論如何提高人事檔案電子化管理

張麗春

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的的人事檔案管理方式己越來越不適應新形勢發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢得到不斷普及。本文分析了當前人事檔案管理工作的不足，并提出人事檔案電子化管理的對策，希望能促進人事檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：人事檔案；電子化；服務

現(xiàn)在是電子信息化時代，對人事檔案管理提出了新的要求。應用信息技術改變傳統(tǒng)檔案管理模式，已成為人事檔案管理的重要任務。企業(yè)的人事檔案管理工作中運用電子信息化管理能提高企業(yè)的人事檔案管理效率，使其更加趨于規(guī)范化、科學化，更好地服務于企業(yè)發(fā)展。因此如何提高人事檔案電子化管理，是每個人事檔案管理部門亟需考慮的問題。

1.人事檔案管理工作特點

人事檔案管理是各級組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，新時期對于人事檔案管理提出了更高的要求，要從傳統(tǒng)模式轉變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式，勢必帶來陣痛，但人事檔案電子化管理帶來的效果、效率是傳統(tǒng)模式無法企及的，同時，人事檔案電子化管理也是積極響應無紙化辦公、綠色辦公的號召。人事檔案電子化管理實現(xiàn)了電子檔案進行規(guī)范管理，按年限保存，査找方便快速。人事檔案電子化管理需要管理軟件的同時也需要管理好紙質(zhì)檔案，專利、證明、工法、技法等重要文件還是需要通過紙質(zhì)檔案保存。人事檔案管理不規(guī)范，則不能較好地保存不同時期、不同階段的人事資料，對組織發(fā)展和社會發(fā)展造成不良影響。因此要不斷加強檔案管理，提高從業(yè)人員素質(zhì)和能力。

人事檔案管理需按照特點和類別區(qū)分類別整理，按系統(tǒng)進行編制與整理，以便快速、高效、準確地査閱檔案。借閱電子化檔案須在人事檔案管理軟件中査找，借閱人需提交電子借閱申請，人事檔案電子化管理借閱方式以電子檔案借閱為主、紙質(zhì)檔案借閱為輔。人事檔案電子化管理，人事工作者還可以通過電話、電腦等方式，讓借閱人實實在在感受到人事檔案電子化管理的各種優(yōu)點。

2.人事檔案電子化管理是大勢所趨

人事檔案電子化管理可以利用管理軟件進行管理，但為了防止借閱者將資料帶走，還需建立健全規(guī)范程序，如有發(fā)生泄漏人事檔案機密的情況，各類社會組織將通過法律手段予以解決。人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)管理方便快捷安全，其中，電子信息軟件對人事系統(tǒng)管理起到不可或缺的作用。人事電子化檔案室建設，要及時制定修正管理制度，人事電子檔案移交過程注意規(guī)范保密，各級組織要加大宣貫力度，齊抓共管，堅持人事檔案材料必須移交、移交人事檔案必須電子化的原則，通過與外部單位協(xié)商，如政府購買服務等形式，解決人力、技術等問題，加快推進人事檔案電子化建設。人事工作者需定期進行篩選和對比人事檔案材料，實時掌握人事檔案借閱情況，以往人事檔案調(diào)借需先由借閱人事先申請，事中登記借閱，事后還卷勾除，人事檔案電子化之后省去了此類麻煩。人事檔案管理軟件只有指定的管理員權限用戶才可以操作，人事工作者負責檔案信息錄入工作，為人事檔案電子化管理上了雙“保險”。

3.當前人事檔案管理工作的不足

3.1檔案的收集信息不足

目前，人事部門在收集組織內(nèi)部人員的檔案材料時普遍存在收集信息不足，各級社會組織領導、中高層干部的信息收集比較齊全，但同時普通員工的資料信息殘缺、錯漏，甚至基本信息均無，組織鑒定、考核等信息更無從談起。造成這一原因一方面是由于在招聘時，把關不嚴，另一方面是在檔案管理過程中沒有收集相關信息。

