基于財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性與策略分析

黃曼華

摘 要：在目前的金融經(jīng)濟(jì)體系中，企業(yè)或單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作是十分重要的，增強(qiáng)檔案管理部門的人力革新，能夠有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)增益以及效率提升。本文通過對于財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的闡述，分析了當(dāng)前該項(xiàng)工作中存在的一些問題和相應(yīng)的應(yīng)對策略及優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理工作；重要性；策略

作為檔案中的一項(xiàng)重要組成部分，企業(yè)或單位的財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)的錄入和反映其一段時(shí)間內(nèi)運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)情況以及參與的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。伴隨著我國會(huì)計(jì)制度的不斷改革，相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理的方式也慢慢發(fā)生變化。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，企業(yè)和單位對于財(cái)務(wù)檔案的管理也提出了更加嚴(yán)苛的要求。對于當(dāng)前我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)及時(shí)反省并實(shí)施針對性的策略解決。提升管理水平、確保檔案完整，為企業(yè)或單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和營運(yùn)提供一個(gè)健康、穩(wěn)定的條件。

一、財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

通常，我們將財(cái)務(wù)檔案管理分為兩部分，一個(gè)是財(cái)務(wù)資料的記錄、存儲(chǔ)，另一個(gè)是電算化檔案的管理。其中，財(cái)務(wù)管理的方式和手段隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展也在逐步創(chuàng)新，企業(yè)和單位中電子賬目的使用也越來越廣泛，信息化的管理模式也成為現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展方向。鑒于財(cái)務(wù)檔案管理的重要地位并能夠更好的開展此項(xiàng)工作，管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的工作要求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與之結(jié)合，綜合精確的財(cái)務(wù)信息為各個(gè)企業(yè)和單位提供更加科學(xué)合理的發(fā)展依據(jù)，為其實(shí)際經(jīng)營的戰(zhàn)略制定做鋪墊并提供有效保障，以確保企業(yè)或者單位在眾多經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中能夠做到經(jīng)濟(jì)效益最大化。

二、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

目前，我國的財(cái)務(wù)檔案管理工作中仍存在一些仍需解決的問題。

1、管理方式陳舊

雖然隨著會(huì)計(jì)制度的逐步改革，我國財(cái)務(wù)管理工作也在逐步革新，但是由于傳統(tǒng)的管理方式和相應(yīng)技術(shù)沒有與時(shí)俱進(jìn)，管理模式也較為陳舊，無法支持現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際工作需求，造成現(xiàn)階段管理的效率和質(zhì)量偏低。目前，財(cái)務(wù)檔案工作的管理主要還是依靠人力進(jìn)行，效率低的同時(shí)無法保證其準(zhǔn)確性和完整性，也會(huì)對企業(yè)或單位開展重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)造成影響。此外，由于檔案管理人員的思想意識(shí)落后，沒有重視信息化技術(shù)在實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理中的使用，造成相關(guān)資料錄入不及時(shí)、不準(zhǔn)確，極易丟失和遺漏重要的信息，使得后續(xù)檔案的查閱和審核等工作困難重重，導(dǎo)致企業(yè)或單位的實(shí)際運(yùn)營和財(cái)務(wù)情況沒有被準(zhǔn)確、真實(shí)的記錄。

2、管理制度不完善

首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作中亟待解決的問題就是制度體系的完善度。由于企業(yè)和單位習(xí)慣了獨(dú)立性較強(qiáng)的自主經(jīng)營，其管理的方向更加傾向于領(lǐng)導(dǎo)層面的主觀指揮，忽視了應(yīng)有的管理規(guī)范和原則以及相應(yīng)的法律約束。此外，由于企業(yè)和單位的相應(yīng)專職人員數(shù)量不足，使得法律制度失去了其效力。

目前，不完善的制度、不明確的規(guī)范和不健全的法律深刻的影響著財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平。目前，財(cái)務(wù)檔案管理的職位都由財(cái)務(wù)人員擔(dān)任，缺乏更加專業(yè)的管理人員開展相應(yīng)工作，造成一部分檔案的裝訂與歸檔不符合規(guī)范等問題，影響財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)度和順利開展。細(xì)則化管理規(guī)范的空缺，使得實(shí)際的管理工作開展極為混亂，缺少法律法規(guī)的約束、保護(hù)和支持，財(cái)務(wù)檔案管理工作在執(zhí)行階段沒有確切地制度保障，使得財(cái)務(wù)檔案管理的工作水平止步不前。

