招商檔案管理工作的重要性解析

張俊芳

摘 要：招商檔案管理工作涉及到的資料結構較為復雜，其中不僅包括了單位的產值、資金、規(guī)模、性質、員工數量和員工結構，也包括了單位擁有的當地利稅、就業(yè)、環(huán)境保護和經濟發(fā)展等各方面資料，對這些檔案資料進行有效的收集、整理、保管和利用有著重要的意義，能夠為招商單位提供可靠的信息資源，有效確保招商項目的順利進行。鑒于此，本文就針對招商檔案管理工作的重要性進行深入分析，并提出相應建議以供參考，希望能為招商檔案管理工作的發(fā)展提供有效參考依據。

關鍵詞：招商；檔案管理；重要性

隨著我國社會經濟的迅速發(fā)展，我國越來越重視信息資源的收集和利用，不斷提高了對檔案管理的建設投入，通過各種信息技術使檔案管理的效率和質量得到有效提高，期望能夠進一步提高檔案資料的利用率，為單位的建設發(fā)展提供有利依據。而招商檔案管理作為招商單位的重要工作環(huán)節(jié)，需要對大量的信息資料進行收集、處理和保管，為招商項目的順利展開提供可靠的信息依據。整個招商檔案管理工作具有較強的復雜性和嚴格性，一旦在招商檔案管理工作中出現問題，不僅會影響到招商檔案的質量，無法給招商單位提供可靠的信息依據，也會增加招商檔案管理工作的投入成本，極其不利于招商檔案管理工作的科學發(fā)展。

1.招商檔案管理工作的重要性

1.1有利于單位的經營管理

招商檔案資料記錄著單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果，能夠為研究單位的業(yè)績和經營管理提供可靠的信息資源，是實施招商活動的重要參考內容。在我國社會經濟的迅速發(fā)展情況下，不僅要做好現階段的檔案管理工作，也要及時對檔案管理觀念進行更新，積極嘗試其他檔案管理技術和手段，以便能夠對單位的整體發(fā)展情況進行真實、全面的記錄[1]。同時，招商檔案管理的成果能夠為招商單位的資源配置模式和配置取向提供有利依據，對招商單位的發(fā)展和經營戰(zhàn)略的實施有著至關重要的影響作用，可以有效提高招商單位的管理水平，有效促進招商項目的順利開展。由此可以看出，做好招商檔案管理工作不僅能夠促進社會經濟的發(fā)展，對提高單位的市場競爭力也有著極高的影響作用。

1.2有利于促進單位的制度完善

就目前來看，我國許多招商單位對檔案管理缺乏重視性，沒有對檔案收集、處理、歸檔和查閱等各方面建立一個完整的管理制度，導致招商檔案管理工作缺乏規(guī)范性，極大影響著檔案管理工作的整體效果[2]。同時，由于招商檔案管理制度不夠完善，在進行招商檔案管理過程中很容易出現檔案資料的丟失和漏失等不利影響，極大影響了招商檔案管理工作的科學發(fā)展。在這種情況下，招商單位就必須要對招商檔案管理的制度進行優(yōu)化和完善，為招商檔案管理工作的順利進行提供有利環(huán)境。此外，在針對招商檔案管理制度的完善過程中，招商單位也會認識到檔案管理工作中的不足之處，從而采取具有針對性的措施對其進行調整和改變，使招商檔案管理工作更加適應于招商單位的發(fā)展需求。

1.3有利于提高檔案的利用率

在以往的招商檔案管理過程中，大多數檔案管理人員都是采用傳統的檔案工作模式對招商檔案進行收集、整理和保管，但是對招商檔案的使用缺乏重視性和可靠的辦法，導致許多招商檔案被遺棄在某個角落，不僅造成了大量的信息資源浪費現象，也很容易出現檔案資料的丟失問題，極其不利于招商檔案工作的持續(xù)發(fā)展。但是在信息化技術的持續(xù)發(fā)展背景下，招商檔案管理工作的方式方法都會得到更新和改變，通過現代化的信息技術對招商檔案資料進行及時、準確的收集、整理和保管，并利用信息共享技術實現對招商檔案資料的全面利用，有效提高招商檔案的利用率，為招商單位提供更加全面、準確的信息資源，使檔案資料的使用價值得到充分發(fā)揮。