3.2檔案資料信息更新滯后

隨著社會的發(fā)展，人員流動性較大，人事檔案必須及時更新。但現(xiàn)實中，實現(xiàn)人事信息更新及時準確困難重重。人事檔案包含當事人籍貫、學歷、學位、獎懲等信息，但隨著人事異動，事物變化，它不能及時反映當事人最新的工作狀況。且人事檔案信息收集程度較困難，人事工作者需要較長時間進行更新，給人事檔案管理帶來滯后性。而這種滯后性給當事人和人事工作者帶來困境，由于時間久遠，補充人事信息困難。

3.3檔案資料可靠性較低

一方面，由于檔案信息更新滯后帶來的難題之一即補充檔案信息困難，補充的過程中信息的真實性待考。另一方面，人事部門對檔案資料審査力度寬松，當事人的造假資料也可能蒙混過關。這兩方面就造成檔案資料可靠性較低，一旦人事檔案失去了真實性，這就是對當事人不負責也是對其他人的不負責的表現(xiàn)，在一定程度上對社會造成不良影響，影響社會公平性。

3.4檔案資料標準化建設滯后

人事檔案電子化管理缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范。再者，人事檔案電子化管理系統(tǒng)軟件移植到其它用戶兼容性較低，不能全面實施、全范圍使用，且由于各類社會組織的層級結構不一致，導致統(tǒng)一標準困難，使用過程中難免會出現(xiàn)各類問題，導致人事檔案電子化管理發(fā)展難度大。社會發(fā)展日新月異，人員流動大，組織結構復雜，檔案信息丟失情況增多，這些情況都阻礙了人事檔案電子化管理進程。

3.5檔案資料安全性不高

人事檔案電子材料在運行中會出現(xiàn)各種各樣的安全問題，計算機安全管理問題也越來越重要。網(wǎng)絡安全風險不容忽視，各類社會組織的內(nèi)部網(wǎng)絡物理安全，才能讓整個網(wǎng)絡系統(tǒng)安全。加強各類社會組織的內(nèi)部網(wǎng)絡結構，防范黑客攻擊和病毒入侵，防止局域網(wǎng)設備出現(xiàn)問題故障，不同的社會組織對各自的系統(tǒng)安全漏洞需要采用相應安全配置，加強安全防范。

3.6檔案管理人才缺乏

人事工作者一般只需掌握簡單的基本人事檔案查詢功能，由于電子化的普及，人事檔案對于人事工作者提出了更高的要求。且由于人事檔案電子化發(fā)展速度越來越快，人事工作者使用電子化人事檔案軟件的能力滿足不了軟件設計的初衷。目前，人事檔案管理隊伍中電子化人才缺乏，不能較好地適應人事檔案電子化建設，同時，由于部分社會組織單位領導對于檔案管理的重要性認識不到位，對于電子化知識知之甚少，導致人事檔案電子化工作推動困難重重，掌握人事檔案電子化管理的人才不斷流失。全員電子化素養(yǎng)有待提高，尤其是復合型人才嚴重匱乏，嚴重制約了我國人事工作改革的深入進行。人事檔案電子化人才培訓多且雜，實際效果堪憂，使人事檔案電子化人才緊缺，成為制約人事檔案電子化管理的難題。

4.人事檔案電子化管理對策

4.1要提高人事檔案管理的認識

做好人事檔案電子化管理必須首先提高人事工作者對于人事檔案管理的認識。人事檔案工作是各級組織工作的基礎，是優(yōu)化人力資源結構的先決條件，是提升組織工作效率和提高組織工作水平的必要工作。從組織內(nèi)部來說，提高人事工作者對于人事檔案管理的認識首當其沖需要各級社會組織領導層重視人事檔案管理，為人事檔案管理提供資源支持。

4.2健全人事檔案管理體系

目前很多組織人事檔案管理沒有一套成體系、成標準的標準規(guī)范指導。健全人事檔案管理體系需根據(jù)相關法律法規(guī)條例統(tǒng)一標準，建立有法可依、有章可循的檔案管理流程標準。各級組織需結合自身發(fā)展的實際情況與檔案管理需求進行完善，尤其是檔案保存、檔案査閱、檔案轉移等工作流程，必須保證檔案的安全性與準確性，為開展人事工作提供基礎。

