。

3.3提高檔案管理的信息化水平

當(dāng)前信息化已經(jīng)滲入社會(huì)各行各業(yè)，施工企業(yè)人事文書(shū)等檔案的信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事文書(shū)等檔案管理伴隨著施工企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程，以往的紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了較大的儲(chǔ)存空間，還極易受環(huán)境影響導(dǎo)致?lián)p壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。施工企業(yè)人事文書(shū)等檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效解決上述問(wèn)題。借助信息化管理手段和電子化管理模式，再實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容等日常管理信息化的基礎(chǔ)上，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)大數(shù)據(jù)等手段的利用，使得人事檔案管理更好的為決策支持服務(wù)。從而，不但提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，而且促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化與科學(xué)化。

3.4 引入檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制

為了避免檔案管理人員缺乏責(zé)任心，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核。施工企業(yè)要逐步配備有資質(zhì)、有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，對(duì)一些新入職的人員進(jìn)行專業(yè)技能方面的培訓(xùn)考核。此外，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核，考核的結(jié)果作為發(fā)放薪酬、評(píng)先評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)。對(duì)于檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員也應(yīng)及時(shí)予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于少數(shù)檔案管理人員可能出現(xiàn)的態(tài)度不端正、工作懶散、工作不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，也要嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而切實(shí)提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

綜上所述，唯有針對(duì)施工企業(yè)人事文書(shū)等門類檔案管理中存在的主要問(wèn)題，在人員素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)、信息化手段、監(jiān)督考核等方面采取有針對(duì)性的措施，與時(shí)俱進(jìn)地將施工企業(yè)人事文書(shū)等檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時(shí)代需求，為將來(lái)的施工企業(yè)人事文書(shū)等檔案管理工作鋪平道路，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬麗. 新時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：76.

[2] 林杰. 提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（14）：222+224.

[3] 朱春嫻. 如何提高辦公室檔案的收集整理效率[J].科技資訊，2017，15（01）：110-111.