如何做好縣級供電公司檔案管理的思考

周桃花

摘 要：隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化，面對新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

供電企業(yè)中的檔案管理是對企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等方面活動(dòng)的詳細(xì)記錄，能夠?yàn)槠髽I(yè)的未來發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)，對于企業(yè)管理有著重要的意義。為了能夠發(fā)揮檔案管理的重要作用，我們應(yīng)探尋其中存在的問題，并提出解決措施。

一、我國縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀

隨著電網(wǎng)管理一體化進(jìn)程不斷推進(jìn)，如何提高自身基礎(chǔ)管理水平，成為了各個(gè)縣級供電公司亟待解決的問題。檔案管理工作作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，更加引起了縣級供電公司的重視。然而，只有首先找出問題所在，才能有的放矢，最終做好縣級供電公司的檔案管理工作，發(fā)揮其積極作用。

（1）檔案意識不強(qiáng)。檔案的經(jīng)濟(jì)效益具有潛在性，它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益往往無法在當(dāng)年體現(xiàn)，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設(shè)施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。

（2）檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī)，檔案管理制度形同虛設(shè)，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動(dòng)狀態(tài)，造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。

（3）檔案人員待遇低、素質(zhì)參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質(zhì)不高，如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。

（4）對企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢認(rèn)識不足。有些縣級供電公司領(lǐng)導(dǎo)不能充分認(rèn)識檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性，對企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術(shù)可以及時(shí)將所需信息進(jìn)行加工、處理、分析，快速反映，提出應(yīng)變辦法，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)知識知之甚少，致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴(yán)重滯后。

（5）各項(xiàng)規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題，追其根源才發(fā)現(xiàn)原因?yàn)槿藛T對標(biāo)準(zhǔn)制度的學(xué)習(xí)不到位，理解不透徹。標(biāo)準(zhǔn)制度成了擺在桌子上的擺設(shè)。

二、如何加強(qiáng)縣級供電企業(yè)檔案管理的認(rèn)識

2.1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)需要人人參與的重要工作。提高宣傳力度，引起領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作的重視，提高管檔、用檔意識；成立“檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)”，由行政領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作進(jìn)行分管，從而使得檔案管理有了力度；要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的工作計(jì)劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作的同時(shí)，還應(yīng)加大投入，分配足夠合理的人力、財(cái)力資源，對檔案管理工作的資金投入會(huì)直接影響到檔案工作管理的現(xiàn)代化及科學(xué)化程度，及時(shí)解決好現(xiàn)實(shí)問題。

2.2.加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)完善的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系。

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業(yè)的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)等相關(guān)學(xué)科知識，在檔案管理工作中應(yīng)具備有積極主動(dòng)的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。在縣級企業(yè)設(shè)置專職檔案管理人員，在公司各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，以每月為期收集本部門檔案資料，集中上交企業(yè)綜合檔案室，做到及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，以便在今后的工作中查詢使用，在本全宗內(nèi)形成一個(gè)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)體系?？h級供電企業(yè)一般設(shè)置的是綜合檔案室，包括對文書、科技、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、人事、會(huì)計(jì)等門類檔案的管理，這對檔案管理人員有了更高的要求，為適應(yīng)新的形勢，專職檔案管理員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、學(xué)習(xí)電力工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定，深入到各部門學(xué)習(xí)了解相關(guān)的業(yè)務(wù)知識；對兼職檔案員應(yīng)加大檔案的宣傳力度，增強(qiáng)員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念。要提高檔案管理人員的素質(zhì)，最主要的途徑是加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)能力和知識水平。根據(jù)各縣級供電企業(yè)檔案專兼職人員的構(gòu)成狀況和崗位工作的實(shí)際需要，每年至少進(jìn)行一次檔案管理人員培訓(xùn)，以分崗位、按專題培訓(xùn)為主。教育培訓(xùn)形式應(yīng)從以講授式培訓(xùn)為主，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐园咐?、體驗(yàn)式、研討式、互動(dòng)式培訓(xùn)為主。

2.3.加強(qiáng)檔案收集工作，保證檔案資料收集的完整性。

檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，檔案管理人員應(yīng)提高工作主動(dòng)性，主動(dòng)催交，利用檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，專兼職檔案人員深入在企業(yè)各方面工作中，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

三、完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（1）檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

（2）經(jīng)過研究，一個(gè)主動(dòng)完成工作的人與被動(dòng)接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結(jié)果也是大不相同。主動(dòng)就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會(huì)去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時(shí)才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發(fā)揮積極主動(dòng)性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，通過對檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。

（3）所有的標(biāo)準(zhǔn)制度都有，但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)制度不認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)思考，依然按照老習(xí)慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標(biāo)準(zhǔn)，更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達(dá)到管理的閉環(huán)。管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行具有“強(qiáng)制性”的特點(diǎn)，要執(zhí)行達(dá)到閉環(huán)，需要?jiǎng)佑眯姓侄危瑢n案管理徹實(shí)列入績效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，對違反標(biāo)準(zhǔn)制度的人員不當(dāng)“老好人”，通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習(xí)慣各類檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度的執(zhí)行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。

（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學(xué)化邁進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用，創(chuàng)新利用的方式以達(dá)到資源共享的目的，使之與公司整個(gè)層面的管理形成合力。

四、結(jié)束語

總之，只有做好縣級供電公司檔案管理工作，才能從整體上推進(jìn)電網(wǎng)管理工作一體化的進(jìn)程。因此，縣級供電公司應(yīng)及時(shí)總結(jié)自身在檔案管理工作中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并有針對性的采取有效措施，改進(jìn)管理方式，做好本公司的檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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