4.3建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過整理組織以機讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。人事檔案電子化管理需建立一套健全的檔案電子數(shù)據(jù)庫，搜集數(shù)據(jù)務必保證內(nèi)容完整，要求各級社會組織的員工認真如實填寫人事檔案資料的同時，必須將重要的必填信息填寫完整，保證人事檔案信息的完整性。同時，人事檔案填寫的對象不僅包括各級社會組織中高層領導還需包括一般員工，只有事先嚴謹科學地收集人事檔案信息，才能建立起比較完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事工作者要收集各級社會組織內(nèi)職員的畢業(yè)證書、學位證書等證明資料，并歸集存檔。

4.4完善人事檔案電子化系統(tǒng)

隨著員工流動性越來越大，人事檔案管理工作越來越困難。人事檔案電子化管理為檔案管理借助計算機網(wǎng)絡方便工作開展，提供便捷的同時，還有很多工作要做，尤其是電子信息的更新。人事檔案電子數(shù)據(jù)庫是為了滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。人事工作者應采取定期和不定期的方式統(tǒng)計更新本單位的人事檔案信息，并在人事檔案數(shù)據(jù)庫進行同步更新，這樣才能維護人事檔案電子化系統(tǒng)運轉。

4.5加強人事檔案審査

人事檔案電子化管理將電子技術融入人事檔案管理中，提高了工作的準確性。但和傳統(tǒng)方式相比，一旦存疑，電子化人事檔案復核較難。在此過程中，人事工作者可以利用現(xiàn)代電子技術對填寫資料內(nèi)容進行審査，并運用人事檔案的數(shù)據(jù)庫對存疑信息進行糾合，從而獲取準確的信息資料。同時，電子化人事檔案工作的科學規(guī)范，審査更加嚴格，增強了檔案資料的可靠性。

4.6構建人事檔案資源平臺

人事檔案電子化管理可以全面實現(xiàn)人事檔案電子化，為方便組織全體管理人員操作使用，首先要在人事管理機構建立信息中心，構建人事檔案資源平臺，發(fā)揮人事管理的指導作用。發(fā)揮電子化技術優(yōu)勢，對檔案借閱者進行分級開放和查閱授權，提高人事檔案信息服務水平。

4.7加強人事檔案管理人才隊伍建設

人事檔案電子化管理對于人事檔案管理者的個人職業(yè)能力與職業(yè)道德要求越來越高，人事檔案管理者，一方面要認識到人事檔案管理工作的重要性。人事檔案管理工作內(nèi)容枯燥繁瑣，人事管理時間跨度大，調(diào)動頻繁，一旦發(fā)生檔案丟失，往往對當事人和人事工作者造成影響較大。另一方面，人人事工作者不僅要精于傳統(tǒng)人事管理工作，還要加強學習，提高電子信息技術水平和能力，同時由于電子化之后，人事工作者更應強化原則意識，做好人事檔案的安全保密工作。組織對于人事工作者需要精準定位，要求人事工作者有專業(yè)的分類管理知識，并且做好崗前培訓教育，認真評估綜合能力素質(zhì)，合格后方可上崗，并加強檔案抽査，提高人事檔案工作水平。

5.結束語

從傳統(tǒng)人事檔案管理到人事檔案電子化管理，人事檔案管理工作正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡的一個初級階段，改革帶來陣痛的同時也為人事檔案管理工作帶來提升。人事檔案電子化管理不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破損、丟失、檔案信息不足等問題，還提高了檔案借閱的整體效率。隨著社會認識的提升和技術手段的進步，人事檔案電子化管理工作也必將穩(wěn)步推進人事檔案管理工作的開展，在此過程中，不僅需要人事工作者不斷提高自身綜合能力素質(zhì)，更需要各級組織加強監(jiān)管，加強引導，還需要社會為人事管理工作提供技術支持，為人事檔案管理工作提供便利，為社會發(fā)展奠定良好的基礎。

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理必須要把握時代發(fā)展的趨勢，認真分析當前存在的問題，采取有效的對策，提高人事檔案電子化管理水平，積極推進人事檔案管理信息化、電子化以及網(wǎng)絡化的發(fā)展，才能為人事檔案管理工作提供便利，為企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展提供有力保障。