3、檔案安全系數(shù)低

在企業(yè)或者事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案信息都處于機(jī)密類文件。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，除去一些相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)管部門有權(quán)調(diào)動(dòng)審閱，其他部門都需要獲得審批后才能夠查閱相關(guān)檔案，保障檔案的安全性和機(jī)密性。但是在實(shí)際的審批執(zhí)行過程中，由于人為的情感因素有時(shí)會(huì)忽略相關(guān)的規(guī)章制度，所處體制內(nèi)的全部工作人員也許都存在查閱財(cái)務(wù)檔案的機(jī)會(huì)，甚至是外帶、復(fù)制和篡改，極大的降低了檔案的機(jī)密程度，為企業(yè)或單位的運(yùn)營帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

4、執(zhí)行力差強(qiáng)人意

制度的欠缺帶來的是工作人員執(zhí)行能力的暴跌。很多企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到該工作的重要意義，使得相當(dāng)一部分的工作人員滋生了應(yīng)付了事的負(fù)面工作態(tài)度。在實(shí)際的具體工作環(huán)節(jié)中，企業(yè)和單位無法做到真正行之有效的管理，也沒能依據(jù)相關(guān)法律完成細(xì)節(jié)性的立卷、歸檔和保管。這種情況可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的商業(yè)機(jī)密泄露給對手，失去競爭力；或單位本該歸檔的檔案沒能合法地歸入檔案。

三、財(cái)務(wù)檔案管理的策略

1、完善財(cái)務(wù)檔案管理體制

綜合前文對于現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理的問題分析，為滿足實(shí)際的管理需求，應(yīng)建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。通過相關(guān)工作職責(zé)的完善，健全財(cái)務(wù)檔案管理的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，為財(cái)務(wù)檔案管理工作提供有力的支持，提升相關(guān)管理方面的水平。

我國《會(huì)計(jì)檔案管理辦法的通知》中明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理辦法：各事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合單位的具體情況建立并完善相關(guān)的檔案管理部門。結(jié)合相關(guān)法律規(guī)定和實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，完善管理制度，確保相關(guān)資料的準(zhǔn)確和完整。財(cái)務(wù)檔案管理制度的完善，要求獨(dú)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)完成相應(yīng)管理工作，并結(jié)合崗位的職責(zé)，建設(shè)一套完善的財(cái)務(wù)檔案信息化管理體制，推廣聯(lián)網(wǎng)管理的創(chuàng)新模式，確保財(cái)務(wù)檔案管理水平穩(wěn)步提升。

2、強(qiáng)化管理意識(shí)、提升工作素質(zhì)

首先，作為領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化自身意識(shí)，充分正確的認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對于企業(yè)和單位的重要意義。提高檔案意識(shí)，才能在日常的議事中為員工傳授相關(guān)思想并逐漸滲透。

其次，財(cái)務(wù)檔案的管理人員不僅要提升自身的工作意識(shí)，還要提升個(gè)人的綜合素養(yǎng)。嚴(yán)格來說，作為一名合格的財(cái)務(wù)檔案管理人員要具備檔案人員和財(cái)務(wù)人員的雙重從業(yè)資質(zhì)，這樣才能在實(shí)際工作中把握細(xì)節(jié)，這也對相關(guān)的人事部門提出了高把關(guān)的要求。另外，公司要定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升工作水平，來適應(yīng)飛速發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案管理工作。

3、創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式

開展財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要一點(diǎn)在于方法和技術(shù)，其科學(xué)性和先進(jìn)性直接影響了管理工作的效率和質(zhì)量。因此，加速網(wǎng)絡(luò)信息化與財(cái)務(wù)檔案管理的結(jié)合，推動(dòng)管理工作向科學(xué)化、多元化、高效化發(fā)展，并結(jié)合信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)同步與資源共享的管理技術(shù)，充分利用信息化模式的全面性、靈活性、高效性，為提升財(cái)務(wù)檔案工作的管理效率提供穩(wěn)定保障。

特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案資料是記錄了本單位從計(jì)劃、預(yù)算、收支、決算、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管的全過程的資金收支管理信息，特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案管理工作為特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)的管理提供相關(guān)的資料、信息以及考核的依據(jù)，是完善特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。建立和完善特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案管理制度，確保其完整性、真實(shí)性和可靠性，尤其是在選擇處理軟件時(shí)要秉持著謹(jǐn)慎小心的原則，雖然網(wǎng)絡(luò)信息化的財(cái)務(wù)管理技術(shù)為工作帶來了巨大的便利，但同時(shí)也存在一定被黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)。借助先進(jìn)管理模式和技術(shù)的同時(shí)，居安思危，確保單位能夠在一個(gè)健康、安全的環(huán)境中不斷提升綜合實(shí)力。

結(jié)語：總之，在我國社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的大背景下，財(cái)務(wù)檔案管理模式的與時(shí)俱進(jìn)是企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。對于目前財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題和不足，企業(yè)和單位應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際需求進(jìn)行有針對性的調(diào)整與改進(jìn)，建立完善的制度，充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，加快企業(yè)與社會(huì)發(fā)展的融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的多元化發(fā)展，最后實(shí)現(xiàn)管理水平提升。

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