2.加強招商檔案管理工作的具體策略

2.1做好宣傳工作，提高對檔案管理的認識

為促進招商檔案管理工作的順利進行，應積極做好檔案宣傳工作，為招商檔案管理工作的開展提供有利條件。首先，招商單位要采取有效方式對有關檔案工作的法律法規(guī)和招商檔案管理工作的地位、特點和性質進行宣傳，尤其要利用招商檔案在招商工作中發(fā)揮的作用進行實例宣傳，有效提高單位員工對招商檔案管理的認識。其次，招商單位要采取有效方式強化單位員工的檔案管理意識，使各個單位員工能夠明確自身在檔案方面的職責，主動做好檔案資料的收集、整理和保管工作，避免在實際工作中出現檔案丟失等情況，為招商檔案管理工作的有效進行提供有利環(huán)境，有效提升檔案管理工作的主動性和積極性。

2.2做好調查工作，完善檔案管理工作制度

為促進招商檔案管理工作的科學發(fā)展，招商單位應建立一個由主管部門和檔案管理部門構成的檔案管理領導小組，使其能夠對招商對象進行深入調查，準確掌握招商檔案管理工作的重點和難點，以便能夠根據實際情況進行招商檔案管理工作，合理制定招商檔案管理方法，為招商檔案管理工作的順利開展提供有利支持。同時，為促進招商檔案管理工作的有序進行，要對檔案資料的收集、整理和保管進行嚴格規(guī)定，不斷加強檔案管理工作制度的優(yōu)化和完善，引導檔案工作人員根據自身的工作情況進行檔案管理，使招商檔案管理工作更具有合理性、科學新及規(guī)范性，為招商工作提供準確、真實和完整的信息依據。

2.3做好資源建設，提高監(jiān)管力度

做好資源建設和監(jiān)管工作不僅是促進招商檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是進行招商檔案信息化建設工作的關鍵條件。在進行資源建設的時候，不僅要突出檔案資源建設的位置，也要對檔案資源建設和檔案服務設施建設進行有效結合，以此促進招商檔案服務體系的優(yōu)化和完善，使招商檔案資源和社會需求之間能夠形成緊密的聯系，為招商檔案資源的利用提供有利條件。同時，在進行檔案資源建設的時候，不僅要注重傳統的紙質檔案資源的開發(fā)和利用，也要重視對數字化檔案資源的整合和共享，構建出高質量的招商檔案數據庫和多媒體檔案資源庫，形成網絡條件下的檔案資源查詢平臺，為不同形式、不同來源和不同平臺的檔案資源共享提供有利條件，從而有效發(fā)揮招商檔案信息化建設的作用和優(yōu)勢。此外，對數據庫的形式必須要保證其規(guī)范統一，若是數據的格式和標準缺乏統一性，將直接影響到數據庫的流通和交互效果，阻礙到檔案信息化建設目標的實現。

2.4做好基礎設施建設，提高檔案資源配置的合理性

在科學技術的發(fā)展背景下，傳統的招商檔案管理方式已經很難適應于大數據管理的需求，這就需要充分利用網絡平臺和檔案軟件系統進行檔案信息化的建設工作，以此實現對招商檔案的信息化管理。而這就需要做好網絡平臺和軟件應用系統等基礎建設工作，以此確保檔案信息化系統之間能夠達到信息工序、信息安全和業(yè)務協作的效果，為招商檔案信息化管理提供有利基礎。在進行基礎建設的時候，要合理增加投入成本，對經費投入渠道進行有效拓寬，并充分發(fā)揮網絡技術的優(yōu)勢，結合檔案信息化的建設特點進行信息安全、數據保密及系統應用等功能的建設，并不斷加強對系統軟件的開發(fā)和優(yōu)化，有效促進招商檔案信息化的建設發(fā)展。此外，為提高招商檔案資源的利用率，使招商檔案資源的價值得到充分發(fā)揮，要針對檔案資源進行合理配置，根據社會多元化的檔案需求對不同行業(yè)、不同地區(qū)和不同區(qū)域的檔案信息資源進行聯系，從而形成跨系統的招商檔案服務體系，滿足于檔案使用者的各種需求，有效提高招商檔案管理的整體水平。

3.結語

綜上所述，招商檔案管理工作不僅直接影響著招商工作的順利進行，對我國社會經濟的持續(xù)發(fā)展也有著極大的影響作用，為提高招商檔案管理工作的效率和質量，應積極組號宣傳工作、提高對檔案管理的認識，做好調查工作、完善檔案管理工作制度，做好資源建設、提高監(jiān)管力度，做好基礎設施建設、提高檔案資源配置的合理性，從多方面促進招商檔案管理工作的科學發(fā)展。

參考文獻：

[1]牛靜華.招商引資檔案管理與信息資源共享探析[J].辦公室業(yè)務，2016（18）：146.

[2]牛靜華.建立財政稅收檔案服務招商引資工作[J].辦公室業(yè)務，2016（17）：131.