質(zhì)量記錄的控制

劉穎彬

摘 要： 質(zhì)量記錄控制是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的關(guān)鍵程序。質(zhì)量體系運(yùn)行的效果如何最終反應(yīng)在質(zhì)量記錄控制上。本文就場(chǎng)務(wù)部質(zhì)量體系管理運(yùn)行過程中的質(zhì)量記錄控制方面的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，從質(zhì)量記錄的重要性、質(zhì)量控制要點(diǎn)以及質(zhì)量記錄控制中常見的問題簡(jiǎn)述質(zhì)量記錄的控制。

關(guān)鍵詞： 質(zhì)量記錄；質(zhì)量記錄控制

1 質(zhì)量記錄的重要性

質(zhì)量記錄，是指企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行過的質(zhì)量活動(dòng)所留下的記錄。是防止和糾正措施，提高驗(yàn)證，追溯文件的依據(jù)，是用以證明質(zhì)量體系有效運(yùn)行客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實(shí)施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄的重要性：（1）為質(zhì)量活動(dòng)及達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)；（2）為正確有效地控制和評(píng)價(jià)產(chǎn)品質(zhì)量提供客觀證據(jù)；（3）為評(píng)價(jià)質(zhì)量體系的有效性提供客觀證據(jù)；（4）為采取預(yù)防和糾正措施提供重要依據(jù)；（5）為評(píng)價(jià)和驗(yàn)證質(zhì)量活動(dòng)提供信息；（6）質(zhì)量手冊(cè)及質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。

2 質(zhì)量記錄控制的要點(diǎn)

2.1 分級(jí)分類控制

質(zhì)量記錄涉及組織的技術(shù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的方方面面，因此質(zhì)量記錄的種類和數(shù)量都是龐大的體系，同時(shí)，質(zhì)量記錄管理中又蘊(yùn)含著“持續(xù)改進(jìn)”和“基于事實(shí)的決策方法”的質(zhì)量管理原則。因此要弄清受控質(zhì)量的種類、分清質(zhì)量記錄的主次，以便實(shí)施分級(jí)分類的控制，對(duì)關(guān)鍵的重要的質(zhì)量記錄實(shí)施重點(diǎn)控制。

2.2 規(guī)范質(zhì)量記錄的形成過程

2.2.1 質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不準(zhǔn)使用涂改液，也不能使用修正紙等，不得隨意更改，記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆尤其是簽名，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，當(dāng)事人應(yīng)在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認(rèn)可或備注欄中簽名認(rèn)可。

2.2.2 填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實(shí)、完整。

2.2.3 記錄完畢后，責(zé)任人應(yīng)簽名，簽名時(shí)須填寫全名。任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

2.2.4 質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)填寫，若有不適用的欄目或空白欄目的填寫應(yīng)加劃斜線。

質(zhì)量記錄填寫有以下事項(xiàng)需要注意：

（1） 記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是先將錯(cuò)誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫上日期。值得注意的是：如是數(shù)字錯(cuò)誤，應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉，如：將9002該為9001時(shí)，應(yīng)為9002而不是9002。

（2） 簽名時(shí)要注意寫全名，不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持魅?、某?jīng)理、某先生、某小姐等。

（3） 填寫日期時(shí)要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

2.3 及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量記錄的整理與標(biāo)識(shí)

記錄的標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁(yè)號(hào)、沒有標(biāo)識(shí)或不符合標(biāo)識(shí)要求的記錄表格是無效的表格。

2.4 質(zhì)量記錄的保管要求

2.4.1 質(zhì)量記錄的貯存條件應(yīng)可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。

2.4.2 質(zhì)量記錄未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、銷毀。

2.4.3 歸檔管理的質(zhì)量記錄應(yīng)按月或在質(zhì)量活動(dòng)結(jié)束后收集分類、按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。

2.4.4 借閱質(zhì)量記錄須相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱，并按期歸還。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。

2.5 合理利用和處置質(zhì)量記錄

超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動(dòng)的運(yùn)行狀況和結(jié)果，證實(shí)產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運(yùn)行，產(chǎn)品、過程和整個(gè)體系的運(yùn)行是否達(dá)到了預(yù)期的要求。

3 質(zhì)量記錄存在的問題

3.1 質(zhì)量記錄不及時(shí)，事后補(bǔ)記

管理的決策行為和作業(yè)行為是時(shí)時(shí)刻刻以動(dòng)態(tài)的方式存在，記錄應(yīng)該體現(xiàn)時(shí)效性的特點(diǎn)。干什么寫什么，“做所記”是衡量質(zhì)量管理體系是否有效運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵性標(biāo)志，記錄時(shí)間按規(guī)定要求必須及時(shí)，否則起不到控制及依據(jù)作用，但由于不夠重視，事后補(bǔ)記的現(xiàn)象較多，以致于造成記不全不完整，同時(shí)也影響可追溯性。

3.2 記錄的填寫方式不規(guī)范

具體表現(xiàn)在記錄表格的設(shè)計(jì)上存在缺漏項(xiàng)，如實(shí)驗(yàn)參數(shù)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目不全；填寫方法上數(shù)值類項(xiàng)目如重量、尺寸.參數(shù)等按符合性項(xiàng)目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法使得在實(shí)際操作時(shí)，項(xiàng)目之間容易混淆，也不利于后續(xù)開展統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)，過程的可追溯性變差；有的記錄對(duì)事件過程表述含混不清，甚至自相矛盾.讓人看后一頭露水。

3.3 缺乏對(duì)記錄的整理和加工

各種記錄表格存檔混亂，沒有制定歸檔要求或是沒有按要求整理，造成查找使用不方便。沒有根據(jù)記錄中的數(shù)據(jù)開展統(tǒng)計(jì)分析，從中吸取有價(jià)值的信息，從而喪失改進(jìn)的機(jī)會(huì)。

3.4 弄虛作假

有些同志平時(shí)工作不認(rèn)真，不重視，當(dāng)檢查或?qū)徍藭r(shí)，就突擊補(bǔ)填表格。應(yīng)付檢查，把質(zhì)量記錄作為一種負(fù)擔(dān)，而不是作為一種責(zé)任。個(gè)別人填表格，而大多數(shù)人未介入，表面看起來，記錄齊全，但問題很多，前后矛盾，難以應(yīng)對(duì)詢問和檢查。

針對(duì)以上問題，總體的做法應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使各項(xiàng)工作有章遵循，怎么干就怎么寫，寫的必須符合規(guī)范要求，可操作性強(qiáng)，在制度上不能有漏洞。

4 體會(huì)

質(zhì)量記錄是一種證據(jù)，也是實(shí)施管理行為的一種依據(jù)，組織管理者應(yīng)給予高度的重視，各層次作業(yè)人員應(yīng)改變“做而不記”的觀念，不斷挖據(jù)記錄的潛在價(jià)值。記錄的真正價(jià)值除了提供“做”的證據(jù)外，關(guān)鍵在于記錄的使用，特別是用于提供信息并做出決策活動(dòng)，記錄的真實(shí)性、及時(shí)性將被顯在地體現(xiàn)出來。其次，借鑒成功企業(yè)記錄的管理模式，進(jìn)行有目的的消化吸收，是提高記錄管理水平的一個(gè)途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]中航工業(yè)試飛院質(zhì)量手冊(cè).

[2]航工業(yè)試飛院程序文件.