淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的建議

陳力

摘 要：企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用。為了推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)職能，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。基于此，本文闡述了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要意義及其措施，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的建議進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理工作；重要意義；措施；創(chuàng)新；建議

隨著時(shí)代發(fā)展以及企業(yè)改革的深化，企業(yè)檔案管理顯得十分重要。檔案是企業(yè)信息的重要載體，記載著企業(yè)運(yùn)行期間留下的痕跡，可以為企業(yè)發(fā)展助力。但是有的企業(yè)檔案管理工作瑣碎、凌亂，存在著諸多的問(wèn)題，阻礙了企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)的步伐。以下就加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的建議進(jìn)行探討。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要意義

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理不僅可以衡量企業(yè)業(yè)績(jī)，還可以衡量企業(yè)管理水平。由于企業(yè)檔案所記錄的內(nèi)容包含企業(yè)發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此企業(yè)檔案可以為日后企業(yè)發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定企業(yè)發(fā)展方向最好的參考資料。并且企業(yè)的資源取向、模式、戰(zhàn)略以及未來(lái)發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)以及企業(yè)的全面發(fā)展具有重要意義。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的措施

1、嚴(yán)格企業(yè)檔案管理工作的保密與安全性，合理開發(fā)利用檔案。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價(jià)值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)，所以應(yīng)該采用多種形式，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。

2、提高企業(yè)檔案管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，及時(shí)做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動(dòng)與創(chuàng)造性，因此要加大對(duì)管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行改革，只有具有專業(yè)知識(shí)的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的建議

1、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新。主要體現(xiàn)在：（1）優(yōu)化企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作需要結(jié)合信息技術(shù)，與此同時(shí)，檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)流程就要進(jìn)行優(yōu)化。筆者認(rèn)為優(yōu)化企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程可以從以下幾方面入手：第一、需要在企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部進(jìn)行優(yōu)化配置，重要的職責(zé)和崗位需要按新的流程分配，結(jié)合信息化進(jìn)行科學(xué)管理，讓每一位工作人員能夠各司其職，掌握好自己的工作范圍，提高檔案管理工作的工作效率，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程；第二、需要優(yōu)化檔案管理部門與其他部門之間的工作關(guān)系，檔案管理工作需要涉及到很多部門之間的工作，他們之間的工作業(yè)務(wù)流程也需要進(jìn)行優(yōu)化，保證部門與部門之間的工作能夠順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)順利溝通。這兩種業(yè)務(wù)流程優(yōu)化能夠促進(jìn)整個(gè)流程處在一體化范圍內(nèi)，能夠在管控的范圍內(nèi)進(jìn)行工作業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案管理工作流程也能夠提高企業(yè)的檔案管理工作效率，針對(duì)部門的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的解決。（2）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程制度的改革。業(yè)務(wù)制度作為企業(yè)檔案管理工作的依據(jù)，其是保障工作流程能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的關(guān)鍵。企業(yè)檔案管理工作一定要制定專門的業(yè)務(wù)制度，對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)都要進(jìn)行優(yōu)化配置，將職責(zé)都明確分配到各個(gè)工作人員，讓每一個(gè)工作人員能夠各司其職，將制度作為工作基礎(chǔ)完成每一項(xiàng)工作任務(wù)。企業(yè)的檔案管理工作要從制度上進(jìn)行根本上的改革，同時(shí)要將每一項(xiàng)改革都要落到實(shí)處，明確檔案管理工作核心，將改革理念作為企業(yè)檔案管理工作的主要工作思想。

2、不斷提升企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)能力。企業(yè)檔案管理工作的目的是為企業(yè)發(fā)展提高服務(wù)，如果能夠提升檔案管理工作的服務(wù)能力，就能夠推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。要從根本上加深服務(wù)功能，不要僅限于淺層的服務(wù)功能，要增加服務(wù)項(xiàng)目，讓每一個(gè)服務(wù)項(xiàng)目能夠滿足工作需求，為需求者提供最大的便利，提供最有用、最快捷的工作信息。要增加服務(wù)項(xiàng)目，增加服務(wù)功能，提升服務(wù)水平，主動(dòng)向需求者提供工作信息，將服務(wù)功能延伸，形成一體化服務(wù)。

3、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。（1）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理軟件建設(shè)?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作要求與信息化技術(shù)相結(jié)合，因此需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理軟件建設(shè)，通過(guò)軟件進(jìn)行檔案管理的工作。要保證軟件具有安全性和先進(jìn)性。要根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行軟件的建立，要保證軟件的運(yùn)行速度，還有將軟件的兼容性考慮到其中，要保證軟件的各項(xiàng)功能能夠滿足工作人員的工作需求。軟件一定要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行升級(jí)和創(chuàng)新。企業(yè)的檔案信息包含著最重要的內(nèi)部信息，要保證工作平臺(tái)軟件具有一定的安全性，防止信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（2）加強(qiáng)資源整合。企業(yè)檔案需要企業(yè)的軟件平臺(tái)進(jìn)行整理。很多信息都需要進(jìn)行整合，通過(guò)管理內(nèi)部人員的整合對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，讓檔案便于工作人員的管理。同時(shí)要對(duì)需求者提供相關(guān)的有用的信息，讓企業(yè)的軟件平臺(tái)能夠發(fā)揮最大效用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化發(fā)展，企業(yè)管理不能拘泥于傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念以及經(jīng)營(yíng)方式，要追求創(chuàng)新發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是服務(wù)于企業(yè)，必須在企業(yè)的改革發(fā)展中加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

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